راهنمای جامع افزایش بهره‌ وری به کمک مدیریت زمان

اگر بگوییم زمان باارزش‌ترین منبع و سرمایه‌ی بدون بازگشت انسان است، اغراق نکرده‌ایم. ما نمی‌توانیم از بهره‌وری شخصی یا تیمی صحبت کنیم و نقش مدیریت زمان را نادیده بگیریم. صرف‌نظر از اینکه در یک رشته تا چه حد متخصص و ماهریم، اگر همیشه در اجرای پروژه‌های خود با کمبود وقت مواجه باشیم، فردی حرفه‌ای و باتجربه شناخته نمی‌شویم.

احتمالا شما هم تابه‌حال سعی کرده‌اید با تنظیم برنامه‌ی زمانی یا امتحان‌کردن تکنیک‌های مختلف، بهره‌وری شخصی و شغلی خودتان را افزایش دهید. در‌این‌صورت، حتما متوجه شده‌اید مدیریت زمان به‌سادگیِ تصور اغلب مردم نیست. باوجوداین قبل از اینکه دلسرد شوید، باید دو نکته را به‌یاد داشته باشید: ۱. همه‌ی انسان‌ها گاهی اختیار امور زندگی خود را ازدست می‌دهند و این موضوع را نباید فاجعه بدانیم؛ ۲. مدیریت زمان مستلزم تمرین و تمرین و تمرین است.

تابه‌حال در مقالات متعددی، موضوع افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان را از زوایای مختلف بررسی کرده‌ایم و راهکارهای متنوعی نیز برای مشکلات رایج آن پیشنهاد داده‌ایم. در این مطلب، تلاش می‌کنیم با مرور مهم‌ترین نکته‌ها و توصیه‌ها، راهنمای جامع و مفیدی در زمینه‌ی ارتقای بهره‌وری و مدیریت زمان دراختیارتان قرار دهیم.

بیایید پیش از اینکه به «بایدهای» مدیریت زمان اشاره کنیم، ببینیم چه چیزهایی باعث می‌شود زمان خودمان را هدر دهیم. درواقع، چه رفتارها یا عادت‌هایی باعث می‌شود کنترل زمان را ازدست بدهیم؟

۱. نداشتن برنامه‌ریزی پیش از شروع وظیفه‌ها و پروژه‌ها: فکر می‌کنید برنامه‌ریزی زمانی ویژه‌ی مترو و هواپیما و افراد خشک و مقید است؟ اشتباه می‌کنید! اگر فکر می‌کنید می‌توانید هرروز بدون برنامه‌ای مشخص در اطرافتان قدم بزنید و به کارها نیز رسیدگی کنید، باید در عادات خود تجدیدنظر کنید. بدون برنامه‌ی مکتوب احتمالا زمان زیادی هدر خواهید داد و در آخر روز، به یاد کارهایی می‌افتید که باید انجام می‌دادید؛ اما ندادید.

۲. یادداشت‌نکردن فهرست وظایف: این عادت هم بی‌شباهت به نداشتن برنامه‌ریزی نیست. اگر می‌خواهید بهره‌وری خود را افزایش دهید و حداکثر استفاده را از ظرفیت‌های خود ببرید، اساسا باید همه‌چیز را یادداشت کنید؛ هر کاری که می‌خواهید انجام بدهید، هر کاری که انجام داده‌اید و به‌پایان رسانده‌اید یا هر کاری که برای پرداختن به آن وقت نداشته‌اید. مهم نیست از تلفن‌همراه یا تقویم استفاده می‌کنید، فقط وظایفتان را بنویسید.

۳. حواس‌پرتی‌های ساده: در لحظه زندگی‌کردن، ما را از بسیاری از عوامل استرس‌زا و منابع افسردگی دور می‌کند. به‌علاوه، کمک می‌کند در مواجهه با مشکلات منعطف باشیم و از فرصت‌های پیش‌بینی‌نشده استفاده کنیم. باوجوداین در لحظه زندگی‌کردن، به این معنی نیست که به هدف‌ها و اولویت‌های مهم خود بی‌توجهی کنید. اگر مکررا متوجه می‌شوید ساعت‌ها است مشغول وب‌گردی‌های بی‌هدف هستید یا درصد زیادی از وقتتان را در شبکه‌های اجتماعی می‌گذرانید، این موضوع را زنگ‌خطر حساب کنید. نداشتن تمرکز همیشه باعث می‌شود زمان‌بندی وظایف را ازدست بدهیم.

