راهنمای جامع انگیزه بخشی به تیم

صرف‌نظر از اینکه یک کسب‌وکار را اداره کرده یا بر اجرای یک پروژه نظارت می‌کنید، حتماً به‌خوبی می‌دانید که هدف نهایی همه‌ی فعالیت‌های شما، رشد است. رشد نیز زمانی ارزش دارد که مداوم و پیوسته باشد.

رشد پایدار در بلندمدت، به ابزارها و فاکتورهای زیادی نیاز دارد و مسلماً یکی از مهم‌ترین عوامل برنده شدن یک کسب‌وکار در این میدان، تیم حمایتگر و ساعی است. رهبر کسب‌وکار یا مدیر پروژه، باید به‌خوبی درک کند که چگونه اعضای تیم خود را روی یک هدف مشترک، متمرکز و متعهد نگه دارد.

ساخت یک اکوسیستم جذاب، بهبود تجربه‌ی کارمند و انگیزه بخشی به تیم، به بهبود رضایت شغلی و افزایش بهره‌وری منجر می‌شود. به همین دلیل در این مطلب، تلاش داریم که انگیزه‌ی تیم را از زوایای مختلف موردبررسی قرار دهیم و ببینیم چه مسائل، رفتارها و تسهیلاتی، روحیه‌ی کارمندان را به‌طور مثبت یا منفی، تحت تأثیر قرار می‌دهد.

گاهی اوقات، با تیمی برخورد می‌کنیم که به نظر می‌رسد هیچ علاقه‌ای به تکمیل وظایف مسلم و روتین خود ندارد. در مرحله‌ی اول، مشتریان، از تعامل با این کسب‌وکار سرخورده و سرانجام منصرف می‌شوند. به‌علاوه، این گروه از تیم‌ها، خودشان هم از اینکه به مشتریان کمک نمی‌کنند، ناامید، سرخورده و خسته‌اند. کلید رفع حالت رکود تیم، رهبر یا مدیر هوشیار آن است.

رهبر تیم به‌منظور تشخیص و رفع مشکل، باید نگاه تازه‌ای به کسب‌وکار (پروژه) خود داشته باشد. او باید روال پروسه‌های کاری تعاملی تیم را درک کند و ببیند که چه مواردی به‌خوبی کار نمی‌کنند. سپس هر قدم معقولی را در جهت رفع فضای ایستای فعلی بردارد.

همان‌طور که کارشناسان توصیه می‌کنند، رهبر تیم باید از دفتر خود خارج شود، با کارمندان از نزدیک و به‌طور صمیمانه صحبت کند و حس و حال آن‌ها را بفهمد. گاهی اوقات پاسخ همه‌ی مسائل، زمانی مشخص می‌شود که کارمندان نظر خود را در مورد تغییر و اصلاح موارد، اعلام کنند. به‌عنوان‌مثال آیا اعضای تیم، همه‌ی اطلاعات و لوازم موردنیاز برای انجام صحیح کارها را در اختیاردارند؟ آیا کارمندان حس می‌کنند که انتظارات مشتریان، با چشم‌انداز شرکت هم‌راستا نیست؟ در این شرایط، بازخورد گرفتن از مشتریان نیز گزینه‌ی مؤثری خواهد بود. 

با مفروض دانستن خواست‌های پولی و مالی، چه عواملی به کارمندان انگیزه می‌دهند تا زمان و انرژی خود را روی کارشان صرف کنند؟

معنا و مفهوم: به یاد داشته باشیم که کارمندان، زمانی را برای کار خود هزینه می‌کنند که می‌توانستند نزد عزیزانشان باشند. بنابراین محیط کار، باید ارزش متناسبی برای آن‌ها ایجاد کند. اگر به اعضای تیم کمک کنید که مفهوم و ارزشمندی در کار خود بیابند، شانس بیشتری برای باانگیزه نگه‌داشتن آن‌ها خواهید داشت.

چالش: یکی از خواسته‌های کارمندان، این است که به لحاظ شخصی و حرفه‌ای پیشرفت کنند. آن‌ها می‌خواهند مهارت‌ها و ایده‌های جدیدی یاد بگیرند و پتانسیل‌های خود را توسعه دهند. اما لازمه‌ی رشد، روبرو شدن با چالش‌هایی است که درنهایت، به ارتقای آن‌ها منتهی می‌شود.

نیاز به دیده شدن: اگر اعضای تیم حس کنند که تلاش آن‌ها دیده نمی‌شود، به‌مرورزمان روحیه و اشتیاق خود را از دست می‌دهند. احساس دیده شدن، انگیزه‌ای است که حتی از پاداش مالی هم قوی‌تر عمل می‌کند.

