چطور با سلول ها و محدوده های نام گذاری شده در اکسل، سرعت و دقت را بالاتر ببریم؟
محدوده‌های نام‌گذاری‌شده (Named Ranges) یکی از قابلیت‌های کاربردی اکسل هستند که به شما امکان می‌دهند تا نام معناداری به یک سلول یا گروهی از سلول‌ها اختصاص دهید. به‌این‌ترتیب، به‌جای استفاده از آدرس سلول‌ها، می‌توانید از نام مورد نظرتان استفاده کنید. تغییر نام سلول در اکسل با روش مذکور، نه‌تنها فرمول‌ها را خواناتر می‌کند، بلکه درک آن‌ها را برای دیگران ساده‌تر می‌سازد.
برای درک بهتر کاربرد Define name در اکسل، به‌جای استفاده از فرمول SUM(B2:B5)= می‌توانید از فرمول (مبلغ_پرداختی)SUM= استفاده کنید. حتی می‌توانید با ابزارهایی مانند Name Box یا Name Manager به‌راحتی به محدوده‌های نام‌گذاری‌شده دسترسی پیدا کنید. افزون‌براین، اگر بخواهید اطلاعات بیشتری مانند درج نام فایل اکسل در سلول را به صورت خودکار مدیریت کنید، نام گذاری محدوده در اکسل مفید خواهد بود.
توجه: محدوده‌های نام‌گذاری‌شده با نامگذاری جدول در اکسل و نام جدول (Table Names) متفاوت هستند. جدول‌ها قابلیت‌هایی مانند مرتب‌سازی و فیلترگذاری دارند، درحالی‌که محدوده‌های نام‌گذاری‌شده بیشتر برای استفاده در فرمول‌ها به‌کار می‌روند.
نحوه ایجاد محدوده های نام گذاری شده
در ادامه به زبان ساده توضیح می‌دهیم که چطور از محدوده‌های نام‌گذاری‌شده، استفاده کنید.
روش اول: از طریق Name Box
- محدودهی سلول‌های مورد نظر را انتخاب کنید.
- روی Name Box (واقع در سمت چپ نوار فرمول) کلیک کنید.
- نام مورد نظر را وارد کنید و اینتر را بزنید.
این روش به‌ویژه برای نامگذاری ستون در اکسل نیز مفید است؛ زیرا می‌توانید ستون خاصی را انتخاب کنید و به آن یک نام اختصاص دهید.
روش دوم: از طریق Define Name در اکسل
- سلول یا محدودهی مورد نظر را انتخاب کنید.
- به تب Formulas بروید و گزینه‌ی Define Name در اکسل را انتخاب کنید.
- در پنجره‌ی بازشده، نام مورد نظر را وارد کنید.
- از منوی Scope مشخص کنید که این نام در کل فایل یا فقط در یک شیت خاص استفاده شود.
- روی OK کلیک کنید. این قابلیت همچنین برای نامگذاری جدول در اکسل کارآمد است.
نکته: هنگام واردکردن نام محدوده در فرمول، به تایپ کامل نام نیاز نیست؛ کافی است چند حرف اول را بنویسید تا اکسل فهرستی از نام‌های مشابه را نمایش دهد.
قوانین نام گذاری محدوده ها در اکسل
برای ایجاد محدوده‌های نام‌گذاری‌شده، رعایت این قوانین ضروری است:
- طول نام نباید بیشتر از ۲۵۵ کاراکتر باشد.
- نام‌ها نمی‌توانند شامل فاصله باشند. از «_» یا «.» برای جدا کردن کلمات استفاده کنید.
- نام‌ها نسبت به حروف بزرگ و کوچک حساس نیستند (مثلاً MonthlySales با monthlysales برابر است).
- نمی‌توانید از مراجع سلولی (مانند A2 یا A1B2) به‌عنوان نام استفاده کنید.
مشاهده یا ویرایش محدوده های نام گذاری شده اکسل
برای مدیریت محدوده‌های نام‌گذاری‌شده، از ابزار Name Manager استفاده کنید:
- به تب Formulas بروید و روی Name Manager کلیک کنید.
