راهنمای جامع مصاحبه‌های استخدامی برای کارجویان و کارفرمایان
بیشتر کارجویان معتقدند که مصاحبه‌ی شغلی، مهم‌ترین مرحله‌ی پروسه‌ی جستجوی کار است. معمولاً کارفرما، زمانی متقاضیان کار را به مصاحبه دعوت می‌کند که رزومه‌ی آنها را بررسی و تائید کرده باشد.
ما تاکنون در زومیت، مقالات مختلفی را به مصاحبه‌ی شغلی اختصاص داده‌ایم و آن را از زوایای مختلف بررسی کرده‌ایم. در این مطلب می‌خواهیم توصیه‌های جامعی به کارجویان داشته باشیم و در پایان هم چند نکته را به کارفرمایان یادآوری می‌کنیم:
چگونه برای جلسه‌ی مصاحبه آماده شویم؟
همه‌ی ما تابه‌حال حضور در جلسات مصاحبه را تجربه کرده‌ایم. گاهی اوقات فکر می‌کنیم سؤالات را به‌خوبی پاسخ داده‌ایم و سپس از منفی بودن پاسخ کارفرما متعجب می‌شویم. پیش از هر کاری، مروری به اصول آمادگی برای جلسه‌ی مصاحبه داشته باشیم. آیا مرحله‌ای را فراموش نکرده‌ایم؟
۱- تحقیقات در مورد کارفرما و موقعیت شغلی: پایه‌ای‌ترین اصل موفقیت در مصاحبه، اطلاع دقیق از جایگاه شغلی است. شما باید در مورد شرکت، کارفرما و موقعیت باز شغلی، به‌خوبی تحقیق کنید. وب‌سایت سازمان موردنظر و اخباری که در مورد کسب‌وکار آنها منتشرشده را مطالعه کنید. نتایج موتورهای جستجو را در مورد نام شرکت و مدیر آن، بررسی کنید.
۲- بررسی سؤالات مشترک مصاحبه‌ها: با کسب آگاهی نسبی از شرکت استخدام‌کننده، متوجه می‌شوید که در چه فضایی قرار می‌گیرید. در این مرحله، ساده‌ترین قدم این است که بسته به صنعت یا رشته‌ای که در آن کار می‌کنید، سؤالات مشترکی احتمالی را یادداشت کنید و جواب مطلوبی برای آنها بیابید. این نکته را هم به یاد داشته باشید که گاهی اوقات جلسات مصاحبه به‌صورت گروهی برگزار می‌شود. یک ابزار خوب برای به یادآوردن پاسخ‌ها، این است که آنها را در قالب یک داستان به ذهن خود بسپارید.
۳- انتخاب لباس مناسب: لباس شما در عین آراستگی، باید با فرهنگ شرکت مصاحبه‌کننده سازگاری داشته باشد. این جزئیات تأثیر زیادی در ذهن مسئول مصاحبه خواهند داشت: لباسی بپوشید که رنگ ملایمی داشته باشد. به‌جای تجملات، هماهنگی لباس، کفش و رنگ‌ها را در اولویت قرار دهید. استفاده از جواهرات را به حداقل برسانید و لباس‌هایی را انتخاب نکنید که شما را غیر جدی، یا غیررسمی جلوه دهند. قبل از جلسه‌ی مصاحبه سیگار نکشید و در ضمن، به غذایی که می‌خورید دقت کنید. پس از مسواک زدن ترجیحاً از دهان‌شویه استفاده کنید.
۴- به‌موقع و با آرامش وارد جلسه شوید: ازنظر مسئولان مصاحبه‌کننده، هیچ بهانه‌ای برای دیر حاضر شدن در جلسه قابل‌قبول نیست. برنامه‌ریزی کنید و همه‌ی مدارک و وسایل موردنیاز، ازجمله یک نسخه از رزومه، پورتفولیو یا نمونه کارهای خود را از قبل آماده کنید. حداقل ۱۵ دقیقه زودتر در محل مصاحبه حضور یابید و در این فرصت، محیط اطراف را ارزیابی کنید. درنهایت پیش از ورود به اتاق مصاحبه، تلفن همراهتان را خاموش‌کنید.