انصاف و عدالت: گرچه اعضای تیم، نقش‌های متفاوتی به عهده‌ دارند، اما باید به‌تناسب تلاش و مهارت و صلاحیتی که نشان می‌دهند، کاملاً منصفانه قضاوت شوند.

اعتبار: همه‌ی کارمندان می‌خواهند شخصیت حرفه‌ای معتبری داشته باشند، اما اغلب شرکت‌ها، به اعضای خود اجازه نمی‌دهند که شخصیت واقعی خود را ابراز کنند. ظاهرسازی، به احساس حقارت کارمندان می‌انجامد. بنابراین یکی از پیش‌زمینه‌های انگیزه بخشی به تیم، تشویق کارمندان به این است که خود واقعی‌شان باشند.

گفتیم که رهبر یا مدیر، باید کارمندان را به سمت یک هدف مشترک هدایت کند. در یکی دیگر از مطالب زومیت، به فعالیت‌هایی اشاره‌کرده‌ایم که انگیزه تیم را در راه هدف نهایی، بالا نگه می‌دارد:

فعالیت‌های تیم ساز: فعالیت‌های سازنده، اعضای تیم را از اتاق کار بیرون می‌کشد و به آن‌ها فرصت می‌دهد در یک فضای خصوصی‌تر باهم بیشتر آشنا شوند. به همین دلیل مهارت‌های ارتباطی آن‌ها ارتقا پیدا می‌کند و روی مهارت‌های حل مسئله و رهبری کارمندان نیز اثر مثبتی خواهد داشت.

حمایت: هیچ تیمی بدون حمایت رهبر، پیشرفت نمی‌کند. حمایت رهبر (مدیر) از اعضای تیم، ممکن است فرم‌های مختلفی داشته باشد. برای مثال ممکن است برخی از اعضای تیم، برای پیشبرد یک پروژه به اطلاعات خاصی نیاز داشته باشند و برخی دیگر، به آموزش‌های تکمیلی. نکته‌ی مهم این است که در حمایت از تیم، تعادل بین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت را فراموش نکنید.

فضای مناسب برای استراحت: در هر محیطی که کار می‌کنید، باید فضایی را به استراحت کارمندان اختصاص دهید. جایی که آن‌ها بتوانند به آرامش برسند و در لحظاتی که از کار فاصله می‌گیرند، انرژی خود را بازیابند. طبیعتاً این مکان باید حال و هوایی بانشاط و سرگرم‌کننده داشته باشد.

قدردانی: هنگامی‌که کارمندان وظایفشان را خوب انجام می‌دهند، یا زمانی که تیم به موفقیت می‌رسد، از کارمندان تشکر کنید. تشکر و تأیید این موضوع که زحمات آن‌ها نتیجه‌ی مثبتی به همراه داشته است، پیامدهای فوق‌العاده‌ای به دنبال دارد. در این صورت کارمندان برای بیشتر تلاش کردن انگیزه پیدا می‌کنند و اخلاق و تعهد کاری آن‌ها کارآمدتر می‌شود.

زبان بدن گشاده‌رو و مثبتی نشان دهید: با استفاده از نشانه‌های مثبت زبان بدن با کارمندان معاشرت کنید. برای مثال قفل دست‌ها را بازکرده و دست‌ها را کنار خود قرار دهید. صورت خود را مستقیماً به سمت کسی نگه‌دارید که با او صحبت می‌کنید. با استفاده از اشاره‌های چهره، به سخنان کارمندان واکنش نشان دهید و نکته‌ی جالب: زبان بدن مخاطب را تکرار کنید، چراکه در این صورت نشان می‌دهید که کاملاً به او توجه دارید.

گشاده‌رو باشید: حتی اگر مشغولیت زیادی دارید، بازهم در دسترس تیم باشید. آن‌ها نباید احساس کنند که از سمت شما نادیده گرفته می‌شوند. اگر اعضای تیم همیشه به‌راحتی، با شما ارتباط برقرار کنند، انگیزه‌ای درونی برای عملکرد بالاتر پیدا می‌کنند؛ چراکه می‌دانند مدیر نیز از آن‌ها حمایت می‌کند.

اعتمادسازی: گرچه اعتمادسازی به زمان زیادی نیاز دارد، ولی انگیزه‌ی کارمندان را برای طی کردن مسیر رشد، بسیار بالا می‌برد.