۵. پیروی‌نکردن از روزمره‌های مثبت: مجموعه‌ای از عادات کوچک و مثبت، مانند نوشیدن قهوه بعد از بیدارشدن یا یوگای صبح‌گاهی یا گوش‌کردن به آهنگ انرژیک، عوامل انگیزه‌بخش قدرتمندی هستند که ما را در تمام طول روز پرانرژی و باروحیه نگه می‌دارند.

۶. بی‌توجهی به اوقات فراغت: اگر به‌دلیل مشغله‌ی زیاد، فرصتی را برای استراحت و سرگرمی درنظر نمی‌گیرید، بازهم بهره‌وری‌تان را کاهش می‌دهید. کار زیاد و مداوم شاید موفقیت‌های کوتاه‌مدتی برایتان به‌ارمغان آورد؛ اما آثار نامناسبش را در بلندمدت نشان می‌دهد: بی‌هدفی و فرسودگی و نارضایتی از تک‌تک لحظات.

۷. بی‌توجهی به آخر هفته‌ها: حتما برای آخر هفته‌ی خود برنامه‌ای سرگرم‌کننده درنظر بگیرید و به برنامه‌ی خود پایبند باشید. حتی اگر امکانات خاصی دراختیار ندارید و ناچارید خودتان را با سریال‌های تلویزیونی سرگرم کنید، این کار را انجام بدهید. با برنامه‌ریزی برای آخر هفته‌ها، درواقع مدیریت زمان را تقویت می‌کنید. از تک‌تک دقایق برای استراحت استفاده کنید تا خود را برای انجام وظایف بزرگ هفته‌ی پیش رو آماده کنید.

۸. نداشتن اولویت‌بندی: این موضوع آن‌قدر بدیهی به‌نظر می‌رسد که معمولا آن را فراموش می‌کنیم. به‌همین‌دلیل نیز، وقتمان را روی کارهای کوچک و بی‌اهمیت هدر می‌دهیم. بهتر است زمانی‌که برنامه‌ی زمانی وظایف را می‌نویسید، برچسب اولویت وظایف را نیز مشخص کنید.

۹. انجام هم‌زمان چند کار: اگر سعی می‌کنید چندین وظیفه یا پروژه را هم‌زمان پیش ببرید، همه‌ی کارها را با بازدهی کمتری به‌پایان می‌رسانید. البته، این موضوع استثناء هم دارد که در ادامه‌ی مطلب، به آن اشاره می‌کنیم.

۱۰. خسته‌کردن خود: اتلاف وقت صرفا به‌معنی تنبلی یا نامنظم‌بودن نیست. گاهی اوقات با روند کاملا متضادی مواجهیم: زمانی‌که سعی می‌کنیم بار بسیار سنگینی بلند کنیم، درنهایت خودمان را از پای می‌اندازیم. به‌دنبال این اتفاق، تا مدت‌ها بعد کاری انجام نمی‌دهیم؛ زیرا انرژیمان را بابت تصمیمات غلط مدیریت زمان ازدست‌ داده‌ایم.

۱۱. گذراندن زمان زیاد مقابل صفحه‌‌نمایش: بسیاری از ما به‌واسطه‌ی شغلمان باید ساعت‌های طولانی با کامپیوتر کار کنیم. باوجوداین، مشکل اینجا است که در اوقات استراحت نیز وقتمان را در توییتر و فیسبوک و اینستاگرام می‌گذرانیم. استفاده‌ی زیاد از شبکه‌های اجتماعی مغزمان را آشفته می‌کند و بهره‌وری را در وظایف بعدی کاهش می‌دهد. به‌جای اینکه بعد از ساعت‌ها استفاده از رایانه اوقات استراحتمان را در شبکه‌های اجتماعی بگذرانیم، عادت‌های دیگری مثل کتاب خواندن یا سرگرمی دلخواه‌ را جایگزین آن کنیم.

