پنج ابزار کارآمد برای نگارش ایمیل

امروزه در ارتباطات بین افراد، ارسال متن به هر شکل و روشی بر ارتباط تلفنی و رو در رو پیشی گرفته است. از ارسال پیامک که گونه‌ی رایج ارتباطات عمومی است تا ارسال ایمیل که حالت رسمی‌تر دارد. در حال حاضر اکثر ارتباطات رسمی شرکت‌ها و افراد حقوقی از طریق ایمیل صورت می‌گیرد. حتما شما نیز در اکثر موارد مجبور به ارسال ایمیل به افراد مختلف شده‌اید و نحوه‌ی تنظیم و نگارش آن برای‌تان چالش ایجاد کرده است. با زومیت همراه شوید تا با ابزارهای مختلفی که در این زمینه به شما کمک می‌کنند آشنا شوید.

حل مشکلات ایمیل‌ها هنوز هم جزو امور وقت گیر افراد به شمار می‌رود. مطالب بسیاری در خصوص اصول نگارش ایمیل‌ها و همچنین خلوت نگه داشتن اینباکس وجود دارد. توسعه دهندگان اپلیکیشن‌ها نیز در تلاش برای توسعه‌ی اپلیکیشن‌های جدید در این خصوص هستند. یاهو و جی‌میل نیز به سرعت هر ایده و طرح موفقی را در این خصوص خریداری می‌کنند.

هرزنامه‌ها آسیب‌ها و مشکلات فراوانی را در موارد مختلف برای افراد به وجود می‌آورند اما مزایای استفاده از ایمیل بسیار زیادتر از مشکلات آن است. ما در این مقاله قصد نداریم تا در خصوص اصول یا هنر نگارش ایمیل بحث کنیم بلکه می‌خواهیم ابزارهای مفیدی در این خصوص معرفی کنیم تا شما با استفاده از آن‌ها سرعت و نحوه‌ی نگارش خود را بهبود بخشید. در ادامه به معرفی پنج ابزار جدید و کاربردی که محبوبیت بسیاری پیدا کرده‌اند، خواهیم پرداخت.

متن ایمیل باید مختصر و مفید و واضح باشد. فرض کنید می‌خواهید به فردی همچون مارک زاکربرگ که مشغله‌ی زیادی دارد ایمیل بزنید در این حال باید سعی کنید که منظور و پیامتان را در کوتاهترین جملات و بطور واضح بیان کنید.

میل منتور یک ابزار رایگان ساده است که خیلی سریع به شما می‌گوید که ایمیل‌تان برای خواندن مناسب است یا نه؟ این ابزار با کپی کردن متن ایمیل‌تان در تکست باکس مربوطه شروع به کار می‌کند. در نهایت این ابزار، زمان مورد نیاز برای خواندن ایمیل و سطح نوشتاری آن و پیشنهاد برای برخی تغییرات در متن ایمیل را برایتان نمایش خواهد داد. با چندین بار استفاده از این ابزار شما روش ساده سازی ایمیل‌هایتان را یاد خواهید گرفت. همچنین به یاد داشته باشید که انتخاب موضوع و امضای نوشتاری مناسب برای ایمیل نیز کمک زیادی به خواننده‌ی آن در خصوص درک مقصود نویسنده خواهد داشت.

مارکداون ترکیبی از زیبایی فرمت و بهبود سرعت خواندن را روی ایمیل به وجود می‌آورد. اگر شما یک برنامه نویس یا توسعه دهنده‌ی نرم افزار باشید استفاده از این ابزار برایتان بسیار راحت خواهد بود. در غیر این صورت می‌توانید کار با این ابزار را به سرعت یاد بگیرید.

این ابزار یک افزونه مرورگر است که شما را برای نوشتن ایمیل‌هایتان به شکل ساده‌ترین زبان نشانه‌گذاری وب میسر می‌سازد. قسمت تکست باکس ایمیل را باز کنید و متن مارکداون را در آن وارد کنید. با کلیک راست روی قسمت خالی ایمیل و انتخاب گزینه‌ی "Markdown Toggle" از منوی باز شده، متن مربوطه به متن نرمال با قالب بندی مورد نظر شما که در ساختار متنی مارکداون مشخص کردید، تبدیل می‌شود.