- تمامی محدوده‌های تعریف‌شده همراه با مراجع سلولی و توضیحات آن‌ها نمایش داده می‌شود.
- برای ویرایش، یک محدوده را انتخاب کرده و روی Edit کلیک کنید.
- برای حذف، از گزینه‌ی Delete استفاده کنید.
نکته های کاربردی در استفاده از محدوده های نام گذاری شده
در ادامه، به نکات مهمی که هنگام استفاده از محدوده های نام گذاری شده باید به آن توجه کنید، اشاره می‌کنیم.
کلیدهای میانبر مرتبط
کلید های میانبر مرتبط با محدوده نامگذاری شده از کاربردی ترین کلید های میانبر اکسل هستند. مثل تمام کلیدهای شورتکات این کلیدها باعث افزایش سرعت شما به‌خصوص در اسپردشیت‌های پیچیده می‌شوند.
کلید میانبر | کاربرد |
|---|---|
Ctrl + F3 | باز کردن Name Manager |
Ctrl + Shift + F3 | ایجاد خودکار محدوده‌های نام‌گذاری‌شده از برچسب‌های ستون یا ردیف |
F3 | نمایش فهرست تمام محدوده‌های نام‌گذاری‌شده برای استفاده در فرمول‌ها |
رفع خطاهای مربوط به محدوده‌های نام‌گذاری‌شده
هنگام کار با محدوده‌های نام‌گذاری‌شده، ممکن است با چند خطای رایج مواجه شوید، به‌ویژه اگر سلول‌های موجود در محدوده را تغییر داده باشید.
برای مثال، اگر محدوده‌ای نام‌گذاری‌شده برای سلول‌های A1:A5 ایجاد کرده باشید و سپس یک سطر جدید در بین سطرهای یک تا پنج وارد کنید، مرجع محدوده به A1:A6 تغییر می‌کند. به همین ترتیب، حذف سلول‌ها باعث کوچک‌شدن محدوده می‌شود. با‌این‌حال، اگر تمام سلول‌های موجود در یک محدودهی نام‌گذاری‌شده را حذف کنید، مرجع آن نامعتبر می‌شود و در Name Manager با خطای #REF! مواجه خواهید شد.
به همین شکل، اگر در یک فرمول به محدودهی نام‌گذاری‌شده‌ای که وجود ندارد ارجاع دهید، با خطای #NAME? مواجه می‌شوید. این خطا ممکن است زمانی رخ دهد که در هنگام وارد کردن نام، اشتباه تایپی داشته باشید.
افزودن توضیحات به محدوده‌های نام‌گذاری‌شده
محدوده‌های نامگذاری شده می‌توانند شامل توضیحات یا نظراتی برای روشن کردن اهداف باشند. این قابلیت به‌خصوص در هنگام کار با صفحات گسترده‌ی پیچیده یا همکاری با دیگران بسیار مفید است.
برای افزودن توضیح، Name Manager را باز کنید یا کلیدهای Ctrl + F3 را فشار دهید و سپس محدودهی مورد نظر را انتخاب کنید. در قسمت Comment، عملکرد محدودهی نامگذاری شده را توضیح دهید تا کاربرگ شما برای دیگران و همچنین برای مراجعات آتی خودتان به راحتی قابل فهم باشد.
محدودهی نامگذاری شده، ابزاری ساده اما قدرتمند است که استفاده از اکسل را برای شما بهبود می‌بخشد. خواه در حال کار روی مدل‌های مالی پیچیده باشید یا داده‌های شخصی‌تان را سازماندهی کنید، این ویژگی می‌تواند کارهای شما را منظم‌تر، مؤثرتر و کاربرپسندتر سازد.
اگر به‌طور مکرر از اکسل استفاده می‌کنید، ما در زومیت مجموعه‌ای از آموزش های اکسل شامل کاربردی ترین کلید های میانبر اکسل را تهیه کرده‌ایم که می‌تواند برای شما بسیار مفید باشد. به‌نظرتان این ویژگی در ساده‌ترکردن کار با فرمول‌ها و مدیریت فایل‌های اکسل چقدر مفید است؟