چگونه از تابع VLOOKUP در اکسل برای جست‌ و جوی داده‌ ها استفاده کنیم؟

اکسل دارای توابع مختلفی است که مدیریت داده‌ها را ساده می‌کند. یکی از این توابع، VLOOKUP است که برای جست‌وجوی اطلاعات خاص در جدول‌ها یا صفحه‌های گسترده به‌کار می‌رود. در ادامه به‌طور دقیق‌تر توضیح می‌دهیم که VLOOKUP چیست و چگونه کار می‌کند.

VLOOKUP در اکسل تابعی قدرتمند است که به‌دنبال یک مقدار در ستون اول یک محدوده می‌گردد و مقدار متناظر در همان ردیف را از ستونی مشخص به شما نمایش می‌دهد. حرف V در VLOOKUP به معنای Vertical (عمودی) است و نشان می‌دهد که این تابع به صورت عمودی (به پایین) در جدول جست‌وجو می‌کند.

برای مثال، اگر به‌دنبال قیمت محصولی هستید، VLOOKUP در لیست محصولات جست‌وجو می‌کند، محصول مورد نظر را پیدا می‌کند و قیمت آن را از ستون متناظر نشان می‌دهد.

فرمول VLOOKUP به‌صورت زیر است:

• lookup_value: مقداری است که شما در ستون اول جست‌وجو می‌کنید. این مقدار می‌تواند مثلاً نام یا شناسه‌ی یک محصول باشد.
• table_array: محدوده‌ی سلول‌هایی است که اکسل در آن‌ها جست‌وجو می‌کند و داده‌ها را از آن بازیابی می‌کند. این محدوده معمولاً شامل چندین ردیف و ستون است.
• col_index_num: عددی است که به اکسل می‌گوید داده‌ها را از کدام ستون بگیرد. ستون اول جدول به‌عنوان ستون اول، ستون بعدی به‌عنوان ستون دوم و به همین ترتیب شناخته می‌شود.
• range_lookup: مشخص می‌کند که آیا شما به‌دنبال تطابق دقیق (FALSE) یا تطابق تقریبی (TRUE) هستید. برای مواردی مانند نام یا شناسه محصول، معمولاً از FALSE استفاده می‌شود.

مثال: شناسایی شماره‌ی دانشجویی بر اساس نام خانوادگی

یک صفحه‌ی اکسل شامل نام، نام خانوادگی و شماره‌ی دانشجویی داریم و با استفاده از تابع VLOOKUP می‌خواهیم شماره‌ی دانشجویی «نوید عموزاده» را بر اساس نام خانوادگی پیدا کنیم.

۱- روی سلولی کلیک کنید که می‌خواهید داده‌ی مورد نظر در آن نمایش داده شود. در این مثال، سلول F6 را انتخاب می‌کنیم.

۲- عبارت زیر را وارد کنید:

سپس دکمه‌ی اینتر را فشار دهید. اکسل به‌طور خودکار یک پرانتز باز اضافه می‌کند و فرمول به این شکل خواهد بود:

۳- مقادیر زیر را بعد از پرانتز بنویسید و بین آن‌ها از کاما استفاده کنید:

• مقدار جست‌وجو: E6
• محدوده‌ی جدول: B2:C10
• شماره‌ی ستون: ۲ (چون مقدار مورد نظر ما یعنی شماره‌ی دانشجویی، در ستون دوم محدوده‌ی جدول قرار دارد).
• نوع جست‌وجو: FALSE (برای یافتن تطابق دقیق).

۴- پرانتز را ببندید تا فرمول کامل شود:

دکمه‌ی اینتر را فشار دهید. اکسل مقدار مربوطه را نمایش می‌دهد: ۹۱۰۰۶۷۵۲۴

فرض کنید کاربرگ ۱ یا شیت ۱ در یک فایل اکسل شامل اطلاعات دانشجویان است:

شیت ۲ نیز اطلاعات دانشجویان و شماره دانشجویی به‌روزرسانی‌شده‌ی آن‌ها را دارد:

حالا می‌خواهید شماره‌ی دانشجویی موجود در شیت ۱ را با شماره‌ی دانشجویی به‌روزرسانی‌شده از شیت ۲ جایگزین کنید. برای این‌کار می‌توانید از تابع VLOOKUP استفاده کنید.