۵- تأثیر اولیه‌ی خوبی بگذارید: بسیاری از مدیران کنجکاو هستند که داوطلب شغلی، چگونه با سایر همکاران برخورد می‌کند. اولین تعامل شما با پرسنل شرکت و مصاحبه‌کنندگان، همیشه در ذهن آنها می‌ماند. فاکتورهایی مثل لباس خوب، به‌موقع وارد شدن به جلسه و فروتنی، لبخند زدن و نگاه کردن در چشم مخاطب، همیشه امتیاز مثبت محسوب می‌شوند. به‌علاوه نشان دادن اشتیاق به کار و بیان دیدگاه مثبت در مورد شرکت، در مراحل اولیه‌ی مصاحبه ضروری هستند.
۶- خوش‌بین، شادمان، مطمئن و متمرکز باشید: پس از شروع مصاحبه، کلید موفقیت شما کیفیت پاسخ‌ها و نحوه‌ی پاسخگویی است. روحیه‌ی مثبت خود را حفظ کنید و تا حد ممکن، از طولانی کردن پاسخ‌ها اجتناب کنید. روی نکات مهمی متمرکز شوید که مهارت‌ها، دانش و تجربه‌ی شما را نشان می‌دهند. از بحث کردن با مسئول مصاحبه و همچنین پاسخ‌های جنجالی پرهیز کنید. به‌علاوه، صرف‌نظر از هر رفتار مسئول مصاحبه، از پرخاش و لحن تند، دوری‌کنید.
۷- زبان بدن را فراموش نکنید: حتی اگر پاسخ‌های کاملاً درستی به سؤالات بدهید، زبان بدن ضعیف؛،همه‌ی تلاش شما را تحت تأثیر قرار می‌دهد. نکات مثبت زبان بدن: لبخند زدن، تماس چشمی، خوب گوش دادن و سر تکان دادن، نشستن یا ایستادن باثبات. نکات منفی زبان بدن: صاف نایستادن، به دوردست خیره شدن، با خودکار یا کلید بازی کردن، بی‌قراری کردن روی صندلی، موها را با دست شانه کردن، آدامس جویدن، دست‌ها را بیش‌ازحد تکان دادن.
به مصاحبه‌کنندگان نشان دهید که در صورت استخدام شدن، چه ارزش‌هایی را به مجموعه اضافه خواهید کرد
۸- سؤالات هوشمندانه‌ای بپرسید: معمولاً اواخر جلسه، مسئول مصاحبه از شما می‌خواهد که اگر سؤال یا ابهامی دارید، آن را مطرح کنید. سؤالات شما باید:
به همین دلیل سؤالاتی با پایان باز، در مورد موضوعات مهمی مانند نگرانی‌های استراتژیک، اولویت‌های فرهنگ‌سازمانی و ملزومات موفقیت در این شرکت، بهترین گزینه‌ها به نظر می‌رسند. بهتر است این سؤالات احتمالی را نیز پس از تحقیقات مرحله‌ی اول، از قبل یادداشت کرده و به خاطر سپرده باشید.
۹- پتانسیل‌های خودتان را نشان دهید: قطعا پیروز جلسات مصاحبه، شخصی نیست که از دانش یا مدارک آکادمیک بالاتری برخوردار باشد. مسئولان مصاحبه فردی را واجد شرایط می‌دانند که پاسخ‌های هوشمندانه‌ای به سؤالات بدهد و درعین‌حال، ثابت کند که مناسب‌ترین فرد برای کار در این شرکت است. فرض کنید که یک فروشنده هستید و موفقیت فروش شما، به این بستگی دارد که محصولی را به کارفرما بفروشید. این محصول، اثبات توانایی شما در حل مشکلات سازمان و برطرف کردن نیازهای آن است.