رهبر تیم، باید به شیوه‌ای رفتار کند که کارمندان او را تحسین کنند و از او الهام بگیرند. بنابراین این بخش، به مجموعه‌ای از ویژگی‌های رهبری مؤثر اشاره دارد:

خودآگاهی: رهبر تیم، پیش از هر چیز باید بداند که چه مواردی به خودش و اعضای تیم انگیزه می‌دهد، تا پس‌ازآن دست به عمل بزند. زمانی که خودآگاهی را تمرین کنید و قابلیت‌ها و توانایی‌های تیم را باور داشته باشید، آن‌ها نیز از شما الهام و انگیزه می‌گیرند.

حضور ذهن: رهبر تیم باید با حضور ذهن قوی، همیشه تیم را از چالش‌ها و موانع عبور دهد و به سمت اهداف هدایت کند. هر چه شرایط کسب‌وکار (یا پروژه) پیچیده‌تر و آشفته‌تر باشد، رهبر به حضور ذهن بیشتری نیاز دارد تا بتواند تیم را در اوج نگه دارد و برای ادامه دادن، به آن‌ها انگیزه بدهد.

برآورد عاطفی: احساسات انسان، از الگویی علمی و منطقی پیروی می‌کند. زمانی که اعضای تیم به علت شرایط کاری، تحت فشار و استرس بالایی قرار دارند، رهبر باید با مداخله‌ی هوشمندانه آن‌ها را به مسیر بازگرداند. این مداخله می‌تواند شامل پیشنهادات انگیزه‌بخش یا فرصتی برای استراحت و تمدد انرژی و اعصاب باشد.

اتحاد احساسی: هر یک از اعضای تیم، در زندگی خود اهداف و برنامه‌های متفاوتی را دنبال می‌کند. رهبر باید مشارکت کارمندان را به شیوه‌ای تقویت کند که وظایف کارمندان، مغایرتی با هدف شخصی آن‌ها نداشته باشد.

روحیه: رهبر باید با روحیه و نگرش مثبت، اعضای تیم را تشویق کند که روی تأثیرگذاری بر کلیت گروه و افزایش کارایی متمرکز شوند.

در پایان این بخش به رهبران توصیه می‌کنیم نگرش مثبتی داشته باشند. مشخصاً، افراد خوش‌بین، نسبت به افراد بهانه‌جو و ایرادگیر، انرژی و انگیزه‌ی بیشتری پیرامون خود ایجاد می‌کنند. به این منظور تمرین کنید که سریعاً با ایده‌های کارمندان مخالفت نکنید و خودتان هم روی امور غیرممکن متمرکز نشوید.

در همه حال، مثبت باشید و حال خوب خود را به دیگران نیز منتقل کنید. برای کارمندانتان وقت بگذارید و از نشان دادن احساس خود، حتی وقتی آسیب‌پذیر هستید، نترسید. در مورد اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت، به‌سادگی و صادقانه با آن‌ها صحبت کنید. هرچه اعضای تیم بیشتر به چرایی کارهای شما واقف باشند، انگیزه‌ی بیشتری برای مشارکت و همکاری به دست می‌آورند.

گفتگوهای باز و خلاقانه را فراموش نکنید. تیمی که دائماً در حال گفتگو است، راه‌حل‌های بهتری برای مشکلات پیدا می‌کند. ضمن اینکه همین جلسات تیم، بهترین فرصت برای انرژی دادن به همکاران است. حتی می‌توانید در جلسات دونفره با اعضای تیم، از آن‌ها بپرسید که برای انجام وظایف با حال و هوایی بهتر، به چه چیزی نیاز دارند.

اما آشنایی با نکات ساده‌ای که به کارمندان انگیزه می‌دهد، به‌یک‌باره محیط و فضای کاری فوق‌العاده‌ای نمی‌سازد. شما همچنین باید بدانید که چه مسائل و فاکتورهایی، انگیزه‌ی کارمندان را از بین می‌برد. جالب است بدانید که بسیاری از اوقات، رفتارهای اشتباه مدیران، باعث دلسردی کارمندان می‌شود و اشتیاق آن‌ها را به همکاری تیمی از بین می‌برد. ما پیش‌ازاین در چندین مقاله، این اشتباهات و راه‌حل‌های آن‌ها را توضیح داده‌ایم که حالا به‌طور خلاصه، مهم‌ترین عوامل را ذکر می‌کنیم:

مدیریت میکرو و دخالت بیش‌ازحد: زمانی که رهبر، برای تقویت کارمندان به آن‌ها مسئولیتی را محول می‌کند، باید به آن‌ها اجازه بدهد که به هر روشی که ترجیح می‌دهند، وظیفه‌ی خود را انجام دهند. متأسفانه حتی رهبرانی که به مسئولیت‌های سازنده اعتقاددارند، با دخالت بیش‌ازحد و مدیریت میکرو، اختیار عمل اعضای تیم را سلب می‌کنند. درنتیجه درنهایت، نه‌تنها کمکی به بهبود مهارت‌های تیم نکرده‌اند، بلکه با کارمندانی ناامید و بی‌انگیزه مواجه خواهند بود.

