چطور نام و نام خانوادگی را در ستون‌های اکسل تفکیک کنیم؟

جداسازی نام و نام‌ خانوادگی در صفحه‌گسترده‌ی اکسل کار رایجی محسوب می‌شود که انجام دستی آن می‌تواند وقت‌گیر باشد. خوشبختانه، اکسل چندین روش مؤثر برای خودکارسازی این فرایند فراهم کرده است که به شما کمک می‌کند تا در وقتتان صرفه‌جویی شود.

یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای تفکیک نام و نام‌خانوادگی در اکسل، استفاده از جداکننده‌ها (Delimiters) به‌حساب می‌آید. جداکننده ویژگی‌ای است که بخش‌های مختلف داده‌های متنی را از هم جدا می‌کند. برای جدا کردن نام و نام خانوادگی با استفاده از ابزار Delimiters، مراحل زیر را پیش ببرید:

• ستونی را که در آن نام و نام‌خانوادگی قرار دارد و قصد دارید از هم جدا شوند، انتخاب کنید.

• به تب Data بروید و در بخش Data Tools روی Text to Columns کلیک کنید.
• Delimited را انتخاب کنید و Next را بزنید.
• کادر Space را علامت بزنید و روی Next کلیک کنید.

• اکسل به‌طور پیش‌فرض داده‌های اصلی را در همان ستون بازنویسی خواهد کرد. برای اینکه داده‌ی اصلی دست‌نخورده باقی بماند، ستون دیگری را در بخش Destination مشخص کنید.

• برای تأیید روی Finish کلیک کنید.

بدین‌ترتیب، اکسل نام و نام خانوادگی را به دو ستون تقسیم می‌کند.

یکی دیگر از روش‌ها برای تفکیک نام و نام خانوادگی، استفاده از تابع TEXTSPLIT اکسل است. این فرمول به شما اجازه می‌دهد که متن را براساس یک جداکننده‌ی مشخص به چند ستون یا ردیف تقسیم کنید.

• در ستونی که حاوی نام و نام‌خانوادگی است و می‌خواهید آن را جدا کنید، آدرس سلول (در این مثال A3) را مدنظر قرار دهید.
• به سلولی بروید که می‌خواهید نام در آن ظاهر شود.
• فرمول TEXTSPLIT(A3, " ")= را تایپ کنید و اینتر را فشار دهید. این فرمول نام و نام‌ خانوادگی را در سلول A3 تقسیم می‌کند؛ بنابراین نام به‌ترتیب در سلول انتخاب‌شده و نام خانوادگی در سلول مجاور قرار می‌‌گیرد.

• برای اعمال فرمول روی کل ستون، ابزار پرکردن (مربع کوچک گوشه‌ی پایین سلول انتخاب‌شده) را به سمت پایین بکشید تا تمام ردیف‌های مورد نیاز پوشش داده شوند.

اگر تمایلی به استفاده از توابع یا فرمول‌های اکسل برای تفکیک نام و نام‌ خانوادگی ندارید، روش سریع‌تری هم وجود دارد. ویژگی Flash Fill در اکسل، که با استفاده از میانبر Ctrl+E فعال می‌شود، به شما امکان می‌دهد تا نام‌ و نام‌‌ خانوادگی را در ستون‌ تفکیک کنید.

• مطمئن شوید که داده‌های شما (نام و نام‌ خانوادگی) در یک ستون قرار دارند.
• در سلولی که می‌خواهید نام استخراج‌شده قرار بگیرد، به‌‌طور دستی نام را تایپ کنید. طبق تصویر زیر، در سلول A3، نوید عموزاده نوشته شده است؛ بنابراین نوید را در سلول B3 می‌نویسیم.

• سلولی که نام را در آن وارد کرده‌اید، انتخاب کنید و Ctrl + E را فشار دهید. اکسل نام‌های کل ستون را با شناسایی خودکار الگو، پر می‌کند.
• به‌طور مشابه، در ستون بعدی، اولین نام‌ خانوادگی را در ستون A تایپ کنید. طبق تصویر، سلول A3 نوید عموزاده است؛ بنابراین عموزاده را در سلول C3 تایپ کنید.
• با انتخاب C3، دکمه‌های Ctrl + E را دوباره فشار دهید. اکسل به‌طور خودکار نام‌ خانوادگی تمام ردیف‌ها را براساس الگوی تشخیص‌داده‌شده پر خواهد کرد و به‌همین راحتی نام و نام‌ خانوادگی جدا می‌شوند.

دانستن نحوه‌ی جداسازی نام و نام‌خانوادگی در اکسل می‌تواند به شما در سازماندهی بهتر صفحه‌گسترده‌تان کمک کند. با روش‌هایی مانند Text to Columns، Flash Fill و فرمول‌های اکسل می‌توانید روشی را انتخاب کنید که به بهترین شکل با نیازهای شما سازگار باشد.

اگر دوست دارید پروژه‌هایتان را سریع‌تر انجام دهید تا در وقتتان صرفه‌جویی شود، مقاله‌ی ترفندهای کاربردی اکسل را از دست ندهید.