چگونه برنامه منظم استراحت برای افزایش بازده کاری خود داشته باشیم

گاهی اوقات ما می‌دانیم که راه بهتری برای انجام کارهای خود داریم ولی به قدری مشغله داریم که حتی فکرش را هم نمی‌کنیم که زمان کافی برای اندیشیدن در مورد راه‌های دیگر را داشته باشیم بنابراین طبق روال همیشه به انجام کارهای خود ادامه می‌دهیم.

این دقیقا همان دیدگاهی است که خود من در زندگی روزمره داشتم تا این‌که با قدرت استراحت دادن به خودم آشنا شدم. این امر باعث شد تا روحیه کاری من بالاتر رود، تمرکز بیشتری در کار خود داشته باشم و بازدهی من در کار بالاتر رود و من مطمئن هستم که این امر به شما نیز کمک خواهد کرد. با زومیت همراه باشید تا ببینیم چرا به ایجاد وقفه در بین کارهای خود نیاز داریم؟ چگونه می‌توانیم برنامه زمان‌بندی اصلی کار خود را ایجاد کنیم و  وقتی زمانی برای استراحت پیدا کردیم چگونه از آن استفاده کنیم.

سه دلیل علمی برای اولویت‌دهی به ایجاد وقفه در کار را در ادامه با هم مرور می‌کنیم.

وقتی شما در حین انجام یک کار یا پروژه هستید، ایده‌های مختلفی به ذهن شما می‌رسد و احساس خوبی به شما می‌دهد اما این حالت دائمی نیست. کم‌کم تمرکز شما کاهش می‌یابد و در ارتباط با همکاران خود زودرنج می‌شوید. اما به راستی چه چیز تغییر می‌کند که این حالت‌ها به شما دست می‌دهد؟

اما خبر خوب در این مورد این است که راه حل این عدم تمرکز ساده است. تنها چیزی که ما به آن نیاز داریم ایجاد کمی وقفه در کار برای بازگشتن به شرایط آرمانی است. آلیاردو یراس استاد روان‌شناسی دانشگاه ایلینویز در این مورد توضیح می‌دهد:

غیر فعال‌سازی و فعال‌سازی اهدافتان به شما کمک می‌کند تا روی کار خود تمرکز داشته باشید. از دید عملی، تحقیقات ما نشان می‌دهد زمانی که با کارهای طولانی مدت روبرو می‌شویم برای مثال مطالعه پیش از  امتحان نهایی، توصیه می‌شود که با ایجاد وقفه‌هایی کمی استراحت به خودتان بدهید. استراحت‌های ذهنی واقعا کمک می‌کنند تا تمرکز شما روی کارتان بیشتر شود.

در واقع در حالی که تصور می‌شود مغز ما در حالت رویاپردازی عملکرد چندانی ندارد و در حالت استراحت است ولی تحقیقات نشان می‌دهند که در این گونه موارد فعالیت در بسیاری از مناطق مغز افزایش می‌یابد. تصویری که در ادامه با هم می‌بینیم اسکن مغز فردی است که در حال رویاپردازی است.

برخی تحقیقات نشان می‌دهند که مغز ما برخی از سخت‌ترین مسائلی را که با آنها روبرو است، در حالت خیال‌بافی و استراحت حل می‌کند چیزی که شاید شما هم  هنگامی که در موقع رانندگی غرق در افکار خود بوده‌اید یا در هنگام حمام کردن آن را تجربه کرده باشید. این راه حل‌ها که که معولا به یکباره به ذهن ما می‌رسند محصول اندیشیدن در حالت غیر متمرکز هستند.

باربارا اوکلی استاد مهندسی در این زمینه می‌گوید:

وقتی شما روی چیزی تمرکز می‌کنید، در واقع دسترسی خود به حالت غیر متمرکز را از بین می‌برید. این در حالی است که حالت غیر متمرکز همان حالتی است که شما اغلب برای حل یک مسئله بسیار پیچیده به آن نیاز دارید.

وقفه‌ها باعث می‌شوند تا یک قدم به عقب برگردیم و مطمئن شویم که همه چیز را به نحو درست انجام می‌دهیم. وقتی شما کاری را به طور مداوم انجام می‌دهید، به آسانی تمرکز خود را از دست می‌دهید و در انبوهی از کارها گرفتار می‌شوید. در مقابل به خودتان کمی استراحت بدهید و نیروی خود را بازیابی کنید، چند ثانیه به این فکر کنید که در نهایت قرار است به چه چیزی برسید.

