۲۱ نکته‌ی مدیریت زمان برای رسیدن به کارایی بالاتر

افراد بسیاری در دنیا تلاش می‌کنند تا به کارایی بالا دست یابند. افرادی که سراسیمه از کاری به کار دیگر می‌روند، همیشه در حال هماهنگی و چک کردن ایمیل‌ و پاسخ به تلفن هستند و در این عقیده که "مشغله‌ی زیاد و سخت کار کردن نتیجه‌ای جز رسیدن به موفقیت ندارد" مشترک هستند. چنین باوری ممکن است تا حدی درست باشد ولی در نهایت منجر به کارایی سطحی و بی خردانه می‌شود. در این مقاله قصد داریم تا روش‌ها و رویکردهای متفاوت‌تری را با شما در میان بگذاریم. رویکردهایی که درون‌مایه‌ی آن کار و تفکر هوشمندانه است.

در چنین رویکردی به جای اینکه همانند ربات شروع به انجام کار کنید با خود بیاندیشید و از خود سوال کنید که چطور می‌توانم این کارها را سریع‌تر و با کارایی بیشتری انجام دهم؟

مدیریت زمان به معنی تجمیع کارهای زیاد برای انجام در یک روز نیست بلکه به معنی ساده سازی چگونگی انجام کار، نحوه‌ی انجام سریع همراه با کاهش استرس است.

من به شما قول می‌دهم که شما در طول روز زمان کافی برای انجام کاری‌هایی را که دوست دارید را در اختیار دارید؛ تنها کافی است تا کمی چینش و نحوه‌ی انجام‌شان را تغییر دهید.

قبلا رموز ساده پیشرفت در زندگی را با هم مرور کردیم و به بیان رفتارهایی که موجب بهبود روند زندگی و پیشرفت می‌شوند، پرداختیم؛ در این مقاله به لیستی از راهکارهایی که شما را در مسیر درست قرار می‌دهد اشاره می‌کنیم ولی به یاد داشته باشید که ترفندها و راه‌های گوناگون و بیشماری برای مدیریت زمان و افزایش کارایی وجود دارد. نکاتی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم، بسیار مفید و کاربردی هستند ولی برای هر فردی کارایی متفاوتی دارند. به این لیست به عنوان کاتالیزوری برای بهبود و تصحیح شیوه‌ی کاری و فکری نگاه کنید و سعی کنید تا در انجام امور روزانه از آن تبعیت کنید.

این قانون، قانون طلایی مدیریت زمان است. هر روز دو یا سه کار را که اهمیت بیشتری برای تکمیل شدن دارند را شناسایی کنید و سعی کنید تا قبل از امور دیگر به آن‌ها بپردازید.

وقتی که کارهای مهم مد نظرتان را به پایان رساندید، می‌توانید بگویید که روز موفقی داشته‌اید. در چنین شرایطی شما امکان این را دارید تا به امور دیگر بپردازید یا اگر وقت و حوصله ندارید آن‌ها را به روز بعد موکول کنید چرا که امور ضروری آن روز را انجام داده‌اید. چنین روشی استرس و دغدغه‌های ذهنی شما را نیز تا حد قابل توجهی کاهش می‌دهد زیرا با رعایت این روش هیچگاه کارهای مهم‌تان که جزو دغدغه‌های اصلی روزانه‌تان است، باقی نخواهد ماند.

انجام تعهدات زمانی زیاد، می‌تواند به ما بیاموزد که چگونه از پس درگیری‌های مختلف و فشرده‌ی کاری بر آییم و مدیریت زمان را یاد بگیریم. چنین دستاوردی می‌تواند تحولی بزرگ در زندگی به وجود آورد.

روش کار به این صورت است که شما باید در صورت امکان برخی امور را به تعویق بیاندازید و حتی به برخی فرصت‌ها و درخواست‌ها جواب منفی دهید.

هدف اصلی این است که شما فقط تعهداتی را بپذیرید که از عهده‌ی انجام آن بر می‌آیید و در مدت زمان مقرر می‌توانید آن را به نحو احسن به انجام برسانید.

