فعالیت هایی در فضای کاری که تنها زمان را هدر می‌دهند

یک روز کاری شلوغ را پشت‌سر می‌گذارید؛ اما وقتی به سپری شدن زمان طی روز فکر می‌کنید، نمی‌توانید به‌خاطر بیاورید که چگونه گذشته است. بیشتر زمان شما، صرف حواس‌پرتی‌های مختلف در مقابل دیگر مسائل مهم شده است.

باید برای زمان خود، ارزش قائل شوید. نحوه‌ی استفاده از زمان، تاثیر شگرفی بر دستیابی به موفقیت دارد. افزایش بهره‌وری و استفاده‌ی هوشمندانه از زمان به این معنا است که زمان بیشتری برای انجام برخی کارها خواهید داشت که حقیقتا برای شما دارای ارزش هستند؛ کارهایی مانند ورزش کردن، گذراندن زمان با خانواده و دوستان، دنبال کردن یک سرگرمی یا پروژه‌های دیگر کاری.

در ادامه به ۱۱ مورد اشاره می‌کنیم که بیش از همه، زمان را هدر می‌کنند. با قطع کردن این موارد می‌توانید زمان بیشتری برای انجام دادن کارهای مفید پیدا کنید.

۱- انجام دادن چند وظیفه به‌صورت همزمان

فرد از وظیفه‌ای به وظیفه‌ی دیگر منتقل می‌شود و روی هیچ‌کدام از آن‌ها تمرکز نمی‌کند. نتیجه این می‌شود که هیچ‌کدام از وظایف، توجه لازم را دریافت نمی‌کنند و نمی‌توان بهترین عملکرد را در قبال آن‌ها انجام داد. تمرکز روی یک وظیفه در یک زمان مشخص، باعث می‌شود کارایی افزایش پیدا کند و بنابراین شاهد نتایج بهتر با احتمال خطای پایین‌تر خواهید بود.

۲- اختصاص تمام زمان به ایمیل‌ها

ایمیل‌ها می‌توانند زمان زیادی را از شما ضایع کنند. معمولا زمانی‌که هشداری بابت دریافت ایمیل جدید دریافت می‌کنید و تمرکزتان به‌هم می‌خورد. سپس نوبت به مسئله‌ی پاسخ دادن به ایمیل‌های نه‌چندان مهم یا یافتن یک ایمیل مشخص در اینباکس شلوغ می‌رسد.

برای حل این مشکل، زمان‌هایی از پیش تعیین‌شده برای چک کردن ایمیل‌های جدید مشخص کنید؛ برای مثال، یک مرتبه در هنگام صبح، یک مرتبه در هنگام بعدازظهر و یک مرتبه در هنگام غروب. چک کردن ایمیل‌ها را تا زمانی‌که مهم‌ترین وظیفه‌ی کاری خود را در طی روز انجام نداده‌اید، به عقب بیاندازید. به این طریق، حتی اگر ایمیل‌ها حواس شما را مختل کنند، این اتفاق پس از به‌اتمام رساندن وظایف کاری رخ خواهد داد.

۳- گشت‌وگذار بدون هدف در رسانه‌های اجتماعی

رسانه‌های اجتماعی، نقش بسیاری در مختل کردن حواس افراد در زمان استفاده‌ی شخصی دارند؛ اما این تاثیر بد در استفاده از آن برای مقاصد کاری قانونی نیز دیده می‌شود. رسانه‌های اجتماعی اگر به‌درستی مورد استفاده قرار گیرند، باعث رشد کسب‌وکار می‌شوند و فروش یا دستاوردهای بازاریابی را افزایش می‌دهند. اما باید نحوه‌ی درست به‌کارگیری آن را مانند هر ابزار دیگری فرا گرفت.

مطالعه کردن انواع مقالات یا هدر دادن زمان برای پیدا کردن پژوهش‌های بیهوده، کار ساده‌ای است. نخست باید بدانید که چگونه می‌توان از این رسانه‌ها بهترین استفاده را به‌دست آورد و در زمان استفاده از رسانه‌های اجتماعی، روی این روش‌ها تمرکز کنید.

سپس باید از چک کردن وسواس‌گونه‌ی فعالیت‌های رسانه‌های اجتماعی خود خودداری کنید؛ این مورد مربوط به هر دو استفاده، یعنی کاری و شخصی است. چک کردن مداوم فید خبری یا دنبال کردن فعالیت‌های فالوئرها در جستجوی شما باعث می‌شوند تمرکزتان مختل شده و زمان بسیاری هدر شود.

