چطور یک فایل اکسل شلوغ و بی‌نظم را در کم‌ترین زمان منظم و مرتب کنیم؟

اکسل برنامه‌ای بسیار کامل و کاربردی برای ارائه‌ و تجزیه‌و‌تحلیل اطلاعات، مدیریت زمان و انجام بسیاری وظایف دیگر است؛ اما وقتی اطلاعات به‌درستی مرتب‌ نشوند، با بی‌نظمی‌هایی همراه خواهند بود و تایپ مجدد آن‌ها هم زمان می‌برد.

روش‌های مختلفی برای مرتب‌سازی مجدد اطلاعات در اکسل وجود دارد؛ اما در این مطلب به مفیدترین و کارآمدترین روش‌ها می‌پردازیم.

فرض کنید صفحه گسترده‌ای شامل نام و شماره‌ی کارت ورود به امتحان افراد دارید. اگر اطلاعات را از منابع دیگری مانند ورد به صفحه گسترده خود کپی کنید، ممکن است به‌هم‌ریختگی‌هایی مثل تصویر زیر در داده‌ها ایجاد شود.

اکسل طوری طراحی شده است که هر ستون باید دارای یک نوع اطلاعات باشد. در مثال ما، باید نام شخص در ستون A و شماره‌ی کارت ورود به امتحان افراد در ستون B قرار بگیرد و هر ردیف حاوی جزئیات یک متغیر (در این مثال، نام شخص) باشد.

برای رسیدن به نتیجه‌ی مورد نظر، Ctrl+G را فشار دهید تا کادر Go To باز شود. اگر اطلاعات دیگری در شیت خود دارید، ابتدا قسمتی را درنظر بگیرید که می‌خواهید اول مرتب شود. سپس روی Special کلیک کنید.

در این مرحله نوع داده‌ی مورد نظرتان را انتخاب کنید. در مثال یادشده، ابتدا می‌خواهیم تنها سلول‌هایی را که حاوی متن (نام افراد) هستند انتخاب کنیم. بنابراین روی Constants کلیک کنید، سپس تیک Numbers و Logicals و Errors را بردارید و Text را به‌عنوان گزینه‌‌ی فعال برای بررسی داده‌ها نگهدارید.

روی OK کلیک کنید تا فقط متن انتخاب شود.

اکنون Ctrl+C را فشار دهید تا متن کپی شود. اولین سلول در ستون مورد نظر برای جای‌گذاری داده‌ها را انتخاب کنید و Ctrl+V را فشار دهید تا داده‌ها به‌راحتی و بدون نقص بین هر سلول قرار بگیرند.

این فرایند را برای اعداد تکرار کنید؛ اما این‌بار، تیک Constants و Numbers را بزنید.

اعداد انتخاب‌شده را کپی و در ستون کنار نام‌ها قرار دهید.

اکنون ستون اصلی خود را با راست‌کلیک روی هدر ستون حذف کنید.

استفاده از این روش تضمین می‌کند که ترتیب داده‌ها حفظ شود. همچنین به به‌کارگیری فرمول‌ها در این فرایند نیازی نخواهید داشت. علاوه‌بر‌این، شما قادر خواهید بود تا جدول را به گونه‌ای قالب‌بندی کنید که امکان مرتب‌سازی داده‌ها یا افزودن سطرها و ستون‌های جدید فراهم باشد.

همانطور که دیدید، با بازکردن کادر Go To Special، انواع مختلف داده‌ها را می‌توانید انتخاب کنید و در ستون جدیدی قرار دهید.

در مثال زیر، هدف ما این است که جدول خود را طوری تغییر دهیم که تاریخ‌ها به صورت افقی و نام افراد به صورت عمودی قرار بگیرند. انجام اینکار به‌صورت دستی ممکن است زمان‌ ببرد و احتمال خطا در کپی‌کردن هم وجود دارد. خوشبختانه، می‌توان داده‌های اکسل را در چند مرحله‌ و کمترین زمان از سطر به ستون انتقال داد.

بسیاری از آموزش‌ها ادعا می‌کنند که نمی‌توان جدول‌های قالب‌بندی شده را جابه‌جا کرد؛ اما این مطلب صحیح نیست. درواقع این فرایند بدون توجه به اینکه جدول شما با استفاده از گزینه‌ی Format As Table در اکسل فرمت‌بندی شده یا خیر، عملی است.

تمام داده‌های جدول خود از جمله هدر ردیف را انتخاب کنید و کلیدهای Ctrl+C را فشار دهید. سپس، روی سلولی که می‌خواهید داده‌های کپی‌شده را در آن قرار دهید کلیک کنید و کلیدهای Ctrl+Alt+V را بزنید تا منوی Paste Special باز شود.