برخی افراد خیال می‌کنند که با کاهش زمان خواب‌شان می‌‌توانند کارهای بیشتری انجام دهند و بهره‌وری خود را افزایش دهند؛ چنین روشی نه تنها باعث بهره‌وری بیشتر نمی‌شود بلکه تمرکز را تا حد زیادی کاهش می‌دهد و کیفیت زندگی فرد را پایین می‌آورد.

مطالعات نشان می دهد که اکثر افراد برای داشتن عملکرد بهینه‌ی مغزی و بدنی نیاز به ۷ تا ۸ ساعت خواب روزانه دارند. اگر در خواب روزانه‌ چنین زمان بندی را رعایت کنید پس از مدتی نتایج آن را خواهید دید؛ بنابراین هیچگاه خواب و تاثیر آن را در زندگی دست کم نگیرید.

تمام پنجره‌های ویندوز را ببندید و تلفن خود را در جایی دور از چشم و به حالت بی صدا قرار دهید. تا حد امکان سعی کنید مکانی دنج و بی سرو صدا برای کارتان پیدا کنید یا اگر مانند خود من جزو افرادی هستید که گوش دادن به موسیقی ملایم در انجام کارها کمک‌تان می‌کند؛ می توانید از موسیقی‌های کلاسیک یا صدای طبیعت در حین انجام کار بهره بگیرید.

سعی کنید تا به کاری که انجام می‌دهید متمرکز شوید و خود را در آن غرق کنید و به چیز دیگری فکر نکنید.

تقریبا همه‌ی ما از به تعویق انداختن کارهایمان رنج می‌بریم و همیشه در ذهنمان برای کارهای عقب مانده برنامه ریزی می‌کنیم ولی در نهایت کاری انجام نمی‌دهیم. جمله‌ی معروف "از شنبه فلان کار را انجام خواهم داد" نیز اشاره به همین مشکل دارد. راه حل این مشکل انجام سریع کارهای به تعویق افتاده است به بیان دیگر در انجام کارها سعی کنید تعلل نکنید و بلافاصله شروع به انجام آن نمایید. چنین رویه‌ای در انجام کارها باعث می‌شود که شما استرس کمتری داشته باشید و کارهای‌تان به سرعت پیش برود. رمز موفقیت در این روش، مصمم بودن و پایداری در انجام و به پایان رساندن کارهاست.

اغلب اوقات به دلیل توجه بیش از اندازه به جزئیات، مدت زمان انجام پروژه‌ها افزایش قابل توجهی می‌یابد. کمال‌گرایی در عین داشتن مزایای مختلف باعث می‌شود که پروژه‌های شما با تاخیر مواجه شوند.

راهکاری که در این راستا وجود دارد تکمیل پروژه و توجه به جزئیات پس از اتمام کار است. برای نیل به این منظور بهتر است کارهای اصلی و عمده‌ی پروژه را به طور کامل انجام دهیم و سپس وارد جزئیات کار و دقت در ویژگی‌ها و بهبود مشکلات جزئی شویم.

نویسنده‌ای را در نظر بگیرید که مدام در حال نوشتن است و نوشتن امری منظم و همیشگی برای او به شمار می‌رود. به عنوان مثال تکمیل و بروزرسانی مقالات و رسیدگی به کارهای دانشجویان و تهیه و ارسال متون مختلف و مکاتبات اداری جزئی از کارهای روزمره‌ی این فرد به شمار می‌رود. شاید به لحاظ کمی، حجم نوشتن این فرد همانند بسیاری افراد دیگر باشد اما به دلیل ماهیت منظم و همیشگی، این کار برای او قابل کنترل‌تر است زیرا نوشتن برای او تبدیل به یک عادت شده است. چنین روالی به ندرت به هم می‌خورد زیرا این کار در ذهن او تبدیل به عادت شده است. عادت کردن به امور مهم و کلیدی باعث می‌شود تا از انجام آن‌ها لذت ببریم.

صرف وقت زیاد برای مرور پیام‌های تویتری و چک کردن شبکه‌های اجتماعی و تماشای تلویزیون و فیلم می‌تواند موجب افت شدید کارایی روزانه‌ی فرد گردد.

