نحوه محاسبه‌ مجموع زمان کاری در اکسل

زمانی که از مایکروسافت اکسل برای پیگیری و بررسی زمان استفاده می‌کنید، احتمالاً به محاسبه‌ی آمار نهایی نیز نیاز دارید. برای مشاهده‌ی کل زمان صرف‌شده می‌توانید ساعت‌ها و دقیقه‌ها را جمع کنید یا زمان شروع و پایان را از هم کم کنید تا میزان زمان کاری را مشاهده کنید.

در اکسل، می‌توانید مدت‌زمانی را پیگیری کنید که صرف اتمام پروژه کرده‌اید. به‌منظور به‌دست‌آوردن کل زمان صرف‌شده برای خودتان یا صورت‌حساب مشتری، می‌توانید از ترکیبی از فرمول‌ها و قالب‌بندی استفاده کنید.

توجه کنید که برای سازگاری با زمان‌‌بندی ساعت‌ها و دقیقه‌ها از ساختار H:MM استفاده می‌کنیم. اگرچه اکسل باید هنگام واردکردن داده‌ها این موضوع را تشخیص دهد، می‌توانید با قالب‌بندی سلول‌ها خیال خودتان را راحت کنید.

برای این کار سلول‌های حاوی ورودی‌هایتان یا پس از راست‌کلیک گزینه‌ی Format Cells را انتخاب کنید. همچنین، می‌توانید از تب Home روی Format کلیک و Format Cells را انتخاب کنید.

در پنجره‌ی Format Cells به تب Number بروید. در کادر Category، گزینه‌ی Custom را انتخاب کنید. سپس، h:mm را از فهرست انتخاب یا این قالب را در کادر Type وارد کنید.

برای اعمال قالب روی سلول‌ها، روی OK کلیک کنید.

اگر فقط چند ورودی دارید، می‌توانید با فرمولی ساده مجموع ساعت‌ها و دقیقه‌ها را حساب کنید. سلولی که می‌خواهید زمان در آن نشان داده شود، انتخاب کنید. فرمول زیر را وارد و مرجع سلولی خود را جایگزین کنید:

اگر برگه‌ی ردیابی زمان شما ورودی‌های زیادی دارد، استفاده از تابع SUM ساده‌ترین روش است. سلولی واقع در پایین ورودی‌ها را انتخاب کنید. به تب Home بروید و روی «Sum» که قبلاً AutoSum نام داشت، کلیک کنید.

اکسل باید سلول‌هایی را تشخیص دهد که می‌خواهید استفاده کنید. اگر اکسل موفق به تشخیص نشد، به‌سادگی اشاره‌گر را روی سلول‌های حاوی زمان‌های مدنظرتان بکشید و اینتر بزنید.

اکنون باید تعداد کل ساعت‌ها و دقیقه‌های ورودی‌هایتان را ببینید.

وقتی ورودی‌هایی را جمع می‌کنید که از زمان ۲۴ ساعته استفاده می‌کنند، ممکن است نتیجه‌ی نادرستی دریافت کنید. برای جلوگیری از این موضوع، باید سلول حاوی نتیجه را فرمت کنید.

سلول حاوی فرمول را انتخاب برگزینید و راست‌کلیک و Format Cells را انتخاب کنید. همچنین، می‌توانید به Home > Format > Format Cells بروید.

در پنجره‌ی Format Cells، مطمئن شوید که تب Number انتخاب شده است. Custom را از کادر سمت چپ و از فهرست گزینه‌ی @;mm:[ ] را انتخاب کنید یا همین قالب را در کادر Type وارد کنید.

برای اعمال فرمت روی سلول، باید روی OK کلیک کنید. اکنون، باید نتایج دقیقی را برای ورودی‌های استفاده‌کننده از قالب زمان‌ ۲۴ ساعته مشاهده کنید.

یکی دیگر از راه‌های مفید برای ردیابی زمان در اکسل، زمان شروع و پایان است. این موضوع می‌تواند درباره‌ی پروژه یا شاید جدول زمانی شغلی‌تان صدق کند. با پیروی از مراحل زیر، می‌توانید مجموع ساعات کاری را محاسبه کنید.

مانند زمانی که ساعت‌ها و دقیقه‌ها را جمع می‌کنید، بهتر است از صحت قالب‌بندی سلول‌های ورودی‌هایتان اطمینان حاصل کنید. سلول‌ها باید بر‌اساس زمان (مثلاً ۴:۳۰ صبح) قالب‌بندی شده باشند.

در پنجره‌ی Format Cells در تب Number، گزینه‌ی Time را از کادر سمت چپ انتخاب کنید. برای قالب ساعت و دقیقه، 1:30PM را انتخاب کنید.

روی OK کلیک کنید تا قالب روی سلول‌ها اعمال شود.

سلولی را که می‌خواهید نتیجه در آن نمایش داده شود، انتخاب و فرمول زیر را وارد کنید. مرجع سلولی را با مرجع خود جایگزین کنید:

سلول حاوی فرمول را انتخاب و کلیک‌راست کنید و Format Cells را برگزینید یا به Home > Format > Format Cells بروید.

در پنجره‌ی Format Cells و در تب Number، گزینه‌ی Custom را به‌عنوان دسته انتخاب کنید. گزینه‌ی h:mm را انتخاب یا آن را در کادر Type وارد و روی OK کلیک کنید.

اکنون باید بتوانید تعداد صحیح ساعت‌ها و دقیقه‌های صرف‌شده را مشاهده کنید.

امیدواریم این مطلب آموزشی برایتان مفید بوده باشد. اگر درباره‌ی جمع و تفریق زمان در اکسل یا نحوه‌ی محاسبه‌ی زمان کاری سؤالی دارید، می‌توانید آن را با ما و کاربران زومیت در میان بگذارید.