مراحل:

۱- انتخاب سلول مقصد: روی سلول A2 در شیت ۱ کلیک کنید.

۲- واردکردن فرمول: فرمول زیر را وارد کنید:

توضیحات فرمول:

• !Sheet2: نام شیتی است که داده‌های موردنظر شما در آن قرار دارد. اگر نام شیت شامل فاصله یا کاراکترهای غیرالفبایی است، باید آن را داخل «''» قرار دهید (مانند: !'Sheet 2').
• $A$2:$C$10: محدوده‌ی سلول‌هایی است که می‌خواهید جست‌وجو در آن انجام شود. علامت $ محدوده را قفل می‌کند تا هنگام کپی‌کردن فرمول، تغییر نکند.
• ۳: شماره‌ی ستونی است که مقدار خروجی از آن بازیابی می‌شود.
• FALSE: مشخص می‌کند که فقط تطابق دقیق انجام شود. به‌عنوان مثال، اگر به‌دنبال نام علی باشید، اکسل فقط زمانی شماره‌ی دانجشویی را نمایش می‌دهد که دقیقا علی در ستون اول پیدا شود نه علی‌رضا.
• فشردن دکمه‌ی اینتر: پس از واردکردن فرمول، دکمه‌ی اینتر را بزنید. شماره‌ی دانشجویی به‌روزرسانی‌شده در سلول C2 نمایش داده می‌شود.
• کپی‌کردن فرمول به بقیه‌ی سلول‌ها: برای به‌روزرسانی سریع بقیه‌ی شماره‌های دانشجویی، نشانگر موس را به گوشه‌ی پایین سمت چپ سلول C2 ببرید تا نشانگر به علامت + تبدیل شود و سپس کلیک کرده و آن را به سمت پایین بکشید.

به این ترتیب، با استفاده از تابع VLOOKUP در دو شیت، تمام شماره‌های دانشجویی در شیت ۱ به‌روزرسانی خواهند شد.

برای استفاده از تابع VLOOKUP در اکسل جهت بازیابی داده‌ها از یک فایل دیگر، کافی است نام فایل دیگر را داخل کروشه‌ها ([ ]) وارد کنید و بلافاصله نام شیت و محدوده‌ی جدول را بنویسید. قالب کلی فرمول به این شکل است:

فرض کنید شماره‌های دانشجویی به‌روزرسانی‌شده در شیت ۲ از فایل Student_number_2.xlsx ذخیره شده است. شما می‌خواهید این شماره‌های دانشجویی جدید را در فایل اصلی خود وارد کنید. به‌عنوان مثال، برای نمایش شماره‌ی دانشجویی جدید در سلول C2 از فایل اصلی، باید فرمول زیر را در آن سلول وارد کنید:

نکته: برای اینکه فرمول VLOOKUP بین دو فایل اکسل کار کند، هر دو فایل را باز نگه دارید.

این فرمول به اکسل دستور می‌دهد که مقدار موجود در سلول C2 (شماره‌ی دانشجویی) را در محدوده‌ی $A$2:$C$10 از شیت ۲ در فایل Student_number_2.xlsx جست‌‌وجو کند و داده‌ی مربوط به ستون سوم (ستون شماره‌ی دانشجویی) را نمایش دهد.

تابع VLOOKUP در اکسل ابزاری کاربردی برای جست‌وجو و استخراج اطلاعات از جدول‌ها است. این تابع به شما این امکان را می‌دهد که مقدار خاصی را در ستون اول یک محدوده جست‌وجو کنید و مقدار مرتبط با آن را از ستون‌های دیگر دریافت کنید. به‌نظر شما، VLOOKUP چه‌قدر در پروژه‌های روزمره‌تان کاربردی است؟ نظرتان را با ما در میان بگذارید.

اگر با اکسل زیاد سروکار دارید و می‌خواهید در زمانتان صرفه‌جویی شود، پیشنهاد می‌کنم مقاله‌ی کلید های میانبر اکسل را از دست ندهید.