۵ قدم بسیار مهم برای ساختن یک تیم کارآمد

تیم‌ها همیشه پیش‌نیازی مهم برای ساخت کسب و کارهای موفق بوده و هستند. اما ساختن یک تیم عالی چیزی نیست که خود به خود رخ دهد. داشتن یک تیم عالی مستلزم برنامه‌ریزی و تلاش مداوم برای ساختار دهی است و از ساختن یک تیم خوب سخت‌تر، چیزی نیست جز خوب نگاه داشتن آن.

رهبران و مدیران با هوش می‌دانند که برای اینکه تیم تحت هدایت‌شان خوب عمل کند، لازم است به شکل دقیقی به شناسایی مجموعه توانایی‌ها و تخصص‌های تک تک اعضا پرداخته و وظایفی را به آن‌ها محول نمایند که به بهترین شکل با توانایی آن‌ها در سازگاری است. اینگونه رهبرها هنگام تشکیل یک تیم، افرادی را در کنار یکدیگر قرار خواهند داد که تصور می‌کنند به خوبی با یکدیگر کار خواهند کرد. مجموع تلاش‌های یک سو شده‌ی اعضای تیم نه تنها منجر به نتایج عالی می‌شود، بلکه روحیه‌ی کار تیمی، اتحاد و پایبندی به اهداف را نیز در طول سازمان گسترش می‌دهد.

در این حالت، دفعه‌ی بعد که نیاز به انجام یک کار مهم در سازمان داشته باشید، و لازم باشد وظیفه‌ی مربوطه را به تیم مشخصی محول نمایید، این پنج قدم را بعنوان عناصر تشکیل دهنده‌ی یک تیم فوق‌العاده حتما در نظر داشته باشید.

پیش از آغاز هر کاری، نسبت به کشف و درک قدرت یک کار تیمی و حد و حدود آن اطلاعات دقیق کسب کرده و درک کنید که چگونه می‌توان از این ابزار به بهترین شکل ممکن بهره برد. هدف مورد نظر را به خوبی در نظر گرفته و به وظایفی که تصور می‌کنید برای دستیابی به آن نیاز خواهید داشت فکر کنید. در حینی که به کارکنان مورد نظر خود فکر می‌کنید، توانایی‌ها و تخصص‌شان را با وظایف مورد نیاز در پروژه تطبیق دهید اما در نظر گرفتن شخصیت و روحیات افراد برای تکمیل نمودن یکدیگر را به هیچ عنوان فراموش نکنید. یک پروژه‌ی تیمی موفق، نیاز به توانایی بالا و هوشمندی تک تک اعضای آن خواهد داشت اما قدرت حقیقی تیم از همبستگی و تمرکز مشترک بر روی دستیابی به هدف نهایی حاصل خواهد گردید.

در صورتی که بخواهید تیم شما واقعا کارآمد باشد، لازم است که افراد صحیحی را برای انجام کار انتخاب نمایید. در صورت امکان، سعی کنید از کارمندان و بخش‌هایی در سازمان یا شرکت استفاده کنید که تجربیات، بینش‌ها و توانایی‌های متنوعی را با خود به پروژه وارد کنند. در صورتی که برای نمونه به دنبال راهی برای ارزیابی سطح رضایت مشتریان با استفاده از ابزار شبکه‌های اجتماعی هستید، بنابراین لازم است اطمینان حاصل نمایید که افرادی از بخش‌های فروش، فناوری اطلاعات، خدمات مشتریان و... را در تیم آماده کنید. تلاش کنید افرادی را انتخاب نموده و در تیم‌تان قرار دهید که در کنار یکدیگر موجب ایجاد یک چشم‌انداز وسیع از پروژه‌ی مورد نظر شوند.

