چطور تعداد سلول‌ها با داده‌های خاص را در اکسل بشماریم؟

وقتی با فایل‌های اکسل حاوی اطلاعات گسترده سروکار دارید و می‌خواهید تعداد سلول‌های دارای یک مقدار خاص را به‌دست بیاورید، عملاً به‌صورت دستی نمی‌توانید آن‌ها را بشمارید. خوشبختانه مایکروسافت اکسل از فرمول‌های مختلفی پشتیبانی می‌کند که بسیاری از فرایند‌ها را برای کاربر آسان می‌کنند.

کوثر نیکومنش

آموزش نمایش فرمول در اکسل

مطالعه '4

قبلاً روش شمارش سلول ها بر اساس رنگ در اکسل را آموزش داده‌ایم، حال اگر می‌خواهید تعداد سلول‌های یک فایل اکسل بزرگ با مقدار داده‌ی متنی یا عددی (Text) مشخص را بشمارید، سریع‌ترین راه این است که از فرمول COUNTIF کمک بگیرید. درادامه به آموزش فرمول COUNTIF اکسل می‌پردازیم، مثل همیشه با زومیت همراه باشید.

در سطح حرفه‌ای کاربری اکسل، بسیاری از فرایندها با کمک فرمول‌ها به‌سرعت و به‌راحتی انجام می‌شوند و یکی از بهترین راه‌های شمارش سلول‌های دارای داده‌های مشخص استفاده از تابع COUNT است. دقت داشته باشید که این تابع را با فرمول جمع در اکسل اشتباه نگیرید که در آن، مجموع داده‌های عددی سلول‌ها محاسبه می‌شود؛ با فرمول COUNT، فقط تعداد سلول‌ها محاسبه می‌شود.

در تصویر بالا، تابع COUNT تعداد چک‌های نقدشده در یک هفته را محاسبه کرده است. اما عملکرد فرمول COUNT، از این فراتر نمی‌رود؛ بنابراین برای شمارش سلول‌ها با داده‌های مشخص باید از فرمول‌های کامل‌تر COUNTIF و COUNTIFS کمک بگیرید. این دو فرمول نتایج را به سلول‌هایی با شرایط خاص یا رشته‌ی داده‌ی معیّنی محدود می‌کنند و دست کاربر را برای دستیابی به نتایج جزئی‌تر باز می‌گذارند.

استفاده از فرمول‌های COUNTIF و COUNTIFS اکسل وقتی کاربرد دارند که می‌خواهید مثلاً تعداد چک‌های نقدشده از یک مبلغ مشخصی بالاتر یا چک‌های یک شخص را بشمارید. همان‌طور که می‌توان از روی فرمول حدس زد، شمارش در اکسل براساس شرط یا شروط خاصی انجام می‌شود.

فرمول COUNTIF برای زمانی کاربرد دارد که برای شمارش تعداد سلول‌ها فقط یک شرط درنظر دارید.

در عکس بالا داده‌های مربوط‌به فهرست حقوق و دستمزد برای دو هفته را به‌صورت جداگانه مشاهده می‌کنید. ستون «Earned» فرمولی دارد که میزان دریافتی یک فرد را براساس هر پروژه محاسبه می‌کند و در هفته‌ای که هیچ پروژه‌ای تحویل داده نشده است، میزان درآمد برابر با صفر می‌شود و درنتیجه چکی دریافت نمی‌کند.

در سناریویی که در یک سلول اکسل مقدار صفر قرار بگیرد، فرمول COUNT همچنان صفر را به‌عنوان مقدار عددی درنظر می‌گیرد. بدین‌ترتیب، آن را به‌عنوان یک چک در محاسبات می‌آورد؛ بنابراین، برای جلوگیری از محاسبه‌ی آن در مجموع تعداد چک‌ها بهتر است از فرمول COUNTIF کمک بگیرید تا مشخص کنید تعداد سلول‌هایی را لازم دارید که حاوی مقدار عددی بالاتر از صفر هستند.

برای استفاده از فرمول COUNTIF مراحل زیر را طی کنید:

• سلولی که می‌خواهید در آن خروجی COUNTIF را مشاهده کنید، انتخاب کنید.
• علامت = را تایپ کنید و بلافاصله بعداز آن COUNTIF را تایپ کنید.
• حالا یک پرانتز باز کنید و سلول‌های مدنظرتان را با کشیدن ماوس انتخاب کنید، بعداز آن یک ویرگول بگذارید و مطابق تصویر علامت بزرگ‌تر (<) را تایپ کنید و بعداز آن صفر (0) بگذارید. بدین‌ترتیب، تمام سلول‌های دارای مقادیر عددی بالاتر از صفر شمارش می‌شوند.