مارکداون هم اکنون برای مرورگرهای کروم، فایرفاکس، سافاری و اپرا و اپلیکیشن‌های تاندربیرد و پست‌باکس در دسترس است.

پیش پا افتاده‌ترین روش برای استفاده از قالب‌های آماده، ذخیره‌ی آن‌ها به عنوان پیش‌نویس یا پاسخ‌های آماده است. اما آیا به نظر شما استفاده از قالب‌های ایجاد شده با یک افزونه‌ی کروم رایگان برای افزایش سرعت و کارایی، بهتر نیست؟

این ابزار روی Gmail، Outlook.com و Yahoo نیز کار می‌کند اما برای داشتن ویژگی‌های پیشرفته‌تر نیاز به پرداخت پول دارد. همچنین برای راحتی و افزایش سرعت می‌توانید از میانبرهای صفحه کلید نیز استفاده کنید.

قالب‌ها ما را از زحمت تایپ کردن مداوم متون مشابه رهایی می‌دهد. بنابراین سعی کنید روی آماده سازی پیام‌ها و ایمیل‌های قالبی مانند متن پیام‌های مرتبط با خرید و فروش یا پیشنهاد قیمت به مشتری یا پیام تشکر و قدردانی، وقت بگذارید. همچنین به یاد داشته باشید که استفاده از ایمیل‌های از قبل طراحی شده موجب کاهش خطاهای مختلف می‌شود.

گاهی یک خطای تایپی حتی می‌تواند موجب فسخ قرارداد شود. برای کاهش خطاهای مختلف در متن ایمیل یا هر متن مهم دیگری، شما نیاز دارید که قبل از زدن دکمه ارسال، مقداری زمان برای مرور متن ایمیل خود صرف کنید یا اینکه به ابزارهای چک کننده املا و گرامر اطمینان کنید.

افزونه‌ی کروم گرامرلی یک ابزار پیشرفته کنترل متن است که متن را بر پایه ۲۵۰ قاعده‌ی گرامری چک می‌کند و برای تصحیح خطاهای متنی یافت شده پیشنهادات مختلفی ارائه می‌کند. این ابزار توسط چرخ دنده‌ی موجود در گوشه‌ی تکست باکس کار می‌کند. اما بهتر بود توسعه دهندگان این ابزار گزینه‌ای را نیز برای غیر فعال کردن این کنترل‌گر متن فراهم می‌ساختند تا در زمان‌هایی که به آن نیازی نیست بتوان آن را غیر فعال کرد. این ابزار به دلیل کاربرد زیاد طرفداران زیادی پیدا کرده است.

یک اپلیکیشن iOS رایگان که ایده‌ی "Too Long, Didn't Read" یا "متن طولانی را کسی نمی‌خواند" را دنبال می‌کند و با جی‌میل نیز سازگار است. در این اپلیکیشن ابتدا شما می‌توانید فقط متنی تا ۳۰ کلمه را تایپ کنید، هر چند در صورت نیاز می‌توان بعدا کلمات بیشتری به آن بیافزایید. این اپلیکیشن امکان ارسال ایمیل کامل و طولانی را نیز فراهم می‌کند. هدف اصلی این ابزار رعایت مختصر نویسی برای صرفه جویی در وقت است.

علاوه بر ابزارهای معرفی شده، تعداد زیادی اپلیکیشن و افزونه‌ی مرورگر نیز وجود دارد که هر کدام به نحوی شما را در نگارش بهتر ایمیل یاری می‌کنند.

مشکلات شما برای نگارش و ارسال ایمیل چیست؟ تجربیات خود را در خصوص ابزارهای مختلف مورد استفاده برای تهیه و ارسال ایمیل با دیگران به اشتراک بگذارید.