۱۲. عجله‌کردن: بله، عجله‌کردن هم درنهایت به اتلاف وقت منجر می‌شود. عجله در کارها بهره‌وری را افزایش نمی‌دهد؛ بلکه برعکس، دقت و تمرکز را کاهش می‌دهد و باعث می‌شود درمجموع، کارهای بیشتری برای خودتان بتراشید.

حالا که فهرست «نبایدهای» بهره‌وری را مرور کردیم، با دیدی واضح‌تر راهکارهای مدیریت زمان برای افزایش کارایی شخصی و شغلی را می‌توانیم بررسی کنیم. نکاتی که در این بخش ذکر می‌کنیم، گام‌های مفیدی هستند؛ ولی برای افراد مختلف بازدهی یکسانی ندارند. بنابراین، بهتر است این فهرست را کاتالیزوری برای بهبود و تصحیح شیوه‌ی کاری و فکری‌تان ببینید:

۱. ابتدا کارهای مهم را انجام دهید: این توصیه قانون ساده و البته کلید طلایی مدیریت زمان است. هرروز دو یا سه کار مهم‌تر را شناسایی کنید و قبل از سایر برنامه‌ها، انجامشان دهید. پس از تکمیل چند وظیفه‌ی مهم در روز، می‌توانید بااطمینان بگویید روز موفقی داشته‌اید. این روش استرس و دغدغه‌های ذهنی را نیز تاحد درخورتوجهی کاهش می‌دهد.

۲. نه گفتن را یاد بگیرید: محکم و مصمم باشید! فقط تعهداتی را بپذیرید که از عهده‌ی انجامشان برمی‌آیید و در مدت‌زمان مقرر، آن را به بهترین شکل می‌توانید انجام دهید. سایر کارها را می‌توانید به‌تأخیر بیندازید یا به دیگران محول کنید. به سایر درخواست‌ها نیز پاسخ منفی بدهید.

۴. همه‌ی حواس خود را روی کاری متمرکز کنید که انجام می‌دهید: تمام عواملی را از خود دور کنید که احتمالا حواستان را پرت می‌کنند؛ مانند تلفن‌همراه. فضای آرام و ساکتی را برای کارکردن انتخاب کنید. اگر محیط‌کار شلوغی دارید، باتوجه‌به شناختی که از خودتان دارید، راهکاری برای افزایش تمرکز بیابید.

۵. اجازه ندهید جزئیات کم‌اهمیت سرعت و انگیزه‌‌تان را کاهش دهد: بسیاری از اوقات، توجه بیش‌ازاندازه به جزئیات مدت‌زمان انجام پروژه‌ها را تاحدزیادی افزایش می‌دهد. شاید کمال‌گرایی مزایای خاص خود را داشته باشد؛ ولی بهترین راهکار این است که پس از تکمیل وظیفه یا پروژه‌ای، زمانتان را به بهبود جزئیات تعلق دهید.

۶. وظایف مهم را به عادات همیشگی‌تان تبدیل کنید: عادت‌کردن به امور مهم باعث می‌شود از انجامشان لذت ببریم. در‌این‌صورت، تمایل کمتری به شانه‌خالی‌کردن از زیر مسئولیت‌ها خواهیم داشت و از زمانمان بازدهی بیشتری دریافت می‌کنیم.

۷. برای تکمیل و اتمام کارها محدودیت زمانی مشخص کنید: تفکر اشتباه «این کار را شروع می‌کنم و تا وقتی‌ ادامه می‌دهم که تمام شود» را با ذهنیت «این کار را در طول سه ساعت تمام می‌کنم» جایگزین کنید. محدودیت زمانی علاوه‌بر افزایش کارایی، تمرکزتان را نیز بهبود می‌دهد.