۴- جلسات پی‌درپی و بی‌فایده

برگزاری جلسات کاری برای به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مهم ضروری است. اما ممکن است برگزاری آن‌ها باعث هدر رفتن زمان شود؛ چرا که به‌درستی از تاثیر آن‌ها استفاده نمی‌شود. مشکل تنها مدت زمانی نیست که در جلسه صرف می‌کنید؛ بلکه مربوط به تمام زمانی می‌شود که برای شرکت در جلسات بی‌فایده، صرف آماده شدن و ارسال و خواندن ایمیل‌های مربوط به برگزاری آن می‌شوید.

بنا بر یک گزارش، برگزاری جلسات بی‌فایده سالانه قریب به ۳۷ میلیارد دلار برای کسب‌وکارها هزینه‌ی اضافی تولید می‌کند. بنابراین اگر حس کردید که در تعداد جلسات بسیاری شرکت می‌کنید، به‌دنبال راه‌هایی برای جبران زمان باشید. اطمینان حاصل کنید که برای روند جلسات، برنامه‌ریزی انجام شده است و یک مدیر در آن‌ها حضور خواهد داشت که مسیر جلسه را متمرکز و در یک جهت حفظ کند.

۵- محیط کاری نامنظم

آیا میز کاری‌تان، پوشیده از صفحات یادداشت و کاغذهای مچاله‌شده‌ی فراوان است؟ آیا دسکتاپ رایانه‌تان انباشته از انواع فایل‌ها و نامرتب است؟ آیا کشوی پرونده‌هایتان در حال منفجر شدن است؟

اگر شرایطتان این‌گونه است، بی‌نظمی با ایجاد دشواری در یافتن وسایل و عملکرد غیرحرفه‌ای شروع کردن کار باعث هدر دادن زمان می‌شود. باید محیط کاری‌تان را عاری از عناصر مختل‌کننده‌ی حواس کنید. زمانی‌که هر وسیله‌ای دارای مکان مختص به خود باشد، می‌توانید سریعا اطلاعات مورد نیاز را بازیابی کرده و به‌سراغ مورد بعدی بروید.

۶- تلاش برای برقراری ارتباط به میزان بالا

یک مرز ظریف بین ایجاد محیط کار دوستانه و دلپذیر و غرق شدن در گفتگوهای ناتمام با همکاران پرحرف وجود دارد. برقراری ارتباط با همکاران، کاری درست است؛ هیچ‌کس میل ندارد که تمام روز را در سکوت سپری کند. اما اگر مراقب نباشید، زمان باارزش کاری خود را به‌طور کامل صرف تعامل با همکاران می‌کنید.

استفاده هدفون در زمانی‌که سعی در تمرکز بر موردی دارید، باعث می‌شود همکاران برای شروع مکالمه به شما نزدیک نشوند. نگران تصور دیگران نباشید و به‌راحتی اعلام کنید که درگیر انجام کار هستید و نیاز دارید سریعا متمرکز شوید. همواره می‌توانید از آن‌ها بپرسید که آیا مایل به خوردن نهار یا گذراندن وقت پس از زمان کاری هستند یا خیر؛ اما مطمئن شوید از زمان کاری برای مشغول شدن به کار استفاده می‌کنید.

۷- امتناع از روشن‌سازی مسائل

تصور کنید که وظیفه‌ی مهمی برعهده دارید. این زمان، بهترین فرصت برای نشان دادن مهارت‌ها است اما شما مطمئن هستید که این فرصت را از دست می‌دهید. باانگیزه شروع به کار می‌کنید اما به‌تدریج متوجه می‌شوید که کاملا درگیر این کار شده‌اید و دقیقا نمی‌دانید که نتیجه‌ی نهایی به چه صورت خواهد بود.

به‌جای تلاش برای روشن کردن مسائل با تلفن کردن یا ارسال ایمیل، خود را تحت فشار قرار می‌دهید. به خود می‌گویید که راهی برای حل این موضوع پیدا خواهید کرد. این مورد، وقت بسیاری از شما هدر می‌کند؛ چرا که به غرورتان مجال می‌دهید تا بیشترین توان و انرژی شما را در اختیار بگیرد. اگر سوالی دارید یا از نحوه‌ی پیش بردن یک وظیفه مطلع نیستید، غرور را کنار بگذارید و اطلاعات مورد نیاز را از طریق دیگران به‌دست آورید. به این ترتیب می‌توانید پربازده و موثر ظاهر شوید.