بهتر است در خصوص صرف وقت برای فعالیت‌های مذبور دقت بیشتری به خرج دهید و هر فعالیتی که وقت بیشتری از شما می‌گیرد را کاهش دهید.

سعی کنید تفکر اشتباه "این کار را شروع می‌کنم و تاجایی ادامه می‌دهم که تمام شود" را با "این کار را تا سه ساعت تمام می‌کنم" جایگزین نمایید.

محدودیت زمانی در انجام کارها علاوه بر افزایش کارایی موجب تمرکز بیشتر افراد می‌شود حتی اگر در نهایت مجبور شوید تا بازه‌ی زمانی اتمام کار را افزایش دهید.

وقتی پس از اتمام کاری بلافاصله و با عجله کار دیگری را شروع کنید؛ احتمال اینکه به طور کامل و درست از پس آن برآیید، کاهش می‌یابد زیرا در این حالت انگیزه و تمرکز شما برای انجام کار جدید کم است.

فراهم کردن فرصتی برای استراحت و تجدید قوا در بین کارها و پروژه‌ها باعث می‌شود تا مغزتان یک نفس راحت بکشد. برای داشتن نتیجه‌ی مطلوب‌تر می‌توانید در این فرصت به پیاده روی بروید، مدیتیشن انجام دهید یا به انجام تمرینات رها سازی ذهن بپردازید.

راحت‌ترین راهی که می‌تواند اراده‌ی شما را متزلزل کند، فکر کردن به لیست بلندبالای کارهایی است که باید انجام دهید. به یاد داشته باشید که چنین کاری هیچ تاثیر مثبتی در انجام امور ندارد و کاری از پیش نمی‌برد.

بهترین راه برای کسب نتیجه‌ی مطلوب، اولویت بندی کارها و تمرکز بر انجام ترتیبی کارها است.

مطالعات متعدد نشان از ارتباط مستقیم کارایی بالا با شیوه‌ی زندگی سالم دارد. شیوه‌ی زندگی سالم شامل رعایت نکات مهم مانند خواب کافی، ورزش و تغذیه سالم می‌باشد که باعث افزایش سطح انرژی می‌شود. چنین رویکردی تاثیر مثبت بر کارایی ذهن دارد و موجب تمرکز بیشتر و راحت‌تر در انجام امور می‌شود.

این تاکتیک توسط یکی از وبلاگ نویسان مورد علاقه‌‌ی من به نام لئو بابوتا توصیه می‌شود. در حقیقت کمتر کارکردن به معنی انجام کارهای واقعا مهم است. عجله نکنید. بر روی کاری که باید انجام دهید دقت کنید و تمرکزتان را حول امور مرتبط با آن قرار دهید. انجام تعداد کار محدود ولی مهم از انجام کارهای زیادی که قریب به اتفاق آن‌ها ارزش زیادی ندارند، نتیجه‌ بیشتری به دنبال خواهد داشت.

یکی از الگوهای رفتاری مورد علاقه‌ی من تصویری از پدر خانواده‌ است که کارهای روزمره‌اش را رها کرده و می‌گوید: امروز جمعه اس؛ برویم گردش!

جمله‌ی فوق شاید کمی مضحک به نظر برسد ولی اتخاذ چنین رویه‌‌ای و استفاده از وقفه‌های کاری آخر هفته و لذت بردن از آن باعث می‌شود تا حجم کاری زیاد در طول هفته برایمان قابل تحمل‌تر گردد. با کمی مدیریت حتی می‌توان در طول هفته نیز زمان‌هایی را برای فعالیت‌های مختلف تفریحی اختصاص داد.

عملکرد سازمان‌دهی شده تاثیر قابل توجهی در صرفه جویی زمانی دارد. شاید در نگاه اول پیاده سازی یک سیستم سازمان‌دهی امری پیچیده و دشوار به نظر برسد ولی با پیاده سازی تدریجی چنین سیستمی شاهد کارایی باور نکردنی در انجام امور خواهید بود. نکته‌ی مهمی که در این راستا وجود دارد رعایت همیشگی قوانین سازماندهی است به عبارت دیگر سعی کنید به صورت پیوسته مستندات مربوطه را بروز نگهدارید و از اینکه همه‌ی کارها و امور را مدنظر قرار دهید، اطمینان حاصل کنید. نکته‌ی مفید دیگر در بهبود سیستم سازمان دهی، پیاده سازی ساده‌ی آن است به طوری که حفظ و بروزرسانی و کار با آن راحت باشد.