تا اینجا متوجه شدیم که ایجاد وقفه و استراحت یک روش علمی برای بازیابی تمرکز و انگیزه است. ولی آیا واقعا وسط یک روز کاری می‌توانیم برای ایجاد وقفه به مطالعه بپردازیم یا برای قدم زدن بیرون برویم؟ آیا  اصلا از این قدم زدن لذت خواهیم برد و مدام خود را مقصر جلوه نمی‌دهیم که الان چه وقت قدم زدن است؟

مطالعه‌ای که روی کارمندان و مدیران آمریکایی انجام شده است، نشان می‌دهد که اگر چه 66 درصد آنها بیش از 8 ساعت در روز مشغول کار هستند ولی بیش از یک‌چهارم این تعداد، به غیر از ساعت نهار هیچ استراحت دیگری به خود نمی‌دهند. از هر 5 کارمندی که در این تحقیق مورد سوال واقع شده‌اند، یک نفر پاسخ داده است که احساس گناه دلیلی است که باعث می‌شود تا او از محیط کار خود خارج نشود.

این در شرایطی است که 90 درصد از کارفرمایانی که در این تحقیق مورد سوال واقع شده‌اند، گفته‌اند که همیشه از استراحت کارکنان حمایت می‌کنند و 86 درصد کارمندان نیز با این نکته که استراحت و مرخصی بازدهی آنها را در محیط کار بالاتر می‌برد موافق بوده‌اند. با این حال هنوز هم این تفکر قدیمی که اگر هیچ‌گاه از کار خود جدا نشوید و به مرخصی نروید، موفق‌تر خواهید بود و ارتقا می‌گیرید بر بسیاری از محیط‌های کاری سایه افکنده است.

تونی شوارتز رییس شرکت The Energy Project که در زمینه مشاوره بهره‌وری فعالیت می‌کند، در این رابطه می‌گوید:

مسئله این است که بدون زمان استراحت برای بازیابی انرژی، کارایی ما کاهش می‌یابد، اشتباهات بیشتری انجام می‌دهیم و کمتر به صورت مثبت با کاری که در حال انجام آن هستیم، درگیر می‌شویم.

تیم کرایدر در نشریه نیویورک تایمز در مورد استراحت دادن به خود می‌نویسد:

بیکاری فقط مرخصی گرفتن نیست بلکه همان‌ قدر که ویتامین D برای بدن لازم است، استراحت نیز برای مغز ما ضروری است و بدون استراحت از پریشانی ذهنی رنج خواهیم برد که دقیقا به اندازه نرمی استخوان در کمبود ویتامین D در بدن برای ما ناراحت کننده است. اگر چه شاید استراحت با انجام کار متناقض باشد ولی برای انجام کار استراحت یک امر کاملا ضروری است.

اگر هنوز هم اطلاعات داده شده شما را قانع نکرده است، بهتر است تا نگاهی به مشتریان شرکت آقای شوارتز که کمی قبل‌تر در موردش صحبت کردیم یعنی The Energy Project بیاندازیم. شرکتی که ساخته شده تا به دیگر شرکت‌ها کمک کند تا راه بهتری برای کار کردن پیدا کنند. شوارتز گوگل، اپل، فیسبوک، کوکا کولا، فورد و تعداد زیادی از 500 شرکت برتر به انتخاب نشریه فورچون را به عنوان مشتریان خود معرفی می‌شمارد.

اگر برای استراحت دادن به خود در حین انجام کار آماده هستید ولی دقیقا نمی‌دانید که چطور باید این موضوع را با زمان‌بندی کاری خود هماهنگ کنید، در ادامه روش‌هایی را با هم بررسی می‌کنیم که می‌توانید مورد توجه قرار دهید.

یکی از متداول‌ترین روش‌ها برای داشتن یک برنامه زمان‌بندی کاری به همراه زمان استراحت بخصوص زمانی که مشغله کاری زیادی دارید این است که از تکنیک Pomodoro استفاده کنید. تایمر خود را برای 25 دقیقه تنظیم کنید و زمانی که 25 دقیقه کاری شما به اتمام رسید، یک استراحت کوتاه 5 دقیقه‌ای به خودتان بدهید. پاهای خود را دراز کنید و با آرامش به صندلی خود تکیه بزنید. وقتی 4 بار پیاپی این دوره‌ی 25 دقیقه کار و 5 دقیقه استراحت را انجام دادید، استراحت طولانی‌مدت‌تر 30 دقیقه‌ای یا بیشتر به خود بدهید. 

کار کردن در دوره‌های زمانی 90 دقیقه‌ای یکی از روش‌هایی است که برای مدت‌ها مورد علاقه بسیاری از افراد برای بالاتر بردن بهره‌وری بوده است چرا که این روش مطابق با ریتم طبیعی بدن ما است.

