استفاده کارآمد از لیست های انجام کار

آیا تا‌به‌حال پیش آمده است که درباره حجم کاری خود احساس نگرانی کنید یا اینکه فراموش کنید کارهایتان را چه زمانی باید انجام دهید و با یادآوری کردن دیگران متوجه شوید که انجام کار مهمی را فراموش کرده‌اید؟

همه این‌ها نشانه‌ی نداشتن یک لیست انجام کار است. این لیست‌ها تمامی کارهایی را که باید انجام دهید، به ترتیب اولویت در بر می‌گیرند. به این صورت که کارهای مهم در ابتدای لیست و کارهای غیرضروری در پایین لیست قرار می‌گیرند. با تهیه این لیست‌ها می‌توانید مطمئن باشید که از این به بعد هیچ کار مهمی از قلم نخواهد افتاد و همچنین با در نظر گرفتن اولویت‌ها می‌توانید برنامه‌ریزی بهتر و مفیدتری داشته باشید. 

لیست‌های انجام کار یک وسیله ضروری برای مواقعی هستند که کارهای زیادی برای انجام دادن دارید و نمی‌خواهید دیگران به شما به چشم یک آدم مسئولیت‌ناپذیر نگاه کنند. این لیست‌ها از استرس شما می‌کاهند و به شما اطمینان می‌دهند که هیچ کار مهمی را از قلم نینداخته‌اید. همچنین اگر این لیست‌ها به‌صورت هوشمندانه تنظیم شوند، می‌توانند در وقت و انرژی شما نیز صرفه‌جویی کنند و بهره‌وری شما را بالا ببرند.

تهیه این لیست‌ها بسیار ساده است؛ اما اغلب مردم طرز استفاده صحیح و کارآمد از آن‌ها را بلد نیستند و درواقع زمانی به استفاده از آن‌ها تشویق می‌شوند که احساس کنند اولین موفقیت‌های خود را در کارشان کسب کرده‌اند و بهره‌وری مفیدی داشته‌اند.

در ادامه مراحل تهیه یک لیست انجام کار آورده شده است.

تمام کارهایی را که باید انجام دهید، یادداشت کنید. اگر زمان‌بر هستند آن‌ها را به چند کار کوچک‌تر تقسیم کنید. ایده‌آل‌ترین حالت این است که هر کاری ۱ یا ۲ ساعت زمان برای کامل شدن نیاز داشته باشد. همچنین می‌توانید برای کارهای شخصی، درسی و محیط کاری خود از لیست‌‌های مجزا استفاده کنید.

تمام کارهایی را که در لیست خود یادداشت کرده‌اید، اولویت‌بندی کنید، برای انجام این کار می‌توانید از حروف اختصاری استفاده کنید به‌عنوان مثال «م» نشان دهنده «مهم» است و کاری است که باید اول انجام شود، «غ» نشان دهنده «غیر مهم» است و می‌تواند اولویت چندم شما باشد. چگونگی اولویت‌بندی کاملا سلیقه‌ای است و مهم این است که بدانید کدام کارها را باید ابتدا انجام دهید. بعد از انجام این کار لیست را دوباره بازنویسی کنید و این بار کارها را به ترتیب ضرورتشان از بالا به پایین لیست کنید.

استفاده از لیست بسیار ساده است؛ کافی است از ابتدا شروع کنید و کارهایی را که به ترتیب اولویت منظم شده‌اند، انجام دهید. اینکه چه چیزهایی را داخل لیست خود قرار می‌دهید، کاملا به شرایط شما بستگی دارد؛ به‌عنوان مثال اگر فروشنده هستید بهترین راه برای انگیزه دادن به خودتان این است که تا جای ممکن لیست خود را کوتاه کنید و هرروز لیست جدید تهیه کنید. اما اگر کارتان جنبه عملیاتی دارد یا اینکه تمام شدن یک کار مستلزم همکاری افراد دیگر است، بهتر است یک لیست چند مرحله‌ای تهیه کنید و هر روز بخشی از کارها را انجام دهید.