۸. بین وظایف مختلف زمانی را برای استراحت درنظر بگیرید: وقتی وظیفه یا پروژه‌ای را به‌پایان بردید، پیش از شروع کار بعدی، مدتی استراحت کنید. همان‌طورکه در بخش قبل توضیح دادیم، در هیچ شرایطی از این استراحت صرف‌نظر نکنید.

 ۹. هیچ‌گاه به کل فهرست بلندبالای وظایف فکر نکنید: راحت‌ترین راهی که می‌تواند اراده‌ی شما را متزلزل کند، فکرکردن به فهرست طولانی کارهایی است که باید انجام دهید. به‌‌یاد داشته باشید چنین کاری تأثیر مثبتی بر انجام امور ندارد. درعوض، برای وظایف پیش رو برنامه‌ی زمانی تنظیم و اولویت و ترتیب اجرای آن‌ها را مشخص کنید.

۱۱. سیستم سازمان‌دهی امور ایجاد کنید: سازمان‌دهی عملکرد کمک زیادی به صرفه‌جویی زمان می‌کند. شاید فکر کنید اجرای چنین سیستمی، بسیار پیچیده و دشوار است. ولی اگر این کار را به‌تدریج انجام دهید، کارایی شما بسیار بهبود می‌یابد. در این زمینه، سعی کنید همیشه به قوانین سیستم پایبند باشید. برای مثال، مستندات مرتبط را به‌روز نگهدارید و مطمئن شوید همه‌ی امور را ازنظر گذرانده‌اید. نکته‌ی مفید دیگر در بهبود سیستم سازمان‌دهی، اجرای ساده‌ی آن است؛ به‌طوری‌که حفظ و به‌روزرسانی و کار با آن راحت باشد.

۱۲. فهرست کارهای روزانه و هفتگی داشته باشید: مهم نیست از چه ابزاری استفاده می‌کنید. مهم این است فهرست وظایف روزانه و هفتگی همیشه پیش چشمتان باشد. به‌علاوه، در تنظیم اهداف روزانه و هفتگی واقع‌بین باشید. تنظیم برنامه‌ی سنگینی که از عهده‌ی آن برنمی‌آیید، روحیه و بهره‌وری نهایی شما را کاهش می‌دهد.

۱۳. جلسه‌های غیرضروری را حذف کنید: بیشتر جلسات کاری منبع اتلاف زمان هستند. ترجیحا فقط در جلساتی شرکت کنید که دستور حضور در آن‌ها را از رئیستان دریافت کرده‌اید.

۱۴. درهای اتاق یا دفتر کار را قفل کنید: گاهی اوقات، فقط با این روش می‌توانید از مزاحمت‌هایی راحت شوید که تمرکزتان را برهم می‌زنند.

۱۵. کارهای مشابه را دسته‌بندی کنید: وظایف مختلف به تفکر و ذهنیت متفاوتی نیاز دارند. به‌همین‌دلیل، باید اجازه دهید ذهنتان سیر ثابت خود را درباره‌ی کارهای مشابه ادامه دهد. اگر بین وظایف مختلف در رفت‌وآمد باشید، با تعویض مداوم و غیرضروری در راستای فکرتان، بهره‌وری نهایی خود را کاهش می‌دهید.

• صبح زود از خواب بیدار شوید.
• به ضرباهنگ زندگی خود توجه کنید.
• برای یادآوری زمان هر وظیفه، از زمان‌سنج استفاده کنید.
• وای‌فای را خاموش‌ کنید.
• راه‌هایی برای صرفه‌جویی در وقتتان پیدا کنید (مثل خرید آنلاین)
• تقویمی روی دیوار نصب و کارهای مهم در روزهای خاص را علامت‌گذاری کنید.
• هرشب پیش از خواب، کارهای روز بعد را مشخص و یادداشت کنید.
• از بررسی مداوم ایمیل‌ها، شبکه‌های اجتماعی، گروه‌های چت همکاران و نظیر آن دست بکشید.
• زمانی را به معاشرت با دیگران اختصاص دهید و پس‌ازآن، روی کار متمرکز شوید.
• به برنامه‌های زمانی خود متعهد باشید.
• محل کار خود را مرتب کنید؛ زیرا محیط نامنظم و شلوغ تمرکز شما را ازبین می‌برد.