ویلیام دمِنت و ناتان کلایتمَن پژوهشگرانی بودند که در زمینه خواب فعالیت می‌کردند و برای نخستین بار الگوی 90 دقیقه‌ای را زمانی که سیکل‌های به خواب رفتن انسان را بررسی می‌کردند، کشف کردند اما این امر در هنگام بیداری نیز زمانی که از حالت هوشیاری کامل به درجاتِ کمترِ هوشیاری می‌رسیم، صادق است. دیگر پژوهشگران از این روش با نام Ultardian rhythm یاد کرده‌اند.

وقتی پروفسور K. Anders Ericsson  برخی افراد خاص نظیر ویونولیست‌ها، ورزشکاران، بازیگران و شطرنج‌بازان را مورد مطالعه قرار داد، دریافت که آنها در بهترین حالت بیش از 90 دقیقه نمی‌توانند در حالت متمرکز باقی بمانند.

دکتر اریکسون در این زمینه می‌گوید:

 افزایش میزان تمرکز با تمرین در بلند مدت حاصل می‌شود. افراد باید از خستگی دوری کنند و باید تمرینات خود را برای افزایش میزان زمان تمرکز به صورت روزانه و هفتگی محدود کنند تا بدن آن‌ها بطور کامل احیا شود.

با استفاده از اَپ DeskTime، گروه Draugiem عادت‌های پربازده‌ترین کارمندان را مورد بررسی قرار داد و در این تحقیق متوجه شدند که افراد با بیشترین بهره‌وری ابتدا 52 دقیقه کار می‌کنند و بعد یک استراحت 17 دقیقه‌ای به خود می‌دهند. آنها نتیجه کار خود را به صورت زیر بیان کردند:

دلیل این که 10 درصد از کاربران ما قادرند تا بازدهی بالایی در دوره‌های زمانی کاری کوتاه داشته باشند این است که آن‌ها 52 دقیقه با یک هدف قدرتمند به کار می‌پردازند ولی بعد آنها استراحت می‌کنند تا برای مرحله بعدی کار خود آماده شوند. به عبارت دیگر آنها هدف‌مند کار می‌کنند.

اگر کار شما به گونه‌ای است که نمی‌توانید روز خود را به بازه‌های زمانی مختلف تقسیم کنید، از یک راه حل ساده‌تر ولی همچنان موثر استفاده کنید. از دو استراحت 15 دقیقه‌ای در طول روز کاری خود استفاده کنید. یکی در وسط ساعات کاری صبح و دیگری در وسط ساعات کاری ظهر حول و حوش ساعت 3 ظهر که زمانی است که بهره‌وری به پایین‌ترین حد خود می‌رسد، بنابراین به هیچ‌وجه استراحت در این زمان را فراموش نکنید.

تا اینجای کار به اهمیت استراحت در بین کار خود پی بردیم و تصمیم گرفتیم که از این پس  استراحت را در بین کار خود به شکل منظم‌تری پیاده‌سازی کنیم. اما شاید خوب باشد که بدانیم در هنگام استراحت انجام چه کارهایی موجب افزایش راندمان کاری ما می‌شوند؟ در ادامه برخی از این کارها را که منفعت آنها به اثبات رسیده است، با هم مرور می‌کنیم.

20 دقیقه پیاده‌روی می‌تواند جریان خون به سمت مغز را افزایش دهد که این امر می‌تواند باعث شود تا میزان ایده‌های خلاقانه که به ذهن شما می‌رسد، افزایش یابد. پیاده‌روی منظم می‌تواند باعث کاهش اثرات منفی افزایش سن روی عملکرد مغز شود، حافظه را تقویت کند و  عملکرد شناختی را بهبود بخشد.

رویاپردازی ما را به سمت خلاقیت رهنمون می‌شود و فعالیت‌های خلاقانه قابلیت تغییر جهان اطرافمان را به شیوه‌ای که دوست داریم به ما می‌دهند و ما را قادر می‌سازند تا تأثیر مثبتی روی محیط اطرافمان داشته باشیم.

مغز خود را با تغذیه مناسب در هنگام استراحت برای فعالیت کاری بعدی آماده کنید. غذاهای دریایی، سبزیجات و غیره مواد غذایی خوبی برای افزایش راندمان کاری شما هستند.

به مطالعه کتاب‌های غیر مرتبط با کار خود بپردازید. مطالعات نشان می‌دهند افرادی که بطور مرتب کتاب‌های داستان را مطالعه می‌کنند بهتر قادر به درک دیگران و دیدن دنیا از نقطه‌نظر آنها هستند.