۸- حواس‌پرتی‌های آنلاین

هیچ مورد دیگری مانند اینترنت نمی‌تواند حواس را مختل کند؛ چون با اتصال به اینترنت تنها از طریق اشاره‌ی انگشت می‌توان به دریایی از اطلاعات، سرگرمی‌ها، بازار و تفریح‌های مختلف دست پیدا کرد. چندین استراتژی برای دوری کردن از حواس‌پرتی‌های آنلاین وجود دارد. اگر به موضوعات برخی وب‌سایت‌های مشخص علاقه دارید، از یک مسدودکننده‌ی وب‌سایت یا بلاکر استفاده کنید تا این پیشنهادات وسوسه‌کننده را حذف کنند.

اما اگر در نظر دارید که از اینترنت تنها به‌دلایل کاری استفاده کنید، حرکت از یک مورد به مورد دیگر برای انجام بررسی آنلاین کار ساده‌ای است؛ بنابراین اطمینان حاصل کنید که روی اطلاعات مورد نیاز برای به‌دست‌آوردن از طریق منابع آنلاین متمرکز بمانید.

۹- استراحت‌های مکرر

تصور کنید ساعت سه بعدازظهر در یک روز کشدار است و شما در انتظار شنیدن درخواست هر فردی برای پیوستن به او و میل کردن یک خوراکی ساده یا قهوه هستید تا خستگی را از تن به‌در کنید. مشکل زمانی پیش می‌آید که زمان بسیاری را در این کار تلف می‌کنید و نمی‌توانید دوباره تمرکزتان را به‌دست آورید.

خوردن بدون فکر، عادت سالمی نیست؛ به‌خصوص اگر به نوع غذایی که قصد خوردنش را دارید، بی‌توجه باشید. این مشکل برای نوشیدن بیش از حد قهوه و نوشابه نیز صحت دارد. استعمال دخانیات می‌تواند مشکلاتی را برای سلامتی به‌وجود آورد. بنابراین اگر نیاز به یک استراحت برای باز شدن ذهنتان دارید، به پیاده‌روی سریع فکر کنید. این فعالیت، سالم است و فرصتی برای تمرکز دوباره بر کار به ذهن می‌دهد.

۱۰- نادیده گرفتن خستگی ذهنی

افراد عادت پیدا کرده‌اند که مدت زمان‌های طولانی‌تری را نسبت به قبل در محیط کار بگذرانند و فرسودگی بیشتری را تجربه کنند. تاثیر کلی این تجربه این است که افراد اغلب اوقات خسته هستند و توانایی تمرکز کردن را از دست می‌دهند؛ این موضوع باعث هدر رفتن زمان بیشتر می‌شود. اگر به‌صورت مداوم خسته هستید، بیشتر در معرض پرت شدن حواستان قرار می‌گیرید و تمرکز کردن سخت‌تر می‌شود.

اگر آمادگی ذهنی برای به‌انجام رساندن کار دارای بازده را ندارید، به موفقیت نخواهید رسید. به خودتان اهمیت دهید و خواب را در اولویت قرار دهید. زمانی که صرف استراحت کردن می‌شود، در زمان بیداری و وارد شدن به محیط های دیگر جبران می‌شود.

۱۱- مشخص نکردن هدفی با دارا بودن انگیزه‌ی لازم

این مورد بیش از موارد دیگر ذکر شده، در طولانی‌مدت آسیب‌زننده است. اگر برنامه‌ای با چشم‌انداز بزرگ و روشن و اهداف استوار نداشته باشید، زمان خود را تلف می‌کنید. اگر می‌خواهید موفق باشید، باید انگیزه‌ی خود را حفظ کنید و تصویر روشنی از دستاوردهای مورد نظر خود داشته باشید.

اگر انگیزه‌ی متمرکز شدن را ندارید، روزها پشت‌سرهم می‌گذرند و نمی‌توانید به هیچ هدفی دست یابید. در این زمان، کنار گذاشتن تمام وسوسه‌های دیگر ذکر شده در این لیست ساده به‌نظر می‌رسند. هیچ فردی نمی‌تواند با شانس به موفقیت برسد. موفقیت نیاز به قدرت اراده و عزم راسخ دارد. اگر ندانید چگونه به‌پیش روید، تنها تقلا می‌کنید و زمان را هدر می‌کنید.