ساده ترین روش برای تنظیم خودکار عرض ستون در اکسل

روش‌های مختلفی برای تنظیم اتوماتیک اندازه سلول در اکسل وجود دارد؛ اما آیا می‌دانستید که می‌توانید کاری کنید اکسل به‌‌طور خودکار و متناسب با داده‌های اضافه یا حذف‌شده، عرض ستون‌ها را تنظیم کند؟

در مثال زیر، عرض پیش‌فرض ستون‌های اکسل برای نمایش کامل متن در ستون A کافی نیست.

اکسل دو روش مرسوم برای تنظیم عرض ستون‌ها ارائه می‌دهد:

۱- می‌توانید مرز بین عناوین ستون‌های A و B را کلیک کنید و بکشید یا دوبار کلیک کنید.

۲- راه دیگر این است که ستون‌های مورد نظر خود یا کل صفحه را انتخاب و از مسیر Home و Format و AutoFit Column Width استفاده کنید.

روش‌های ذکرشده در برخی موارد مفید هستند؛ اما وقتی‌ که با فایل گسترده‌ای کار می‌کنید، این مراحل ممکن است وقت‌گیر باشند.

به‌جای استفاده از روش‌های دستی، اکسل می‌تواند عرض ستون‌ها را به‌طور خودکار تنظیم کند تا هر بار که داده‌ای به یک سلول اضافه یا از آن حذف شد، ستون‌ها بدون نیاز به دخالت دستی شما به‌طور خودکار هماهنگ شوند. این روش یکی از بهترین راه‌حل‌ها برای بزرگ کردن جدول در اکسل و حفظ خوانایی آن است.

ابزار Wrap Text

یکی از روش‌ها برای نوشتن متن طولانی در یک سلول اکسل، استفاده از ابزار Wrap Text است. این روش عرض ستون را ثابت نگه می‌دارد؛ اما متن را به خط بعدی در سلول منتقل می‌کند.

ایراد روش مذکور این است که احتمال دارد ارتفاع ردیف‌ها ناهماهنگ شود و ظاهر شیت به‌هم بریزد و خواندن آن سخت‌تر شود. برای استفاده از این ابزار:

• سلول حاوی متن طولانی را انتخاب کنید.
• به تب Home در نوار ابزار بالای اکسل بروید و در بخش Alignment، روی گزینه‌ی Wrap Text کلیک کنید.
• بدین‌ترتیب متن داخل سلول به‌طور خودکار در چند خط نمایش داده می‌شود.

برنامه‌نویسی VBA

برای تنظیم خودکار عرض ستون‌‌ در اکسل، باید از زبان برنامه‌نویسی Visual Basic for Applications (VBA) استفاده کنید. انجام چنین کاری بسیار ساده است و حتی افرادی که هرگز با کدنویسی کار نکرده‌اند، می‌توانند در کمتر از یک‌ دقیقه این مراحل را انجام دهند.

• به شیتی بروید که می‌خواهید ستون‌های آن به‌طور خودکار تنظیم شوند. روی نام شیت (در پایین پنجره‌ی اکسل) راست‌کلیک کنید و گزینه‌ی View Code را بزنید.

• در پنجره‌ی VBA، از دو منوی کشویی اول، گزینه‌ی Worksheet را انتخاب کنید.

• سپس در فضای خالی بین اولین و آخرین خط، کد زیر را بنویسید:

• روی علامت ضربدر در گوشه‌ی بالا سمت راست پنجره‌ی VBA کلیک کنید تا آن را ببندید.
• به اکسل برگردید. به‌محض کلیک روی شیت (مثلاً با انتخاب یک سلول)، عرض ستون‌ها به‌طور خودکار تنظیم می‌شود. ستون‌هایی که داده‌های بیشتری دارند، عریض‌تر می‌شوند، ستون‌هایی که داده‌ی کمتری دارند، باریک‌تر می‌شوند و ستون‌های خالی در عرض پیش‌فرض باقی می‌مانند تا زمانی که داده‌ای به آن‌ها اضافه شود.

اگر بخواهید این فرایند خودکار را لغو کنید، کافی است دوباره پنجره‌ی VBA را باز کنید، پس از حذف خط کد اضافه‌شده، پنجره را ببندید. از این پس باید عرض ستون‌ها را به روش‌های دستی تنظیم کنید.

ترفند VBA برای مرتب نگه‌داشتن فایل‌های اکسل و صرفه‌جویی در زمان بسیار مفید است؛ بااین‌حال، ۲ نکته را باید در نظر بگیرید:

• تغییراتی که از طریق زبان برنامه‌نویسی VBA ایجاد می‌شوند، با کلیدهای میانبر معمولی (CTRL+Z) قابل بازگشت نیستند؛ بنابراین، پیش از انجام این تغییر، مطمئن شوید که از وضعیت فعلی فایل خود راضی هستید.

• اگر محتوای ستونی را که قبلاً به‌طور خودکار تنظیم شده بود، پاک کنید، عرض آن ثابت می‌ماند. این عرض فقط زمانی تغییر می‌کند که داده‌ای جدید به آن اضافه شود یا آن را به‌طور دستی تنظیم کنید.

نظر شما درباره‌ی این روش‌ چیست؟ شما از چه راه‌هایی برای تنظیم خودکار عرض ستون در اکسل استفاده می‌کنید؟