 پس از اینکه تیم مورد نظر خود را ساخته و انتظارات خود را تشریح کردید، اختیارات و دسترسی‌های لازم برای به انجام رساندن پروژه را به آن‌ها محول کنید. افراد کوشا، پر انرژی و خلاق در صورتی که آزادی عمل نداشته، به ابزارهای مورد نیاز خود دسترسی نداشته یا قادر به تحت کنترل گرفتن منابع مورد نیاز را نداشته باشند بسیار سریع انگیزه‌ی خود را از دست خواهند داد. هنگامی که خط مشی و دستورالعمل‌های کلی خود را مشخص نمودید، وظیفه‌ی شما این خواهد بود که مطمئن شوید اعضای تیم به آنچه برای انجام کارشان نیاز دارند دسترسی داشته باشند. از تعیین تکلیف برای اعضای تیم و گفتن اینکه چه کار کنند و چگونه کار نکنند خودداری کنید. به جای این عمل، با آن‌ها کار کرده و با کمک آن‌ها به تبیین اهداف پرداخته، موانع را برچینید، دسترسی‌های مورد نیاز را اعطا کرده و در نهایت پشتیبانی لازم را برای دستیابی به هدف، برای تیم خود فراهم سازید.

در یک دنیای ایده آل، شما می‌توانید تصور کنید که دقیقا افراد مناسبی را برای تیم انتخاب کرده‌اید و همه‌چیز به خودی خود در مسیر مناسب پیش خواهد رفت و به عبارتی خود کنترلی کامل وجود دارد. اما در دنیای واقعی شما مجبور به نظارت و تایید صحت عملکرد تیم بوده و ملزم هستید در مسیر صحیح قرار داشتن را تشخیص دهید. در این مرحله، در صورت نیاز انجمنی ایجاد کنید تا شما و اعضای تیم بتوانید به اشتراک‌گذاری نگرانی‌ها، موفقیت‌ها و وضعیت پروژه با یکدیگر بر اساس دوره‌های زمانی از پیش تعیین شده بپردازید. در صورت ضرورت، ممکن است متوجه شوید که نیاز به تعیین یک رهبر برای تیم حس می‌شود یا حتی نیاز شود که به بازتعریف پروژه و تقسیم مجدد وظایف بپردازید. اما با این وجود تا جای ممکن سعی کنید اجازه دهید خود اعضای تیم از پس چالش‌ها برآمده و بطور مرتب در مسائل آن‌ها دخالت نکنید. زمانی که یک تیم با تکیه بر خود به شناسایی، حل کردن و گذر از مشکلات و موانع دست پیدا می‌کند، اعضای آن بیش از پیش به یکدیگر نزدیک خواهند شد و این موفقیت موجب اعتماد بنفس و همراهی بیشتر افراد خواهد شد.

زمانی که تیم شما به اهداف تعیین شده دست می‌یابد یا حتی از آن فراتر می‌رود، حتما این پیروزی را به خوبی شناسایی کرده، قدر بدانید و بخاطر آن جشن بگیرید. در کمترین حالت، یک جلسه‌ی نهایی با حضور اعضای تیم برگزار کرده و ضمن تشکر از تیم بصورت یک‌جا، به تشریح اثر مثبتی که کار آن‌ها بر روی شرکت یا مشتریان خواهد گذاشت بپردازید. یک نتیجه‌ی مهم و نهایی برای تیمی که عملکرد خوب داشته، رفاقت و نزدیکی اعضا خواهد بود. موفقیت تیم، اثرات مثبت مضاعف خود را به همراه خواهد داشت و هرچه مسئولیت‌های بیشتری به این تیم محول شود، برای خود آن و نیز کل سازمان نتیجه‌های بهتری در پی خواهد داشت.

فراموش نکنید که کار تیمی به خودی خود بسیار دشوار است و مسائلی نظیر تفاوت‌های فردی، مشکلات میان فردی، سطوح وفادارای و تعهد و هزاران مساله‌ی دیگر می‌تواند مشکلاتی را ایجاد نماید. اما در این میان همیشه یک مدیر موفق باید بتواند تناقض‌ها را به حداقل رسانده و قطار پیشرفت را بر روی ریل خود نگاه دارد. دیگر آنکه، تک تک ما بعنوان افرادی در این جامعه، در طول زندگی بارها ملزم به انجام کار تیمی خواهیم شد؛ پس باید به خاطر داشت که تقویت مهارت‌ها و تحمل فعالیت گروهی می‌تواند اثرات مثبتی برای زندگی شخصی و اجتماعی ما به همراه داشته باشد.