درنهایت نیز وقتی پایان جلسه‌ی مصاحبه نزدیک شد، مراحل بعدی پروسه‌ی استخدام و زمان احتمالی نتایج مصاحبه را از مسئولان بپرسید.
۱۰- ایمیل تشکر از مصاحبه‌کنندگان: علاوه بر ادب و احترامی که بین همه‌ی متقاضیان استخدام رایج است، نباید تشکر از مصاحبه‌کنندگان را فراموش کنید. ایمیلی که پس از جلسه‌ی مصاحبه، برای مسئولین مصاحبه‌گر ارسال می‌کنید، برنده شدن شغل را به شما تضمین نمی‌کند. اما مطمئن باشید که در رقابت با سایر کارجویان، یک مزیت مثبت به شمار خواهد رفت.
نکاتی که شما را در جلسه‌ی مصاحبه از سایرین متمایز می‌کند
برخی از جزئیاتی که کارجویان آنها را جدی نمی‌گیرند، نقش بسیار مهمی در نتیجه‌ی نهایی مصاحبه ایفا می‌کنند: به‌عنوان‌مثال، شما نباید صرفاً به اطلاعات رزومه‌ی خود اکتفا کنید. سعی کنید در فرصت مناسب و در پاسخ به سؤالات مرتبط، مهارت‌هایی را که دارید پررنگ جلوه دهید و بیشتر در مورد دستاوردهای خود صحبت کنید. علاقه‌ی خود را به فرهنگ‌سازمانی شرکت نشان دهید. برای مثال برای درک رابطه‌ی میان کارمندان، بپرسید چگونه در حل مشکلات با یکدیگر همکاری می‌کنند.
یکی دیگر از نکات مهم این است که تلاش نکنید نظر خودتان را به مسئولان مصاحبه تحمیل کنید. اگر حتی به‌طور ضمنی، از مصاحبه‌کنندگان بخواهید سؤالات مدنظر شما را بپرسند، احساس خوبی را در آنها به وجود نمی‌آورید. در عوض بسته به نوع شرکت یا استارتاپ استخدام‌کننده، حرفه‌ای صحبت کنید.
در یکی از مقالات زومیت، موضوع نشان دادن شخصیت حقیقی در جلسه‌ی مصاحبه را مطرح کرده‌ایم که این روزها برای کارفرمایان اهمیت زیادی دارد. کارجویان اغلب اوقات می‌خواهند یک نمایش بی‌نقص اجرا کنند، به همین دلیل به دنبال پاسخ‌های موردعلاقه‌ی مصاحبه‌کنندگان هستند. درحالی‌که کارفرما، می‌خواهد شخصیت واقعی شما را بشناسد. موضوعی که برای مصاحبه‌کننده اهمیت دارد، توانایی شما در کار کردن با سایر اعضای تیم است. تکنیک‌های زیر به شما کمک می‌کنند شخصیت واقعی خود را نشان دهید:
روی موضوعات موردعلاقه‌ی خود تمرکز کنید. به‌عنوان‌مثال اگر یک بازاریاب هستید، از استراتژی‌های مشارکت با مشتریان، که از آنها لذت می‌برید صحبت کنید. به‌این‌ترتیب هیجان درونی شما نیز بروز می‌کند و ناخودآگاه، زبان بدن مثبت و مناسبی را به نمایش می‌گذارید.
به‌طور واضح توضیح دهید که چرا به کار در این شرکت علاقه‌مندید. از کلی‌گویی پرهیز کنید و به‌جای آن، به تأثیر فعالیت‌های شرکت بر حل مشکلات دیگران اشاره‌کنید.