اغلب افراد تهیه لیست را یک کار مفید می‌دانند و ۱۰ دقیقه پایانی روز خود را صرف تهیه لیست کارهای فردای خود می‌کنند.

استفاده از لیست‌های کاغذی آسان‌تر است؛ اما برنامه‌های نرم‌افزاری قابلیت یادآوری کردن نیز دارند و همچنین می‌توانند با تلفن ‌همراه یا ایمیل شما همگام شوند و بین اعضای تیم پروژه به اشتراک گذاشته شوند.

نرم‌افزارهای زیادی برای انجام این کار وجود دارند که ساده‌ترین آن‌ها مایکروسافت ورد و اکسل هستند. برخی سرویس‌های ایمیل مانند جیمیل و اوت‌لوک نیز دارای قابلیت تهیه لیست انجام کار هستند. نرم افزار Remember the Milk از جمله نرم‌افزارهای مدیریت کارها است که قابلیت همگام شدن با تلفن هوشمند نیز دارد، Todoist و Toodledo از جمله نمونه‌های دیگر هستند.

یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های استفاده از این برنامه این است که به‌راحتی به‌روز‌رسانی می‌شوند؛ به‌عنوان مثال به جای اینکه کارهای لیست را با خط زدن و دوباره‌نویسی مرتب کنید، با استفاده از نرم‌افزار می‌توانید به راحتی آن‌ها را جابه‌جا کنید.

همه ما به طور متفاوتی فکر، کار و برنامه‌ریزی می‌کنیم. بنابراین برنامه‌ای که نیازهای همکار شما را برآورده می‌کند شاید برای شما مناسب نباشد؛ بنابراین بهتر است قبل از انتخاب به‌خوبی جستجو کنید و چند برنامه مختلف را نصب کنید تا بتوانید بهترین و کارآمدترین آن‌ها را برای خود انتخاب کنید.

لیست‌های انجام کار کمک می‌کنند بتوانید پروژه‌ها، کارها و تصمیم‌گیری‌های خود را به بهترین نحو انجام دهید. به‌عنوان مثال تصور کنید شما رهبری یک پروژه را بر عهده دارید که در آن، کارهای زیادی توسط افراد متفاوتی انجام می‌شود؛ در این شرایط برای هر شخص لیستی از کارها همراه با مهلت انجام تعیین کنید، از این طریق هم می‌توانید کارها را راحت‌تر پیدا کنید و هم می‌توانید کارهای جدید را به‌راحتی به لیست آن‌ها اضافه کنید.

یا تصور کنید شما یک فروشنده هستید و با افراد زیادی باید صحبت کنید، می‌توانید لیستی از اسامی افرادی که باید با آن‌ها تماس بگیرید یا حضوری آن‌ها را ملاقات کنید، تهیه و سپس اولویت‌بندی کنید. مشتری‌هایی را که مشتاق خریداری محصول شما هستند، در ابتدای لیست خود قرار دهید و افرادی را که تمایل کمتری دارند، در پایین لیست خود قرار دهید.

برای اینکه به یک فرد منظم در محیط کاری خود تبدیل شوید، یک لیست انجام کار تهیه کنید. استفاده از این لیست‌ها مزایای زیر را برای شما به همراه خواهد داشت:

• انجام کارهای مهم و ضروری را فراموش نخواهید کرد.
• کارهای مهم‌تر را زودتر انجام می‌دهید و وقت خود را روی کارهای غیرمهم تلف نخواهید کرد.
• برای انجام کارهای غیرضروری استرس نخواهید گرفت.

بعد از یادداشت کردن تمام کارها، آن‌ها را به ترتیب ضرورت اولویت‌بندی کنید. همچنین می‌توانید از برنامه‌های نرم‌افزاری نیز استفاده کنید تا آن‌ها را با تلفن‌ همراه خود همگام‌سازی کنید و درنتیجه به‌راحتی از همه‌جا به لیست خود دسترسی داشته باشید.