چگونه فرمت متن را در اکسل تغییر دهیم؟

مایکروسافت اکسل تقریباً برای هرچیزی روش‌های مختلفی دارد و کاربران با سطح تسلط متفاوت می‌توانند با ترفندهای اکسل، به روش‌های متنوعی از ابزار آن برای افزایش بهره‌وری خود و انجام فعالیت‌ها کمک بگیرند. شرایطی را درنظر بگیرید که در هر سلول اکسل داده‌هایی از نوع متن (Text) وارد شده است که برخی از آن‌ها با حروف بزرگ انگلیسی و برخی با حروف کوچک انگلیسی یا به‌صورت ترکیبی از هر دو حالت نوشته شده‌اند.

مصطفی عسگری

بهترین برنامه‌های رایگان جایگزین مایکروسافت اکسل

مطالعه '8

برای تغییر حالت نوشتاری داده‌های متنی در اکسل و تبدیل حروف بزرگ به حروف کوچک یا مرتب کردن آن به‌طور صحیح که حرف اول هر کلمه با حرف بزرگ و باقی کلمه با حرف کوچک نوشته شوند، می‌توان ۳ روش معرفی کرد که هرکدام مزیت‌های خاص خود را در موقعیت مشخصی دارند.

در این آموزش ما از نسخه‌ی آنلاین مایکروسافت ۳۶۵ استفاده کرده‌ایم، دقت داشته باشید که نسخه‌های دیگر در روش اجرای فرایند تفاوت زیادی با این نسخه ندارند.

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های اکسل این است که می‌توان فرایندهای مختلف را در آن با فرمول اجرا کرد. اولین روش تغییر نوشتار حروف بزرگ و کوچک در اکسل استفاده از فرمول است که درادامه به آن می‌پردازیم. مزیّت استفاده از فرمول این است که عملکرد پویا و منعطف‌تری دارد.

فرض کنید جدولی از داده‌های متنی مشابه عکس بالا دارید که در آن اسامی بدون هیچ نظمی و با حروف بزرگ و کوچک نوشته شده‌اند. در ستون اول فهرست اسامی نامرتب را مشاهده می‌کنید و در ستون‌های بعدی فرمول‌های مختلف را برای تغییر نوشتار داده‌های متنی اعمال می‌کنیم.

در ستون اول می‌خواهیم نوشتار تمام فهرست اسامی را به حروف بزرگ تغییر دهیم.

• در ردیف مقابل اسم اول، روی سلول خالی کلیک کنید تا انتخاب شود.
• علامت = را تایپ کنید و بلافاصله فرمول Upper را وارد کنید و بعداز آن یک پرانتز باز بگذارید.
• حالا با ماوس روی نام اول از ستون قبلی کلیک کنید تا مقدار ستون به فرمول اضافه شود.

• پرانتز را ببندید و کلید Enter را روی کیبورد فشار دهید تا فرمول اعمال شود.
• اگر رشته متن تماماً به حروف بزرگ نوشته شود یعنی فرایند صحیح اجرا شده است.
• حالا برای واردکردن باقی فهرست، باید گوشه پایین سمت راست سلول اول دوبار کلیک کنید تا تمام داده‌های ستون قبلی به‌صورت خودکار به ستون جدید اضافه شوند.

بعداز وارد کردن فرمول در سلول‌های اکسل ممکن است بخواهید مجدداً فرمول‌ها را از سلول حذف کنید تا داده‌ها تبدیل به Value شوند، برای این کار می‌توانید سلول‌های مدنظر را انتخاب کنید و آن‌ها را با Crtl + C کپی کنید و در محل دلخواه با میان‌بر Ctrl + Shift + V به‌عنوان Value الصاق کنید. برای نمایش فرمول در اکسل نیز می‌توانید از روش‌های مختلفی کمک بگیرید.

برای تبدیل حروف یک رشته متنی به حروف کوچک نیز مانند روش قبلی می‌توانید از Lower به‌جای Upper و برای نوشتار صحیح (حرف اول با حروف بزرگ) از Proper در فرمول استفاده کنید.

روش دیگر برای تغییر حالت نوشتار متن استفاده از Flash Fill است و برای مواقعی کاربرد دارد که نیازی به فرایند دینامیک و پویایی مانند روش قبل ندارید. اجرای این روش نیاز به فرمول خاصی ندارد.

• در ستونی که می‌خواهید فهرست داده‌های متنی به‌شکل صحیح نوشته شود، یک یا دو نمونه از داده‌ها را به شکل صحیح تایپ کنید.
• سلول‌های خالی ادامه‌ی ستون را انتخاب کنید.
• اکنون کلیدهای میان‌بر Ctrl + E را از روی کیبورد فشار دهید تا Flash Fill انجام شود.
• اکسل الگویی را پیدا می‌کند که آن را به سایر داده‌های متنی اعمال می‌کند.

برای دسترسی دستی به Flash Fill می‌توانید در زبانه Data روی گزینه Flash Fill بزنید.

سناریویی را درنظر بگیرید که در آن می‌خواهید تمام تیترهای درون فایل اکسل با حرف بزرگ نوشته شوند، این روش بدون نیاز به فرمول و قابلیت Flash Fill انجام می‌شود.

در بین فونت‌های پیش‌فرض اکسل نمونه‌هایی وجود دارد که برای تیتر استفاده می‌شوند و تمام رشته متنی را با حروف بزرگ نمایش می‌دهد. بنابراین، با تغییر فونت به یکی از فونت‌های مخصوص تیتر می‌توانید خیلی سریع و راحت حالت نوشتار متن را تغییر دهید.

اگر فونت‌های پیش‌فرض اکسل راضی‌کننده نیست، همواره امکان دانلود و نصب فونت جدید روی ویندوز و مجموعه آفیس وجود دارد.

تغییر حالت نوشتار متن در اکسل در داده‌های متنی زبان انگلیسی و حروف لاتین کاربرد دارند و می‌توانید به راحتی با کمک فرمول یا یکی از روش‌های بالا این فرایند را به‌سرعت انجام دهید.