تواضع و فروتنی به معنی خود سرزنشگری نیست. بسیاری از داوطلبان شغلی، در جلسه‌ی مصاحبه از نواقص خود می‌ترسند و ارزش نقش شغلی پیشین خود را پایین می‌آورند. تجارب قبلی، پشتوانه‌ی حرفه‌ای شما است. پس از عملکرد پیشین خود دفاع کنید.
ارزش خود را بدون اغراق و به‌روشنی بیان کنید. برخی از کارجویان هم برخلاف گروه قبل، در توصیف دستاوردهای قبلی خود افراط می‌کنند و آنها را بسیار بزرگ جلوه می‌دهند. به همین دلیل مسئول مصاحبه نمی‌تواند قابلیت‌های آنها را با موقعیت شغلی تطبیق دهد.
زمینه‌هایی که در آنها امکان پیشرفت دارید را بیان کنید. اگر در جلسه‌ی مصاحبه، از شما خواستند که نقاط ضعف خود را بیان کنید، صادق باشید. اما درعین‌حال نقاط قوت بالقوه‌ی خود را به‌عنوان نقاط ضعف بیان نکنید.
اعتمادبه‌نفس کم یا بیش‌ازحد بالا، ابراز اشتیاق بسیار زیاد و تصنعی و ادبیات متوقع، ویژگی‌هایی هستند که احتمال استخدام شما را پایین می‌آورند.
جملاتی که نباید در جلسه‌ی مصاحبه بگویید
گاهی اوقات جو حاکم بر جلسه، به‌اندازه‌ای استرس‌زا است که ایده‌های قبلی خود را از یاد می‌برید. بااین‌حال در هر شرایطی، باید مراقب حرف‌هایی که می‌زنید، باشید. در ادامه، برخی جملات و نکاتی را که اصلاً نباید در طول مصاحبه بکار ببرید، یادآوری می‌کنیم:
آیا باید ساعات طولانی کارکنم؟ چه زمانی می‌توانم به تعطیلات بروم؟ کی می‌توانم ترفیع بگیرم؟ چه اتفاقی می‌افتد وقتی هم‌جهت با رئیس و همکارانم نباشم؟ چه مزایای شغلی برای من در نظر گرفته‌شده؟ چه زمانی واجد شرایط ارتقا خواهم بود؟ می‌توانم زود سر کار حاضر شوم و زمانی که کارم تمام شد بروم؟ سؤالات شخصی از مصاحبه‌کننده (آیا ازدواج کرده‌اید؟ آیا بچه دارید؟ و نظیر آن) آیا پروفایلم را در شبکه‌های اجتماعی بررسی می‌کنید؟ آیا قرار است سوابق من را بررسی کنید؟ آیا ایمیل‌ها و مصرف اینترنت را بررسی می‌کنید؟ آیا دفتر کار خودم را خواهم داشت؟ آیا این شایعه در مورد مدیرعامل حقیقت دارد؟ آیا می‌توانم در محیط کار، تماس شخصی داشته باشم؟ همچنین از بیان اینکه تا چه حد مضطربید، از اظهار تأسف و همان‌طور که پیش‌ازاین گفتیم، کلمات رکیک و بی‌ادبی پرهیز کنید.
برخی از جملات نیز باعث می‌شوند مصاحبه‌کننده، حرف شما را باور نکند. اگر عنوان کنید که هیچ نقطه‌ضعفی دارید، یا تنها نقطه‌ضعف شما این است که زیاد کار می‌کنید، یا اگر با همه‌ی اظهارات مصاحبه‌کننده، موافقت کنید، انسان صادقی به نظر نمی‌رسید. همچنین اگر بگویید که حاضرید هر کاری را انجام دهید، یا شما دقیقاً همان کسی هستید که این شرکت نیاز دارد، یا این شغل، تنها شغل موردعلاقه‌ی شما است؛ بازهم اعتبار شخصیت خودتان را پایین می‌آورید.