عدم اعطای پاداش: وقتی تیم در انجام وظایف خود به موفقیت می‌رسد، باید موردتقدیر قرار بگیرد. اگر معتقدید که همه‌ی اعضای تیم، باید در راستای یک هدف مشترک حرکت کنند، پس باید پاداشی شایسته نیز برای آن‌ها در نظر بگیرید. در غیر این صورت انگیزه‌ی کارمندان به‌سرعت نابود می‌شود و دیگر شاهد چنین دستاوردی نخواهید بود.

قدردانی عجله‌ای: بعضی از مدیران پرمشغله، تنها برحسب وظیفه‌ای که احساس می‌کنند، بین جلسات و سخنرانی‌های متعدد خود زمان کوتاهی را به تشکر سریع از اعضای تیم اختصاص می‌دهند. گاهی اوقات آن‌ها حتی همین کار را هم انجام نمی‌دهند و به یک پیامک یا ایمیل اکتفا می‌کنند. اگر کارمندان متوجه شوند که این پیام‌ها، تنها اقدامات انگیزشی رهبر است، چه می‌شود؟ آن‌ها نه‌تنها خوشحال نمی‌شوند، بلکه احساس می‌کنند مورد توهین قرارگرفته‌اند.

ریاکاری: رهبران باید در تحسین از تیم خود، صادقانه عمل کنند. گاهی اوقات جملات مثبت و تشویقی مدیران، به‌صورت خیلی واضح ریاکاری آن‌ها را نشان می‌دهد. این روند به‌مرورزمان اعتماد کارمندان را از بین می‌برد و به کاهش انگیزه‌ی تیم منجر می‌شود.

تشکر از روی احساس گناه: فرض کنید که مدیر، در شرایط بحرانی از کارمندان می‌خواهد که انرژی بیشتری برای پروژه صرف کنند. پس از رفع چالش پیش رو، مدیر از روی احساس گناه، از تیم تشکر می‌کند. مشخصاً اگر تیم به موفقیت نرسیده بود، این تشکر به انتقاد یا توبیخ تبدیل می‌شد. اعضای تیم قطعاً از این نوع سپاسگزاری انگیزه نمی‌گیرند.

به دنبال داستان باشید. اگر می‌خواهید قدردانی شما از موفقیت تیم، مؤثر و انگیزه‌بخش باشد، از آن‌ها داستان پشت این موفقیت را جویا شوید. با احترام گذاشتن به این داستان، هم از نتایج و هم از شخصیت اعضای تیم قدردانی کرده‌اید. علاوه با این کار چشم‌اندازی در مورد ذهنیت کارمندان، شک و تردیدها، تصمیم‌ها و موانع آن‌ها پیدا می‌کنید که در آینده برای شما مفید واقع می‌شود.

تأثیر عملکرد آن‌ها روی کل سازمان را نشان دهید. اغلب اوقات مدیران فرض را بر این می‌گذارند که کارمندان از تأثیر خود روی تیم و سازمان، آگاه هستند. اما بهتر است به‌روشنی تأثیر هر فرد و وظایفش را روی کلیت سازمان (پروژه) شرح دهید.

به هزینه‌های شخصی توجه کنید. اضافه‌کاری یا تلاش مضاعف تیم، برای تک‌تک کارمندان هزینه‌ی خاص خود را دارد. مثلاً اختصاص زمانی که باید با خانواده صرف می‌کردند، یا تحمل استرس و فشار ذهنی. شما نه‌تنها باید این هزینه‌ها را درک کنید، بلکه باید به کارمندان نشان دهید که ارزش این هزینه‌ها را به رسمیت می‌شناسید. در این صورت اعتبار قدردانی شما افزایش پیدا می‌کند.

در آخر، به یاد داشته باشید که افراد با یکدیگر متفاوت‌ هستند و هر انسان، به شیوه‌ی خاصی انگیزه می‌گیرد. اما اگر می‌خواهید تیمی پرانرژی و باانگیزه داشته باشید که به یک هدف مشترک متعهد است، به کارمندان خود نشان دهید که درصدد برطرف کردن نیازهایشان هستید.