آموزش مرتب‌سازی داده‌ها بر اساس تاریخ در گوگل شیت

گوگل شیت (Google Sheets)، مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel) و دیگر نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده (spreadsheet) ابزارهای مرتب‌سازی قدرتمندی دارند که به شما کمک می‌کند داده‌های خود را مرتب کنید. دانستن نحوه مرتب‌سازی صفحات گسترده، دیدن و استفاده از داده‌ها را آسان‌تر می‌کند. زمانی‌که تاریخ را مرتب می‌کنید، جدیدترین یا قدیمی‌ترین آیتم‌ها را در بالای مجموعه داده‌های خود مشاهده خواهید کرد.

فرقی نمی‌کند که با کامپیوتر شخصی کار می‌کنید یا یکی از بهترین کروم بوک‌های رده‌بالا، در این مقاله روش‌های مختلف مرتب‌سازی مجموعه داده را در Google Sheets بررسی می‌کنیم.

سریع‌ترین و ساده‌ترین راه برای مرتب‌سازی تاریخ‌ها در اپلیکیشن Google Workspace، استفاده از قابلیت مرتب‌سازی بازه‌ای است. این روش مجموعه داده اصلی را به ترتیبی که می‌خواهید مرتب می‌کند.

توجه داشته باشید که پیش‌از انجام مراحل برای اینکه جداول را از سمت چپ به سمت راست ببرید، ابتدا روی Format کلیک کنید، Direction‌ و سپس Sheet right-to-left را بزنید.

در ادامه نحوه کارکرد روی هر دستگاه مانند لپ‌تاپ را بررسی می‌کنیم:

۱. فیلدهای داده‌ی مربوطه را مشخص کنید. این ممکن است شامل تاریخ، نام و داده‌های دیگر در کنار عناوین آن‌ها باشد.

۲. منوی Data را باز کنید و Sort range و سپس Advanced range sorting options را انتخاب کنید.

۳. اگر سربرگ‌ها را هایلایت کردید تیک کنار Data Has Header Row را انتخاب کنید. در غیر این صورت بدون تیک رها کنید.

۴. در کنار Sort by، ستون مرتب سازی را انتخاب کنید (این ستون در این مثال تاریخ تولد است، اما ممکن است Column A برای شما نامیده شود).

۵. گزینه پیش‌فرض مرتب‌سازی A تا Z را بزنید تا تاریخ‌ها به ترتیب صعودی مرتب شوند (کم‌ترین به بیشترین)، یا Z به A را برای مرتب‌سازی بر اساس ترتیب نزولی (بیشترین به کم‌ترین) انتخاب کنید.

۶. دکمه Sort را انتخاب کنید تا مرتب‌سازی براساس ستون تاریخی که انتخاب کردید، به‌صورت خودکار انجام شود.

روش مرتب‌سازی بازه‌ای گزینه‌ای عالی برای مرتب‌سازی یکباره است. اما اگر قصد دارید بعداً ردیف‌های بیشتری از داده‌ها را اضافه کنید یا نمی‌خواهید سلول‌های اصلی را تغییر دهید، کارآمد نیست. برای اینکار از تابع مرتب‌سازی استفاده کنید که می‌تواند در طول زمان با گسترش مجموعه داده‌های شما ویرایش شود.

در ادامه نحوه‌ی استفاده از تابع مرتب‌سازی در گوگل شیت آورده شده است:

۱.شیت را با مجموعه داده‌ای که باید مرتب شود باز کنید.

۲.انتخاب کنید که داده‌های مرتب‌شده در کدام محل قرار بگیرند. این می‌تواند تا زمانی باشد که فضای زیر سلول داده‌ای نداشته باشد. مثال ما نشان می دهد که D2 را انتخاب کرده‌ایم.

۳. SORT(A2:B6,2,TRUE)= را در سلول وارد کردیم؛ اما شما باید A2:B6 را با محدوده داده‌ی خود جایگزین کنید. ۲ ستون تاریخ من است (ممکن است ستون شما متفاوت باشد) و TRUE برای مرتب‌سازی به ترتیب صعودی استفاده می‌شود (برای ترتیب نزولی FALSE را بنویسید).

۴. برای شروع تابع مرتب‌سازی، کلید Enter را فشار دهید.

مزیت فرمول مرتب‌سازی این است که از به‌روزرسانی خودکار داده‌های مرتب‌شده هنگام تغییر داده‌های اصلی پشتیبانی می‌کند.

به طور مشابه، می‌توانید ردیف‌های اضافی به مجموعه داده اصلی اضافه کنید. سپس، تنها کاری که انجام می‌دهید این است که فرمول را اصلاح کنید تا آن خطوط اضافی را شامل شود و نتیجه به‌روز می‌شود تا اطلاعات جدید را منعکس کند.

برای اینکه تابع مرتب‌سازی تاریخ کار کند، گوگل شیت باید مقادیر شما را تشخیص دهد. اگر تاریخ‌های نامعتبر (با فرمت پشتیبانی‌نشده) داشته باشید، آن سلول‌ها به صورت متن ساده خوانده می‌شوند و نتایج نادرستی می‌دهند.

اگر از زبان انگلیسی استفاده می‌کنید، وقتی متن در گوگل شیت نوشته می‌شود، در سمت چپ قرار می‌گیرد. اعداد از این قاعده پیروی نمی‌کنند و در سمت راست سلول قرار می‌گیرند.

بنابراین اگر تاریخ‌ها در سمت چپ باشند، به احتمال زیاد در ساختار نادرستی قرار می‌گیرند. به طور کلی، واردکردن تاریخ به صورت کامل (مثلا May 5, 2022) معتبر است. اعداد را با اسلش یا خط تیره در این ساختار تقسیم کنید: MM/DD/YYYY یا MM-DD-YYYY.

اگر داده‌ها عرض سلول را در بر بگیرند، تشخیص هم ترازی (alignment) می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. راه دیگر برای بررسی این مشکل گوگل شیتس استفاده از تابع DATEVALUE است.

در ستون کناری، DATEVALUE(A2:A)= را در سلول وارد کنید و از محدوده داده‌های خود استفاده نمایید. دکمه Enter را فشار دهید تا ببینید کدام سلول‌ها تاریخ صحیحی دارند و کدام به عنوان متن خوانده می‌شوند.

در مثال ما، اکثر مقادیر تابع نتیجه درستی می‌دهند؛ اما در موارد دیگر، خطای !VALUE# حاکی از آن است که ساختار این سلول‌ها درست نیست. اولی علائم نگارشی و دیگری غلط املایی دارد.