احتمالا خودتان از این گزینه در هنگام استراحت استفاده می‌کنید ولی آیا تا به حال زمان‌بندی مناسبی برای نوشیدن قهوه داشته‌اید؟ برای افرادی که بین 6 تا 8 صبح از خواب بیدار می‌شوند، زمان بهینه برای مصرف کافئین بین ساعت 9:30 تا 11:30 و در بعد از ظهر از ساعت 13:30 تا 17:30 است.

اجازه دهید ذهن شما هر جور که مایل است خودکار را روی کاغذ به حرکت در بیاورد. تحقیقات نشان می‌دهند که نقاشی‌های این‌چنینی باعث شبیه‌سازی ایده‌های جدید می‌شوند و به ما کمک می‌کنند که متمرکز باقی بمانیم.

در یک مطالعه جالب، شرکت‌کنندگان عملکرد بسیار بهتری را در انجام وظایف خود بعد از دیدن تصاویری از حیوانات کوچک به نمایش گذاشتند. در این تحقیق نشان داده شد که دیدن حیوانات کم سن و سال این تاثیر مثبت را دارد و تماشای عکس حیوانات بالغ چنین تأثیری ندارد.

تمرکز روی موسیقی می‌تواند باعث بهبود موتور حرکتی ما شود و البته موسیقی تاثیرات متنوعی در سلامتی ما دارد.

اگر محیط کاری شما خیلی پیشرفته باشد می‌توانید از مزایای زیادی از جمله خواب نیم‌روزی بهره‌مند شوید. حتی یک چُرت 10 دقیقه‌ای می‌تواند باعث بهبود عملکرد شما شده و حس خواب آلودگی و خستگی شما را کاهش دهد. شاید جالب باشد که بدانید وقتی به خلبانان اجازه داده می‌شود تا در پروازهای طولانی مدت 30 دقیقه بخوابند، زمان واکنش‌دهی آنها به اتفاقات تا 16 درصد بهبود می‌یابد.

ورزش می‌تواند روحیه شما را بالاتر ببرد، انرژی بیشتری به شما بدهد و به شما کمک کند تا تمرکز خود را مجدد بدست آورید. شما برای مثال می‌توانید از تکنیک ورزش 7 دقیقه‌ای استفاده کنید.

حتی صحبت با همکاران نیز می‌تواند در زمان استراحت بازدهی شما را بالاتر ببرد . تحقیقات نشان می‌دهد که صحبت با همکاران می‌تواند باعث افزایش بازده کاری شما شود. 

یکی از قوی‌ترین راه‌هایی که می‌توانید به کمک آن در مدت زمان کوتاهی مغز خود را به آرامش برسانید، مدیتیشن است. در تصویر زیر مشاهده می‌کنید که چگونه امواج بتا که به صورت رنگ‌های روشن در سمت چپ تصویر نمایش داده شده‌اند به طرز شگفت‌آوری طی مدیتیشن کاهش یافته‌اند (سمت راست تصویر).

مدیتیشن باعث کاهش سطح استرس شما می‌شود و سلامتی عمومی شما را بهبود بخشیده و خلاقیت شما را افزایش می‌دهد.

یک برنامه مفرح مانند یک سفر کوتاه یا تعطیلات شاد را برنامه‌ریزی کنید. مطالعات نشان داده‌اند که اغلب  انتظار یک سفر بیشتر  از خود آن سفر افراد را خوشحال می‌کند.

در یک روز خوب، کمی از زمان استراحت خود را در طبیعت سپری کنید و تلاش کنید که از ساختمان‌های شهری فاصله بگیرید. صرف زمان در طبیعت برای سیستم ایمنی بدن شما مفید است و تحقیقات نشان داده‌اند که موجب افزایش تمرکز و کاهش استرس می‌شود.

اگر شغل شما بگونه‌ای است که قسمت عمده‌ای از زمان کاری خود را به نمایشگر رایانه  چشم دوخته‌اید، چشم‌های شما نیاز به استراحت دارند. از قانون 20-20-20 استفاده کنید. هر 20 دقیقه حداقل 20 ثانیه به چشم‌های خود استراحت بدهید و به اشیایی نگاه کنید که 20 فوت (معادل 6 متر) با شما فاصله دارند.

 بله درست خواندید، برای مثال  حساب کاربری فیسبوک خود را چک کنید. مطالعات نشان می‌دهند که دقایقی وب‌گردی غیر مرتبط با کار می‌تواند درست مثل دیگر روش‌هایی که در بالا معرفی کردیم  موجب نشاط مغز شما شود.

 آیا شما هم برنامه منظم استراحت در طول روز دارید؟ اگر پاسخ شما مثبت است، برنامه استراحت روزانه شما چطور است و از زمان استراحت خود چطور بهره می‌برید؟ لطفا ایده‌های خود را در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.