اعتمادبه‌نفس کم یا بیش‌ازحد بالا، ابراز اشتیاق تصنعی و ادبیات طلبکارانه، ویژگی‌هایی هستند که احتمال استخدام شما را پایین می‌آورند
ویژگی‌های فردی که کارفرمایان به دنبال آن هستند
امروزه کارفرمایان برای استخدام نیروی انسانی، علاوه بر تحصیلات و تجربه‌ی شغلی، به ویژگی‌های شخصیتی متقاضیان نیز اهمیت زیادی می‌دهند. آنها می‌خواهند مطمئن شوند کارمند جدید، با فرهنگ شرکت همسو است و ارزش سرمایه‌گذاری‌های بعدی را دارد. اشتیاق، شور و انرژی، توجه به جزئیات، پیگیری مراحل بعدی مصاحبه و استخدام، کنجکاوی، ذهن باز و علاقه به یادگیری، مهارت‌های شنیداری، توانایی سازگاری و تعامل، حس شوخ‌طبعی، مثبت نگری، انگیزه و سخت‌کوشی، مهم‌ترین ویژگی‌های شخصیتی مطلوبی هستند که نظر کارفرما را جلب می‌کنند.
مصاحبه‌ی استخدامی: آنچه کارفرمایان باید بدانند
در بخش دوم مطلب، توصیه‌هایی را به کارفرمایان و مسئولین استخدام ارائه می‌کنیم تا با طراحی و برنامه‌ریزی مناسب مصاحبه‌ی شغلی، تصمیم‌گیری بهتری برای شرکت خود داشته باشند. البته مطالعه‌ی این بخش را به کارجویان نیز پیشنهاد می‌کنیم:
اغلب اوقات سؤالات مصاحبه‌ی کاری، به دو بخش تخصصی و غیرتخصصی تقسیم می‌شود. متأسفانه در هر دو بخش، سؤالات به‌قدری کلیشه‌ای و تکراری هستند که هیچ شناخت خوبی از فرد مصاحبه‌شونده در اختیار شما قرار نمی‌دهند. زمان جلسه‌ی مصاحبه، محدود است و شما باید در همین فرصت، بهترین داوطلب را انتخاب کنید.
همه‌ی ما می‌دانیم که بسیاری از توانایی‌های افراد به ویژگی‌های شخصیتی آنها مانند خودآگاهی، حس شوخ‌طبعی، همدردی و ثبات آنها بستگی دارد. به همین دلیل هم پیش‌ازاین در چندین مطلب، نکاتی را برای بالا بردن بهره‌وری جلسه‌ی مصاحبه ارائه کرده‌ایم که در ادامه، خلاصه‌ای از آنها را ذکر می‌کنیم.
شرایط مناسبی برای مصاحبه فراهم کنید. یک مصاحبه‌ی ارزشمند، معادل با یک گفتگوی صادقانه و هدفمند است. بنابراین باید بهترین فضا را برای مکالمه با مخاطبان فراهم کنید. به‌عنوان‌مثال، اگر می‌خواهید با یک مدیر مصاحبه کنید، شاید فضای خارج از شرکت محیط بهتری نسبت به دفتر کاری شما باشد.
سؤال‌های هدفمند بپرسید. اگر نمی‌خواهید پاسخ کلیشه‌ای بشنوید، از سؤالات کلیشه‌ای پرهیز کنید.
نظر متقاضی را درباره‌ی یادگیری و آموزش جویا شوید. به این نکته توجه کنید که آیا داوطلب، مشتاق یادگیری مهارت‌های جدید هست؟ آیا به آموزش تجارب و مهارت‌های خود به دیگران علاقه دارد؟ اگر پاسخ مثبت باشد، این فرد می‌تواند در آینده رهبری عده‌ی دیگری از کارمندان را به عهده بگیرد.
