آموزش تدوین سند چشم انداز کسب و کار

عموم افراد خصوصا آنهایی که در موقعیت تاسیس یا مدیریت یک کسب‌وکار هستند، در مورد آینده‌ی شخصی و کاری خود رویاپردازی می‌کنند. آنها خودشان و شرکت تحت مدیریت را در یک، پنج یا حتی ۱۰ سال آینده تصور می‌کنند. این تصورات با لبخندهای رضایت یا حتی ترس بیش از حد همراه خواهند بود. اما مدیران باتجربه پس از مدتی این نوع تفکر را کنار می‌گذارند و با واقع‌نگری، تصمیم به تدوین سند روشنی برای آینده‌ی کسب‌وکار خود می‌گیرند. هدف از تدوین این سند، اطمینان از این است که رویاهای ما به شکلی قابل اجرا و مفید برای همگان پرورش یابند. در این شرایط عدم توانایی ما در ترکیب کردن رویاها و اهداف واقعی، موجب سرخوردگی خواهد شد.

در نتیجه‌ی تدوین سند چشم‌انداز، رویاها محدود شده و دور از انتظار نخواهند بود. نتایج تحقیقات مجله‌ی فوربز نشان می‌دهد رضایت کارمندان در شرکت‌هایی با سند چشم‌انداز واقعی و قابل دستیابی، ۶۸ درصد است. این عدد برای شرکت‌هایی که این قابلیت را ندارند به ۱۸ درصد می‌رسد که اختلافی کاملا قابل توجه است. البته باید به این نکته هم اشاره کرد که حدود ۷۰ درصد از کارمندان اصلا درکی از سند چشم‌انداز شرکتشان ندارند! این آمار نه تنها زنگ خطری برای تعلق خاطر کارمندان است، بلکه در این حالت آنها نخواهند توانست اهداف مشخص خود را درک کنند. در نهایت آنها نمی‌توانند کارشان را با استراتژی کلی شرکت هماهنگ کنند.

با توجه به موارد بالا به این نتیجه می‌رسیم که تبدیل کردن فانتزی‌ها و رویاپردازی‌های شخصی به چشم‌اندازی قابل اشتراک با دیگران، اقدامی مفید خواهد بود. البته این اقدام با رویاپردازی هرروزه تفاوت دارد. برای رسیدن به این هدف باید به صدای درونی خود گوش کرده و حتما نتیجه‌ای قابل لمس و واقعی از آن طلب کنید. در نهایت چشم‌انداز باید معقول و متصل به استراتژی شرکت باشد.

چشم‌انداز با استراتژی هم متفاوت است. چشم‌انداز سوالی در مورد رسیدن به کجا و به چه هدفی است. استراتژی، چگونگی رسیدن به هدف است. در تعریف ساده استراتژی تعریف موارد مورد نیاز برای رسیدن به چشم‌انداز شرکت است. استراتژی چرخ‌ها و چرخ‌دنده‌های وسیله‌ی نقلیه و علم طراحی آنها است. در حالی که چشم‌انداز، مدل خودرو و همچنین مقصدی است که به سمت آن حرکت می‌کنید.

هر سه فاکتور ماموریت، استراتژی و چشم‌انداز از بخش‌های مهم کسب‌وکار هستند. تمرکز صِرف روی یکی از این سه مورد و غافل شدن از بقیه، توانایی جهت‌دهی و مدیریت شما را از بین می‌برد. سوال اصلی این است که چگونه چشم‌انداز را تعریف کرده و آن را به بخش‌های دیگر شرکت مرتبط کنیم؟ سند چشم‌انداز، پاسخ این سوال است. اسناد چشم‌انداز، افکار شما را سازمان‌دهی می‌کنند و به‌راحتی در بخش‌های شرکت پخش می‌شوند. باوجود این که این اسناد، بلندمدت بوده و متاثر از تفکرات هستند، باید آنها را به خوبی سازمان‌دهی کرده و به‌نوعی تعریف کنید که توسط مخاطبین گسترده قابل درک باشند. در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت به آموزش ۷ مرحله در تدوین سند چشم‌نداز می‌پردازیم.

۱- اهداف را بشناسید

تعیین اهداف مناسب، هنر یک مدیر است. هر فردی که در این کار موفق باشد، قطعا بیش از تصور اولیه به اهدافش خواهد رسید. مشخص کردن اهداف نه تنها مقصد نهایی شما را مشخص می‌کند، بلکه قدم‌های مورد نیاز برای رسیدن به آن را نیز روشن خواهد کرد. با یادآوری این که مشخص کردن مراحل بر عهده‌ی استراتژی بود، به اهمیت ارتباط سه رکن اصلی (استراتژی، ماموریت و چشم‌انداز) پی می‌بریم. پس در تدوین چشم‌انداز شرکت، اهداف را در نظر بگیرید.

