آموزش: مدیریت پروژه به کمک نمودار گانت

نمودار گانت یکی از محبوب‌ترین و مؤثرترین روش‌های مدیریت پروژه است که روند پیشروی فعالیت‌ها، برنامه‌ها و حتی حوادث را در طول زمانی مشخص به نمایش می‌گذارد.

در نمودار گانت یا گانت چارت، در سمت چپ نمودار مجموعه‌ای از فعالیت‌ها نوشته می‌شود و روبروی هر کدام نواری وجود دارد که زمان شروع و پایان پروژه را مشخص می‌کند. پس از هربار نگاه کردن به نمودار گانت موارد زیر را مشاهده می‌شود:

درواقع نمودار گانت به شما نشان می‌دهد که در چه زمانی چه کاری باید انجام شود.

تاریخچه‌ی نمودار گانت

نخستین نمودار گانت در اواسط دهه‌ی ۱۸۹۰ توسط کارول آدامایکی، مهندسی لهستانی که در جنوب لهستان کار فولادسازی انجام می‌داد و علاقه‌مند به ایده‌ها و تکنیک‌های مدیریت بود، ابداع شد. حدود ۱۵ سال پس از او، هنری گانت یک مهندس آمریکایی و مشاور مدیریت پروژه، نسخه‌ی خود از این نمودار را طراحی کرد و این نمونه‌ی شخصی به‌طور گسترده‌ای در کشورهای غربی شناخته و محبوب شد. نام این نمودار نیز برگرفته از ابداع‌کننده‌ی آن است.

برنامه‌ریزی و زمان‌بندی در پروژه‌های تیمی

برای انجام دادن یک پروژه و رساندن آن به موفقیت، لازم است که موارد زیادی کنترل و مدیریت شوند. اگر بعضی موارد از قلم بیفتند یا به درستی پیش نروند، بر نتیجه‌ی کلی اثر سوء خواهند داشت و هزینه‌هایی برای شما به جای خواهند گذاشت. به همین دلیل مهم است که تمامی مراحل لازم برای اجرای یک پروژه را همزمان تحت نظر بگیرید و به‌طور منظم آن‌ها را دنبال کنید. نمودارهای گانت امکان مرور سریع و بصری روند یک پروژه را فراهم می‌کنند تا وظایف در زمان معین به انجام برسند. برای آموزش ترسیم این نمودار و سازمان‌دهی پروژه‌ها و تیم کاری‌تان همراه ما باشید.

نحوه‌ی ترسیم نمودار گانت

مرحله‌ی اول: شناسایی وظایف اصلی

برای بالا بردن کارایی این نمودار لازم است که مراحل مربوط به یک پروژه را لیست کنید. سپس برای هر وظیفه تاریخ شروع، مدت زمان لازم و تاریخ پایان مشخص کنید.

برای مثال: شرکت شما تصمیم به برگزاری برنامه‌ای آموزشی در رابطه با مدیریت کسب‌وکار دارد و شما مدیر این پروژه هستید. برای انجام این مسئولیت قطعا به یک نمودار گانت احتیاج دارید که تمامی مراحل کار را سازماندهی کند. در قدم اول تمامی وظایف لازم را با مدت‌زمان معین تخمین می‌زنید.

مرحله دوم: شناسایی رابطه‌ی بین وظایف

زمانی که به لیستتان نگاه می‌کنید، باید بدانید که رابطه‌ی بین وظایف مختلف چیست. آیا مراحل را می‌توان باهم پیش برد یا مرحله‌ی بعدی ملزم به تکمیل مراحل قبل است؟ وظایف به دو دسته‌ی «متوالی» و «موازی» تقسیم می‌شوند که می‌توانید با توجه به نوع پروژه، وظایف را بر طبق اولویت‌بندی، به‌صورت پراکنده و حتی موازی پیش ببرید. نکته‌ی مهم این است که وضعیت اجرایی‌ هر پروژه را تعیین کنید. سپس نموداری دارید که وضعیت لحظه به لحظه را برایتان ثبت می‌کند.

در ارتباط بین وظایف، ۴ حالت وجود دارد:

مرحله سوم: انتقال اطلاعات نمودار به نرم‌افزار

اگر نمودار خود را به‌صورت دستی یادداشت کرده‌اید، حال وقت آن است که اطلاعاتتان را به نرم‌افزارهای مدیریتی گانت وارد کنید. برخی از این ابزارها به‌صورت آنلاین در اختیار تمام اعضای تیم قرار می‌گیرند و می‌توانند شاهد روند پیشروی کار باشند.