شاید این نکات ساده و کلیشه‌ای به‌نظر برسند. شاید فکر کنید هزاران‌بار این توصیه‌ها را شنیده یا خوانده‌اید. باوجوداین، کافی است فقط یک هفته این مسائل را رعایت کنید و از نتیجه‌ی به‌دست‌آمده شگفت‌زده شوید.

مدیران، یکی از قشرهای پرمشغله‌‌ی جامعه‌ی کاری، معمولا با مشکلات مدیریت بهینه‌ی زمان مواجه‌اند. در یکی از مقالات زومیت، راه‌حل‌های ساده‌ای به مدیران یادآوری کرده‌ایم که به آن‌ها کمک می‌کند از سردرگمی در وظایف متعددشان رهایی پیدا کنند:

۱. تعریف ضرب‌الاجل‌های کوتاه‌مدت: سعی کنید برای هر کار ضرب‌الاجلی کوتاه‌تر از فرصت دراختیارتان درنظر بگیرید. برای مثال، اگر فکر می‌کنید انجام وظیفه‌ای به سه روز زمان نیاز دارد، مهلت تکمیل آن را دو‌و‌نیم روز تعریف کنید. به این ضرب‌الاجل پایبند بمانید. بازهم به‌جای کمال‌گرایی، به‌پایان‌دادن وظایف فکر کنید.

۲. کارهای مهم را به تقویم اضافه کنید: در انجام کارهای مهم، نباید منتظر خالی‌شدن زمان بمانید. برای مسائل ضروری‌تر، فورا جایی در تقویم کاری بازکنید؛ درغیر این‌صورت، کارهای غیرضروری همه‌ی زمانتان را هدر می‌دهند.

۴. وظایف را به دیگران محول‌ کنید: سعی نکنید همه‌ی برنامه‌ی کاری خود را به‌تنهایی پیش ببرید. تاحدممکن وظایف را به افرادی واگذار کنید که از عهده‌ی آن برمی‌آیند.

۵. تیمی منسجم با بهره‌وری چشمگیر تشکیل دهید: افرادی را در تیم خود جمع کنید که از شما باهوش‌تر، سریع‌تر، باتجربه‌تر و بهتر هستند. تیمی منسجم با بهره‌وری زیاد به پیشرفت کارهایتان سرعت می‌بخشد.

۶. برنامه‌ی کاری و زمانی خود را تقسیم‌بندی کنید: یک روز در هفته را برای منظم‌کردن برنامه‌ی کاری درنظر بگیرید. در این برنامه‌، هدف‌های مدت‌دار را مشخص کنید و وظایف را در این تقسیم‌بندی‌ها پخش کنید. اهداف هفتگی یا چندروزه برای تقسیم‌بندی وظایف بسیار مفید هستند.

۷. کارهای غیرضروری را به آخر روز موکول کنید: کارهایی که با وجود فایده‌ی اندک مجبورید انجامشان دهید، در پایان روز انجام دهید؛ مانند پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها و حساب‌های کاربری. اگر می‌خواهید بهره‌وری بیشتری داشته باشید، ابتدای روز خود را به کارهایی اختصاص دهید که به خلاقیت بیشتری نیاز دارند.

۸. اگر در انجام کاری ناموفق هستید، آن را رها کنید یا کمک بگیرید: گاهی اوقات، پس از صرف انرژی زیاد پی می‌برید از عهده‌ی انجام وظیفه‌ای برنمی‌آیید. بهتر است چنین اموری را مدتی رها کنید و دوباره تمرکزتان را به‌دست آورید. به‌علاوه، می‌توانید از دیگران نیز کمک بگیرید و مسائل را به‌صورت تیمی پیش ببرید.

۹. از مشاوره‌ی مربی یا منتور استفاده کنید: مشاوره با فردی باتجربه در زمانی‌که کارها با مشکلات بزرگی مواجه شده‌اند، به شما کمک می‌کند از اتلاف وقت جلوگیری کنید. در‌این‌صورت، اعتمادبه‌نفس بیشتری نیز به‌دست می‌آورید.

