تکنیک پومودورو چیست و چگونه با آن زمان خود را مدیریت کنیم؟

همه‌ی ما خوب می‌دانیم که آنچه در ذهن و فکرمان می‌گذرد، بر تصمیم‌گیری، احساسات، عملکرد و کنترل زمانمان تأثیرگذار است. ازاین‌رو، قصد داریم نگاهی اجمالی به تکنیک مدیریت زمان پومودورو بیندازیم تا ببینیم چگونه می‌توان با اتکا بر آن، حواس‌‌پرتی‌ در حین کار را کاهش داد و حتی در زمانی کوتاه بیشترین عملکرد ذهنی را تجربه کرد.

تکنیک پومودورو را پژوهشگر، کارآفرین و نویسنده‌ای به‌نام، فرانچسکو چیریلو، ابداع کرد که در وهله‌ی نخست با تایمری به‌شکل گوجه‌فرنگی اجرا می‌شد؛ نام پومودورو (به زبان ایتالیایی به معنی گوجه‌فرنگی) نیز از همین شباهت به گوجه‌فرنگی آمده است. چیریلو این تکنیک را برای پیگیری و پیشبرد اهداف تحصیلی‌اش در دانشگاه به‌کار می‌برد.

تکنیک پومودورو بسیار آسان است؛ زمانی‌که با وظیفه‌ی بزرگی رو‌به‌رو شدید، آن را به اهداف کوچک‌ و کوتاه‌مدت با زمان محدود تقسیم‌بندی کنید. این تمرین به مغز کمک می‌کند تا در آن مدت کوتاه بر وظیفه‌ی مشخصی تمرکز و از پرش فکری جلوگیری کند. همچنین در این حالت، انرژی به‌یک‌باره از دست نمی‌رود و بازدهی و کارایی‌ در بیشترین سطح خود باقی می‌ماند. این سیستم به‌صورت یک چرخه عمل می‌کند و با گذشت زمان متوجه بهبود عادات مغزی‌ خود خواهید شد. نتیجه‌ی وقفه‌های زمانی را نیز در تقویت انگیزه و شکوفایی خلاقیتتان می‌بینید.

برای اجراکردن این تکنیک ساده به هیچ کتاب تکنیک پومودورو و برنامه‌ی خاصی نیاز ندارید و فقط کافی است یک تایمر داشته باشید و مراحل زیر را به‌ترتیب انجام دهید:

• وظیفه‌ای مشخص را انتخاب کنید.
• تایمرتان را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
• در ازای هر ۲۵ دقیقه تمرکز و فعالیت، ۵ دقیقه استراحت کوتاه داشته باشید.
• بعد از اینکه ۴ مرتبه دوره‌ی (۵-۲۵) را تکرار کردید، استراحت طولانی‌مدت (۱۵ تا ۳۰ دقیقه) به خود بدهید.

استراحت کوتاه‌مدت برای صرف قهوه، پرکردن لیوان آب، انجام نرمش، قدم‌زدن در فضای باز و هرکار ساده دیگری در نظر گرفته شده است. در استراحت طولانی‌مدت نیز، پیشنهاد می‌شود کاری را انجام دهید که از آن انرژی زیادی می‌گیرید تا برای ۴ دوره‌ی (۵-۲۵) بعدی آماده شوید.

موضوع بسیار مهمی که در زمان اجرای قانون پومودورو پیش می‌آید، عوامل مختل‌کننده و حواس‌پرتی است. این عوامل می‌توانند تماس تلفنی، صدای پیامک، حضور و مکالمه‌ی اعضای دیگر خانواده باشند. بسیار مهم است که شما به دوره‌ی ۲۵ دقیقه‌ی پومودورو خود پایبند بمانید و حواس‌پرتی‌ها را به‌تعویق بیندازید. برای حل این مشکل راهکار «اطلاع‌رسانی، مذاکره، تماس» را پیشنهاد می‌کنیم. این راهکار به‌شرح زیر است:

• قبل از شروع دوره‌ی پومودورو به اطرافیانتان اطلاع‌ دهید که در حال تمرکز روی پروژه هستید و پیشاپیش زمان بازگشت از مشغولیتتان را خبر دهید.
• در دوره‌ی استراحتتان، بلافاصله کاری که ذهنتان را مشغول کرده است، انجام دهید و برای پیگیری و تماس‌هایتان وقت صرف کنید.

البته برای کارهای خیلی ضروری نیز استثنا وجود دارد؛ اما صادقانه شرح‌دادن وضعیتتان شما را از تنگنا نجات خواهد داد و کنترل و مدیریت‌ زمانتان را بهبود خواهد بخشید.

تنها ابزار لازم برای استفاده از تکنیک پومودورو یک تایمر است. مبدع تکنیک پومودور، تایمر‌های دستی را پیشنهاد می‌کند؛ زیرا اعتقاد دارد چرخاندن دستی تایمر نشان‌دهنده‌ی عزم شما برای شروع این کار است و تأثیر فیزیکی این امر بر ذهن بیشتر است. با اینکه تکنیک پومودورو برنامه خاصی نیاز ندارد، در ادامه برنامه‌های دیگری را مرور می‌کنیم که تایمر پومودورو را به‌همراه امکانات بیشتری دراختیارتان قرار می‌دهند.

• Marinara Timer: برنامه‌ای تحت‌وب است که شما می‌توانید زمان‌های (۵-۲۵) و استراحت‌های (۱۵ تا ۳۰) را به‌راحتی تنظیم کنید و صفحه‌ی آلارم خود را باز نگه دارید. برای استفاده از این برنامه، به نصب هیچ‌گونه نرم‌افزاری نیاز ندارید. Tomighty نیز برنامه تحت وب دیگری است که شاید آن را به برنامه اول ترجیح دهید.

• Flora - Green Focus برای آیفون و Forest: Focus for Productivity برای اندروید: اپ‌های دیگری هستند که با رابط کاربری جذاب و ویژگی‌های بیشتر، تعداد کاربران وفادار زیادی دارد.

برنامه‌های یادشده را امتحان کنید؛ اما به‌خاطر بسپارید که موضوع اصلی تمرکز شما در این تکنیک است، نه نوع تایمرتان!

تکنیک پومودورو برای تمرکز به تمام افراد در هر سن و با هر وظیفه‌ی تحصیلی یا شغلی کمک می‌کند؛ اما برای فریلنسرهایی که به‌صورت فردی مجموعه‌ای از وظایف را برعهده دارند و موظف به آماده‌سازی کار و ارائه به مشتریان در زمان مشخص هستند، کاربرد بیشتری دارد. البته تکنیک پومودورو برای درس خواندن نیز بسیار کارآمد است؛ به‌خصوص درس‌های سنگینی که به انرژی زیادی نیاز دارند.

فراموش کنید این تکنیک صرفاً روشی پیشنهادی است که ممکن است برایتان مناسب باشد یا نتوانید با آن ارتباط برقرار کنید؛ در چنین حالتی بهتر است انجام‌دادنش را برای خودتان اجبار نکنید. بااین‌حال، اگر این روش برای شما جواب داد، به زمان‌های مکث و استراحت توصیه‌شده عمل کنید. این وقفه‌های منظم برای بهره‌وری فرد مهم است.

آیا تاکنون از تکنیک پامودورو برای افزایش بازدهی خود استفاده کرده‌اید؟ شما برای این کار از اپ خاصی کمک می‌گیرید؟ اگر از تکنیک‌های مدیریت زمان دیگری استفاده می‌کنید که برایتان مفید هستند، آن‌ها را به ما و کارابران زومیت معرفی کنید.