مرحله‌ی چهارم: بروزرسانی نمودار

همانطور که پروژه پیش می‌رود، از اعمال تغییرات و نمایش روند کار روی نمودار غافل نشوید تا بتوانید ذهن خود را منسجم نگه دارید و تیم کاری‌تان را به انجام وظایف، اهداف و برنامه‌ها پایبند کنید.

ترسیم نمودار گانت در اکسل

در این قسمت به شما نحوه‌ی ترسیم نمودار گانت در اکسل را آموزش می‌دهم؛ البته لازم به ذکر است که نرم‌افزارهای مدیریتی بسیاری وجود دارند که این ترسیم را آسان کرده‌اند.

۱- قدم اول همان نوشتن وظایف یک پروژه، با تاریخ شروع، مدت زمان سپری‌شده و تاریخ پایان درون جدولی در محیط اکسل است. (به شکل زیر)

۲- قدم دوم ایجاد یک نمودار نواری است. به این صورت که در منوی بالای اکسل، Insert را انتخاب و سپس روی نمودار نواری کلیک می‌کنید. هنگامی که منوی کشویی ظاهر شد، نواری که در عکس پایین می‌بینید انتخاب می‌کنید. با این انتخاب یک نمودار خالی روی صفحه نشان داده می‌شود.

۳- در این مرحله، روی نمودار خالی قرار کلیک راست کنید. سپس Select Data را برگزینید تا پنجره‌ی منبع ظاهر شود. دربخش Legend Entries روی add کلیک کنید تا به پنجره‌ی Edit Series هدایت شوید.

۴- در این صفحه می‌توانید مراحل مختلف پروژه‌ی خود را وارد نمودار کنید. کافی است روی بخش خالی Series name کلیک کنید و با موس نام مورد نظرتان را از جدول اولیه‌تان انتخاب کنید. نامی را که انتخاب کردید، به‌صورت کدهای خاص وارد نمودار می‌شود. (دو کادر قرمزرنگی که در عکس زیر می‌بینید)

۵- برای وارد کردن تاریخ‌ها مطابق عکس زیر روی آیکون کوچک Series values کلیک کنید، سپس با موس تمامی تاریخ‌های ستون مورد نظر را از بالا تا پایین انتخاب کنید که منجر به کپی شدن تاریخ‌ها در کادر مورد نظر می‌شود.

۶- پس از اینکه تاریخ‌های سه ستون را در نمودار وارد کردید، تصویری مشابه شکل زیر به دست می‌آید. در این تصویر در کنار هر ستون به جای نام هر فعالیت، اعدادی نوشته شده است. به منظور تغییر این اعداد و جایگزین کردن عنوان فعالیت‌ها، عملیات مرحله بعد را انجام دهید.

۷- روی نمودار کلیک راست کنید و وارد بخش Edit Series شوید. در این بخش تمام ستون‌های نمودار را در سمت راست انتخاب کنید و بخش Edit را در همان سمت راست بفشارید. با فشردن آن وارد کادری می‌شوید که در عکس مشخص است. در این حالت می‌توانید نام تمامی فعالیت‌ها را با موس انتخاب کنید و تأیید را بزنید.

۸- نمودار نهایی شما به این شکل ارائه می‌شود.

نرم‌افزار MindView

علاوه بر ترسیم نمودار گانت به‌صورت دستی و در محیط اکسل، نرم‌افزارهای بسیاری نیز ترسیم نمودار را آسان کرده‌اند که در این بخش شما را با یک نمونه از این نرم‌افزارها آشنا می‌کنیم.

اگر به دنبال برنامه‌ای آسان برای ترسیم نمودار گانت هستید این برنامه در اختیار شما است. MindView به شما اجازه می دهد به‌سرعت و به‌آسانی نمودارهای گانت را بر اساس برنامه زمانی معین ایجاد و آن را با Microsoft Project ادغام کنید. مدیریت پروژه با این نرم‌افزار سریع، آسان و مقرون به صرفه است. در این برنامه می‌توانید اطلاعات کاری‌ را با همکارانتان به اشتراک بگذارید، آنچه در ذهنتان وجود دارد را ترسیم کنید و دامنه‌ی پروژه‌ها، برنامه‌ها و پیشروی کار و وضعیت بودجه را ضبط کنید و به‌صورت بصری ارائه دهید. شما چه نرم‌افزارهای دیگری برای ترسیم نمودار گانت و مدیریت پروژه می‌شناسید؟