برای تعیین کردن اهداف ابتدا استانداردهای مشخصی برای اندازه‌گیری آنها تعیین کنید. سپس فاکتورهای اندازه‌گیری که برای سنجش درصد موفقیت به‌کار خواهند رفت را روشن کنید.

۲- ارزش‌ها را در نظر بگیرید

پس از این که ارزش‌های خود را مشخص کردید، آنها را در کنار اهداف قرار دهید. نحوه‌ی ارتباط این بخش‌ها و برآیند همکاری آنها را مشخص کنید. این دو بخش، قسمت‌های اصلی چشم‌انداز شرکت شما خواهند بود.

۳- بیانیه‌ی ماموریت را اضافه کنید

قطعا چشم‌انداز شما مخالف با فعالیت‌های کنونی شرکت نخواهد بود. به‌عنوان مثال چشم‌انداز یک شرکت فولاد، تبدیل شدن به رستوران زنجیره‌ای نیست. در نتیجه اگر می‌خواهید چشم‌انداز به خوبی در شرکت جاری شده و پیشرفت کند، آن را به‌عنوان یک خروجی جدید از عملکرد موفق کنونی در نظر بگیرید. تدوین بیانیه‌ی ماموریت، آموزش خاص خود را دارد اما به یاد داشته باشید که این بیانیه، نقطه‌ی پرتابی برای چشم‌انداز است.

نکته‌ی مهم دیگر این که باید وضعیت کنونی شرکت را پیش از تدوین چشم‌انداز در نظر بگیرید. برای این کار اگر بیانیه‌ی ماموریت ندارید، ابتدا آن را نوشته و سپس آن را در کنار ارزش‌ها و اهداف مشخص شده قرار دهید. در نهایت ترکیب این سه مورد، چشم‌انداز شما را تشکیل خواهد داد. قدم‌های بعدی تنها جهت بهبود و اصلاح چشم‌انداز هستند.

۴- چشم‌انداز را ساده تدوین کنید

ساده بودن چشم‌انداز مزیتی چندوجهی دارد. نکته‌ی اول این که شما نیاز دارید کارمندان از چشم‌انداز شما پشتیبانی کرده و آن را بفهمند. اگر این سند بیش از حد پیچیده باشد، هیچ‌کدام از این اتفاقات نخواهد افتاد. بعلاوه، ساده بودن چشم‌انداز نشان می‌دهد که اهداف شما قابل دست‌یابی هستند و چشم‌انداز به واقعیت تبدیل خواهد شد.

۵- شفاف باشید

اگرچه چشم‌انداز یک دید کلی نسبت به آینده بوده و با عملکرد روزمره‌ی شما متفاوت است، نباید از شفاف بودن آن غافل شد. به بیان ساده شفافیت و مشخص بودن اهداف آن باید به‌گونه‌ای باشد که اگر برای چند فرد مستقل خوانده شد، همه‌ی آنها تفسیر واحدی از آن داشته باشند. به‌همین خاطر ساده بودن این سند، قدم اساسی در شفاف شدن آن است.

ابهام باعث می‌شود که هم کارمندان و هم مدیر نتوانند چشم‌انداز را به واقعیت تبدیل کنند. یک تمرین برای شفاف کردن هرچه بیشتر چشم‌انداز، نوشتن و بلند خواندن آن است. پس از خواندن، ذهن شما نقاط مبهم چشم‌انداز را پیدا می‌کند و به‌مرور آن را به عبارت‌هایی مشخص تبدیل می‌کند. پس از این کار نیز، در دوره‌ی زمانی مشخص مثلا یک هفته یا یک ماه بعد، اقدام به اصلاح ایرادات کنید. فاصله گرفتن و دید وسیع نسبت به سند، مانند این است که دو چشم دیگر برای مطالعه‌ی پروژه‌ی خود داشته باشید.

۶- آینده‌نگر باشید

این مرحله بدان معنا است که باید در مورد شرایط عملکردی شرکت در سال‌های آتی فکر کنید. بعلاوه باید بدانید چگونه چشم‌انداز خود را پایدار و قابل مقیاس‌دهی کنید. چشم‌اندازی که در رشدهای سریع شکست بخورد، همیشه مانعی بر سر راه شرکت خواهد بود. پس در تدوین این سند، چگونگی اداره‌ی کسب‌وکار در سال‌های آینده را در نظر بگیرید.

۷- دوره‌های زمانی تعیین کنید

با توجه به مراحل بالا متوجه بخش‌های مشترک آنها می‌شویم. یکی از این بخش‌های مشترک، شفاف‌سازی چشم‌انداز برای خودتان و کارمندان بود. بخش دیگر استفاده از عبارت‌های مشخص و کوچک کردن مراحل بود. تمام این بخش‌ها در جهت تبدیل کردن چشم‌انداز شما به واقعیت است. در نهایت به این نکته توجه کنید که نوشتن سند ‌چشم‌انداز تنها یک تکلیف مدیریتی نیست. آن را به‌منظور پیاده‌سازی در ماموریت شرکت تدوین کنید.