۱۰. در تنظیم برنامه‌ی زمانی، سلامتی خود را مدنظر داشته باشید: شما به‌عنوان مدیر باید بیش از سایر افراد نگران سلامتی جسمی و روحی‌تان باشید. ورزش و استراحت را فراموش نکنید و وظایفتان را طوری تنظیم کنید که ازلحاظ روحی و جسمی آسیب نبینید.

تکنیک پومودورو برمبنای اصل بسیار ساده‌ای عمل می‌کند: زمانی‌که با وظیفه‌ی بزرگی رو‌به‌رو شدید، آن را به اهداف کوچک‌ و کوتاه‌مدت با زمان محدود تقسیم‌بندی کنید. برای اجرای این تکنیک، به مراحل زیر توجه کنید:

• یک وظیفه‌ی مشخص انتخاب کنید.
• تایمر را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
• پس از هر ۲۵ دقیقه تمرکز و فعالیت، ۵ دقیقه استراحت کنید.
• بعدازاینکه چهار مرتبه دوره‌ی ۲۵ دقیقه تمرکز و فعالیت و ۵ دقیقه استراحت را تکرار کردید، به خود استراحت ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای بدهید.

در دوره‌ی استراحت کوتاه‌مدت ۵ دقیقه‌ای، می‌توانید قهوه یا آب بنوشید یا کمی در فضای باز قدم بزنید. در استراحت بلندمدت که بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه است، باید کاری انجام دهید که به شما انرژی زیادی بدهد تا برای وظایف بعدی آماده شوید.

با کمک این تکنیک می‌توانید با چند قدم ساده تمام سردرگمی و بی‌نظمی‌هایی را پشت‌سر بگذارید که با آن درگیرید:

• سه هدف مشخص و واضح تعیین کنید.
• به‌جای تعیین ضرب‌الاجل زمانی، میزان کاری را مشخص کنید که هرروز باید انجام دهید.
• برای خودتان خط‌مشی و قوانینی تنظیم کنید. به‌عنوان‌ مثال، اگر بیمار شوید یا به هر دلیل مهمی نتوانید کار را تمام کنید، باید بدانید کار را چگونه ادامه می‌دهید.  
• هر هدف را ماهانه روی تقویم علامت بزنید. سپس، تقویم‌ را روی دیوار نصب کنید.
• با ماژیک قرمز وظایفی معینی را که طبق برنامه‌ی زمانی هرروز برای رسیدن به اهداف انجام می‌دهید، در تقویم به‌شکل زنجیره علامت‌گذاری کنید.

همان‌طورکه از نام تکنیک مشخص است، اساس کار این روش مدیریت زمان، ادامه‌یافتن زنجیره‌ها است یا صرف وقت و به‌پایان‌‌رساندن تمام‌ کارهایی که باید در یک روز انجام دهید و بعد علامت‌زدن آن‌ روز روی تقویم. این مراحل بسیار ساده به‌نظر می‌رسند؛ ولی با همین روال، بسیاری از کارهای عقب‌افتاده و فراموش‌شده‌ انجام می‌شوند.

اغلب انسان‌ها وقت خود را صرف کارهایی می‌کنند که زمان کمتری می‌برد. بدین‌ترتیب حس می‌کنند در یک بازه‌ی زمانی، کار بیشتری انجام داده‌اند. باتوجه‌به این موضوع، وقتی به انجام کارهای بزرگ‌تر فکر می­‌کنید که باعث پیشرفت بیشتر شما می­‌شود، باید این کارها را به فهرست کارهای روزانه‌ی کنترل‌کردنی خود تبدیل کنید. وظایفتان را به پروژه­‌های کوچکی قسمت و این پروژه‌های کوچک را با سرعت بیشتری تکمیل کنید. پس از خط‌زدن هریک از این بخش‌ها، احساس بهتری خواهید داشت. درعین‌حال، روی توسعه‌ی عادات مثبت ذکرشده در این مطلب نیز کار کنید.