به‌خوبی به صحبت‌های متقاضی گوش دهید. هرچند شما تلاش می‌کنید که جلسه‌ی آرام و بدون تنشی را پیش ببرید، ولی مصاحبه‌ی استخدامی همیشه برای کارجویان استرس‌زا خواهد بود. پس به‌خوبی به صحبت‌های داوطلبان گوش دهید. اگر پاسخ مبهمی دریافت کردید، با سؤال پرسیدن، به عمق موضوع بروید و اطلاعات جامعی به دست آورید.
رفتار متقاضی را قبل و بعد از مصاحبه در نظر بگیرید. صرفاً به دنبال افرادی نباشید که از دانش بالایی برخوردارند. شما به کارمندانی نیاز دارید که بتوانند در آینده رهبری بخشی از شرکت را به دست بگیرند و با ساختن یک تیم خوب، فرهنگ‌سازمانی را بهبود ببخشند. به تعامل متقابل داوطلبان و همچنین رفتاری آنها با کارمندان قبلی شرکت، توجه کنید.
استخدام افرادی که نمی‌توانند تصمیم‌گیری کنند باعث می‌شود انرژی‌تان را از کارهای مهم، به سمت هدایت این کارمندان منتقل کنید
شخصیت داوطلبان را در اولویت قرار دهید. شخصیت افراد از روی رزومه، رشته‌ی تحصیلی و مدارک دانشگاهی مشخص نمی‌شود. این فاکتورهای کلیدی را بررسی کنید:
چه افرادی برای استخدام در شرکت شما مناسب نیستند؟
گاهی اوقات شما با دیدن برخی از ویژگی‌های داوطلبان، به‌راحتی می‌توانید آنها را از فهرست خود خط بزنید.
افراد پرتنش: به همان اندازه که افراد پرانرژی و باانگیزه، بهره‌وری تیم را بالا می‌برند، به همان اندازه نیز باید مراقب باشید که از استخدام افراد عصبی، پرتنش و بیش‌ازحد هیجانی، اجتناب کنید. این افراد در بلندمدت باعث سرخوردگی کارمندان دیگر می‌شوند یا فضایی رقابتی به وجود می‌آورند که برای مشارکت و همکاری مفید نیست.
افرادی که انگیزه‌های نادرستی دارند: حتماً انگیزه‌های شخصی داوطلبان را با اهداف شرکت و موقعیت شغلی پیشنهادشده، مقایسه کنید.
افرادی که عذر و بهانه می‌آورند: تشخیص این خصوصیت در جلسه‌ی مصاحبه کار آسانی نیست. بهتر است از متقاضیان سؤالاتی در مورد پروژه‌ها، شغل و تیم قبلی‌شان بپرسید تا متوجه شوید که آیا بهانه‌جو هستند یا خیر.
فقدان تفکر انتقادی: حتی اگر داوطلب، رزومه‌ی مقبولی داشته اما از مهارت‌های تفکر انتقادی بی‌بهره باشد، بهتر است از استخدام او صرف‌نظر کنید.
افراد خودخواه: افراد خودخواه، اولویت‌های خودشان را به اهداف تیم و شرکت ترجیح می‌دهند. از داوطلبان بپرسید که پس از موفقیت یک پروژه، نتیجه‌ی کار را چگونه جشن می‌گیرند؟ پاسخ به این سؤال شواهد خوبی در مورد خودخواه بودن یا نبودن فرد، در اختیار شما قرار می‌دهد.
در پایان؛ یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید به یاد داشته باشید، این است که پس از تصمیم‌گیری نهایی، همه‌ی داوطلبان را در جریان تصمیم شرکت قرار دهید. به همه‌ی افرادی که در مصاحبه شرکت کرده‌اند و پذیرفته‌نشده‌اند، ایمیل یا تلفن بزنید. با این اقدام، نشان می‌دهید که برای زمان مردم احترام قائلید. مطمئن باشید که توجه به همین جزئیات، چهره‌ی شرکت و فرهنگ‌سازمانی شما را ارتقا می‌دهد.
نظرات