کاربرد دیگر تابع COUNTIF این است که در مجموعه داده‌های بزرگ می‌توانید تعداد فراوانی از یک مقدار متنی را بشمارید. فرض کنید در جدول داده‌ها می‌خواهید تعداد پرداختی‌های یک شرکت به‌خصوص را بشمارید.

• سلولی که می‌خواهید نتیجه‌ی شمارش در آن مشاهده شود، انتخاب کنید.
• تابع COUNTIF را مانند روش قبل تایپ کنید و پرانتز باز کنید.
• ستونی که حاوی نام‌ها است را با کشیدن ماوس انتخاب کنید.
• یک ویرگول بگذارید، حالا روی سلولی که مقدار متنی مدنظر را دارد کلیک کنید.
• کلید Enter را روی کیبورد فشار دهید تا نتیجه نمایش داده شود.

اگر می‌خواهید در یک فرمول چندین شرط را قید کنید تا شمارش سلول‌ها برمبنای چندین ویژگی انجام شود، به‌جای COUNTIF باید از COUNTIFS استفاده کنید.

• سلولی که می‌خواهید نتیجه در آن نمایش داده شود را انتخاب کنید و فرمول COUNTIFS را با یک علامت مساوی در ابتدا، درون سلول تایپ کنید.
• پرانتز را باز کنید و ابتدا ستون داده‌های دلخواه را انتخاب کنید و ویرگول بگذارید و شرط مدنظرتان را وارد کنید.
• مجدداً برای اعمال شرط بعدی نیز یک ویرگول بگذارید و ستون داده‌های دلخواه را برای شرط جدید انتخاب کنید و سپس یک ویرگول بگذارید و شرط را وارد کنید.
• درنهایت پرانتز را ببنیدید.

در فرمول بالا می‌توانید مجموع دو تابع قبلی را برای شمارش پرداختی‌های یک شرکت به‌خصوص بشمارید. علاوه‌براین، می‌توانید محدوده پرداختی خاصی را به‌جای عدد صفر در فرمول مشخص کنید، تا تعداد پرداختی‌های یک شرکت از یک حداقل مبلغ به بالا را مشاهده کنید.

اگر در بین داده‌های درون یک ستون از سلول‌ها، داده‌های متنی، عددی و حتی سلول‌هایی که حاوی فرمول‌هایی هستند که درنهایت رشته‌ی خالی (Empty Strings) در سلول نمایش می‌دهند یا سلول‌هایی که به‌صورت حقیقی خالی (True Blank) هستند، وجود داشته باشد، باید معیارهای دیگری را در فرمول شمارش سلول‌ها درنظر بگیرید.

روش انجام شمارش سلول‌های متنی در اکسل ازطریق COUNTIF انجام می‌شود و محدوده‌ی سلول‌ها را نیز به‌دلخواه انتخاب می‌کنید؛ اما برای تعریف خصوصیات، دستور زیر را در انتهای فرمول اضافه کنید.

در سناریویی دیگر اگر می‌خواهید هر متنی در یک سلول قرار دارد، (چه یک کاراکتری و چه چندین کاراکتری) را با COUNTIF بشمارید می‌توانید از علامت‌های زیر در بخش معیارهای فرمول کمک بگیرید:

• علامت ستاره (*): داده‌های متنی با صفر تا بی‌نهایت کاراکتر و از هرنوع کاراکتری را درنظر می‌گیرد.
• علامت سوال (؟): تنها یک کاراکتر و از هرنوعی که باشد درنظر می‌گیرد.

از سویی اگر بخواهید در شمارش سلول‌ها در اکسل همه‌ی سلول‌ها، به‌غیراز سلول‌های خالی حقیقی را در شمارش حساب کنید، باید فرمول را به شکل زیر تکمیل کنید:

اگر بخواهید سلول‌های دارای مقدار متنی و عددی را بشمارید و سلول‌های بدون داده یا دارای رشته داده‌ی خالی را در شمارش درنظر نگیرید، به فرمول دیگری نیاز خواهید داشت که به‌شرح زیر است:

شمارش سلول‌ها در اکسل با توجه به معیارهای متنی یا عددی خاص می‌تواند در شمارش تعداد محصولات، حداقل قیمت یا حتی شمارش داده‌های متنی که با کاراکترهای مشخصی شروع می‌شوند، مورد استفاده قرار بگیرد.