آموزش ساخت Sheet View در اکسل برای پروژه‌های گروهی

آیا تا به حال در اسپردشیت مشترک و زمانی که فرد دیگری در حال مرتب کردن داده‌ها و تغییر فیلترها است، به بررسی و تحلیل اطلاعات اقدام کرده‌اید؟ مطمئناً چنین شرایطی برای انجام کارهای مهمی که به دقت مضاعف نیاز دارند مناسب نیست؛ اما خوشبختانه روشی وجود دارد که در آن از بروز چنین بی‌نظمی و ناهماهنگی جلوگیری می‌شود.

به گزارش Howtogeek، همکاری لحظه‌ای در مایکروسافت آفیس قابلیتی مناسب و ضروری است؛ اما گاهی اوقات می‌تواند در کار کارکنان مانع ایجاد کند. تصور کنید زمانی که روی اطلاعات بخشی از متن تمرکز کرده‌اید و با دقت در حال مطالعه آن هستید، ناگهان صفحه تغییر می‌کند؛ اما اگر یک نمای موقت (temporary view) ایجاد کنید، می‌توانید درحالی‌که باقی کارکنان در صفحات جابه‌جا می‌شوند، با خیال راحت به کار خود ادامه بدهید. یکی از ویژگی‌های جذاب دیگر نمای موقت این است که می‌توانید آن را ذخیره و بعداً استفاده کنید.

مایکروسافت این ویژگی اکسل را Sheet Views می‌نامد. در اینجا خلاصه‌ای از در دسترسی و نحوه کار آن آورده شده است:

• این ویژگی در Microsoft Excel 365 برای ویندوز و مک، همراه با اکسل تحت وب در دسترس است.
• در برنامه دسکتاپ اکسل، باید فایل خود را در OneDrive ،OneDrive for Business یا SharePoint ذخیره کنید. در غیر این صورت ویژگی مذکور در دسترس نخواهد بود.
• تغییراتی که روی سلول‌های اکسل انجام می‌دهید، صرف نظر از نمای مورد استفاده، ذخیره می‌شوند.
• قابلیت Sheet View فقط برای اسپردشیت فعال در دسترس است.

اکنون که با اصول Sheet Views در اکسل آشنا شدید، زمان استفاده از این ویژگی فرا رسیده است. اکسل خود را باز و برای ایجاد نمای موقت، یک صفحه انتخاب کنید.

به تب View بروید. در انتهای سمت چپ ردیف، Sheet View را مشاهده خواهید کرد. روی New کلیک کنید.

بلافاصله متوجه تفاوت ظاهر شیت خود خواهید شد:

• رنگ پس‌زمینه هدرهای ستون و ردیف به سیاه تغییر می‌کند.
• آیکون Temporary View در منوی کشویی Sheet View نمایش داده می‌شود. 
• نماد چشم در کنار نام شیت ظاهر می‌شود. نشانگر خود را روی نماد قرار بدهید تا نام فعلی Sheet View را ببینید.

هنگامی که در نمای موقت جدید قرار گرفتید، می‌توانید بدون دخالت و مزاحمت افراد دیگری که هم‌زمان با شما در حال بررسی شیت هستند، روی آن کار کنید. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد که بتوانید مطالب را به‌طور دلخواه فیلتر یا دسته‌بندی کنید؛ درست مانند زمانی که به‌تنهایی در حال کار در اکسل هستید.

اگر شخص دیگری نیز به‌طور فعال در حال کار کردن روی شیت اشتراکی باشد و دسته‌بندی‌ها و فیلترها را تغییر بدهد، از شما پرسیده می‌شود که آیا می‌خواهید کار او را ببینید یا قصد دارید در صفحه خود باقی بمانید؟

• ۷ ترفند اکسل برای صرفه‌ جویی در زمان انجام پروژه
• آموزش رسم نمودار در اکسل و معرفی انواع نمودار و گراف و کاربرد آن‌ها

یکی از ویژگی‌های خوب Sheet View این است که می‌توانید آن را ذخیره کنید و حتی به شما اجازه داده می‌شود که بیش از یک ذخیره به ازای هر صفحه داشته باشید. می‌توانید این کار را با کلیک روی Keep در قسمت Sheet View انجام بدهید. با این کار فایل شما با نام‌های پیش‌فرضی مانند View1 ،View2 و ... ذخیره می‌شود.

همچنین می‌توانید با کلیک روی جعبه کشویی Sheet View، نمایی را ذخیره کنید و نام مورد نظر خود را به آن اختصاص بدهید.

از جعبه کشویی Sheet View استفاده کنید تا هر زمان که دوست داشتید بین نماهای مختلف جابه‌جا شوید. برای بازگشت به نمای پیش‌فرض، گزینه مورد نظر را از لیست کشویی انتخاب کنید. در آخر نیز برای خروج از آن، کافی است به‌سادگی دکمه Exit را کلیک کنید.

نماهایی که استفاده و ذخیره می‌کنید خصوصی نیستند. هرکسی که شیت را با او به اشتراک می‌گذارید می‌تواند این نماها را ببیند و استفاده کند. آن‌ها همچنین می‌توانند نماهای خود را براساس شیت شما ایجاد کنند. در نهایت هر کدام از این نماها در کادر کشویی Sheet View ظاهر می‌شوند.

این قابلیت هم خوب و هم بد است. از آن‌جایی که هر کسی می‌تواند از نماهایی که دیگران ذخیره کرده‌اند استفاده کند، این ویژگی خوب به نظر می‌رسد. اما باید به این مسئله نیز توجه داشته باشید که هر فردی می‌تواند نماهای ذخیره‌شده را تغییر بدهد.

اگر می‌خواهید نام یک Sheet View را تغییر بدهید و آن را کپی یا حذف کنید، روی Options در قسمت Sheet View کلیک کنید.

 بدین شکل، می‌توانید نماهای ذخیره‌شده توسط همه کاربران را در یک مکان مدیریت کنید.

 با روش گفته‌شده در این آموزش، می‌توانید بهره‌وری بیشتری در محیط اکسل گروهی داشته باشید. با استفاده از Temporary view می‌توانید بدون نگرانی و با تمرکز بالا به تحلیل داده‌های پروژه خود بپردازید.

امیدواریم مطالب آموزشی این مقاله برای شما همراهان زومیت مفید باشد.