اکنون باید روش تبدیل داده‌ها را انتخاب کنید. به‌عنوان مثال، چون تاریخ‌ها در جدول ما وجود دارند، باید اطمینان حاصل کنیم که فرمت‌های عددی به‌درستی منتقل می‌شوند. در غیر این صورت، تاریخ‌ها صحیح منتقل نخواهند شد. پس، روی دکمه‌ی Values and Number Formats کلیک می‌کنیم. سپس باید گزینه‌ی Transpose را علامت بزنید؛ زیرا این تابع وظیفه‌ی جابه‌جایی ردیف‌ها و ستون‌ها را برعهده دارد. در پایان، روی OK کلیک کنید.

سپس داده‌ها را به موقعیت انتخاب‌شده منتقل کنید. حالا می‌توانید جدول اصلی را حذف کنید و به تنظیم جدول جدید مطابق خواست خودتان بپردازید.

روش‌های متعددی برای مرتب کردن اعداد به‌صورت صعودی یا نزولی و مرتب کردن اسامی براساس حروف الفبا وجود دارد. انتخاب روش مناسب برای انجام اینکار، به این بستگی دارد که ستونی که مرتب می‌‌کنید به داده‌های دیگر وابسته است یا خیر.

اگر می‌خواهید داده‌هایی را مرتب کنید که از کاملا مجزا از یکدیگرند، کافی است پس از انتخاب آن‌ها، راست‌کلیک کنید و در منوی ظاهرشده، نشانگر را روی Sort ببرید.

سپس چندین گزینه را مشاهده خواهید کرد. برای مثال، اگر داده‌های شما یک سری اعداد هستند، می‌توانید آن‌ها را از کوچک‌ترین به بزرگ‌ترین یا برعکس مرتب‌سازی کنید.

همچنین، با انتخاب داده‌ها، گزینه‌های موجود در گروه Sort And Filter در تب Data را مشاهده خواهید کرد. در اینجا می‌توانید روی دکمه‌های «A-Z» یا «Z-A» کلیک کنید تا داده‌ها سریع مرتب شوند یا روی Sort کلیک کنید تا به گزینه‌های بیشتری دسترسی داشته باشید.

اگر روی Sort کلیک کنید، کادر زیر را مشاهده خواهید کرد. در صورت تمایل، می‌توانید داده‌ها را براساس رنگ سلول (Cell Color) یا فونت (Font Color) مرتب کنید.

اگر از روش‌های بالا برای مرتب‌سازی یک ستون در جدول استفاده کنید، بقیه‌ی ستون‌ها به همان شکل قبلی خود باقی می‌مانند و جدول شما دیگر دقیق خوانده نمی‌شود. در این حالت باید دکمه‌های فیلتر را به جدول خود اضافه کنید.

برای اضافه کردن دکمه‌ی فیلتر به جدول، سلولی را در جدول خود انتخاب کنید و در تب Data، روی Filter کلیک کنید.

سپس دکمه‌های فیلتر را خواهید دید که با کلیک روی آن‌ها می‌توانید ستون‌‌ها را، با اطمینان از هماهنگ‌بودن هر ردیف، مرتب کنید.

گاهی اوقات شاید بخواهید داده‌ها را به دو یا چند سلول تقسیم کنید. به‌عنوان مثال، اگر یک سلول شامل چندین داده باشد، تقسیم‌کردن آن‌ها به سلول‌های جداگانه، امکان استفاده‌‌ی بهینه‌تری را فراهم می‌کند.

در این مثال می‌خواهیم اسامی ستون A را طوری تقسیم کنیم که نام‌های کوچک در ستون B و نام‌های خانوادگی در ستون C قرار گیرند.

با تایپ اولین مورد در ستون B شروع کنید.

سپس، سلول پایین را انتخاب کنید و کلیدهای Ctrl+E را فشار بدهید یا در تب Data روی FlashFill کلیک کنید. این عمل به‌طور خودکار از الگوی اولین خانه‌ی این ستون پیروی می‌کند؛ در مثال ما، اولین کلمه را از ستون A بیرون می‌کشد.

حالا می‌توان همان فرایند را برای ستون C و نام‌های خانوادگی انجام داد.

برای تکمیل کار، پس از فرمت‌بندی جدول، داده‌های اضافی را پاک کنید.

امیدواریم این آموزش برایتان مفید بوده باشد. اگر قصد دارید براساس داده‌های ارائه‌شده در اکسل، نمودار رسم کنید، آموزش رسم نمودار در اکسل را از دست ندهید.