ما معمولا در طول روز زمان‌های تلف شده‌ی زیادی داریم که در این مدت هیچ کاری انجام نمی‌دهیم. اتاق انتظار پزشکان، انتظار برای اتمام جلسه‌ی مسئولان یا سالن انتظار فرودگاه یا مترو جاهایی هستند باعث اتلاف زمان ما می‌شوند. سعی کنید برخی کارهای‌تان را در چنین زمان‌هایی انجام دهید؛ به عنوان مثال در این زمان‌ها مقالات و کتاب‌هایی را که در دست مطالعه دارید را مرور و مطالعه کنید یا مکاتبات کاری و شخصی خود را در چنین زمان‌هایی انجام دهید. چنین رویه‌ای باعث می‌شود که کارایی شما افزایش قابل ملاحظه‌ای یابد.

گاهی تنها راهی که برای اتمام کاری وجود دارد این است که خودتان را در اتاقی حبس کرده و ارتباط‌ خود را با بیرون قطع کنید تا دور از هر مزاحمتی بتوانید روی موضوع کاری‌تان تمرکز نمایید.

شاید تذکر این نکته به گوش شما تکراری باشد ولی به دلیل اهمیت آن و مشکلاتی که با عدم رعایت آن در کارایی فرد به وجود می‌آید، در اینجا به آن اشاره می‌کنیم.

سعی کنید تا می‌توانید بر روی برنامه‌ی کاری‌تان متعهد باشید. داشتن روحیه تعهدگرایانه،مصمم بودن، پیگیر بودن و داشتن عملکرد حرفه‌ای در انجام پروژه‌ها می‌تواند در این راستا شما را یاری دهد.

روزی را تصور کنید که دو تمرین برنامه نویسی، تکمیل نگارش سه مقاله و تماشای دو ویدئوی آموزشی را در برنامه‌ی کاری دارید. قبل از شروع به انجام آن‌ها با هر ترتیب دلخواه، ابتدا کارهای مشابه را دسته بندی کرده و هر گروه را به صورت متوالی انجام دهید.

وظایف مختلف نیاز به تفکر متفاوتی دارند؛ بنابراین اجازه دهید ذهن‌تان سیر ثابت خود را در خصوص کارهای مشابه ادامه دهد. تعویض غیرضروری راستای فکری به دلیل انجام کارها با ترتیب مختلف باعث کاهش قابل توجه کارایی می‌شود.

دنیای امروز پر از پیچیدگی‌هاست؛ چنین دنیایی به دلیل ماهیت تغییر سریع و سرعت زیاد، امکان داشتن زمانی برای آرامش را از بسیاری مردم سلب کرده است؛ بنابراین ضرورت داشتن تمریناتی که باعث کسب آرامش می‌شود، دو چندان است.

در زندگی زمانی را برای کسب آرامش و سکون و کاهش اضطراب در نظر بگیرید. پس از مدتی و با کمی تمرین خواهید دید که دلیلی برای اضطراب و عجله در کارها وجود ندارد. داشتن ذهن آرام باعث می‌شود که شما از انجام کارها لذت بیشتری ببرید.

زندگی ما پر است از کارهای زاید و اضافی که با شناسایی و حذف آن ها می توان تا حد زیادی زمان بدست بیاوریم. کمی به امور روزانه ای که انجام می‌دهید دقت کنید؛ حتما شما نیز موارد زیادی از آن‌ها را پیدا خواهید کرد که باعث کاهش کارایی شما می‌شوند.

آخرین و مهم‌ترین نکته‌

نکته‌ی آخری که لازم است تا توجه ویژه‌ای به آن شود و به همین دلیل در آخر و جدای از نکات دیگر به آن اشاره شده است. این رویه مهمترین نکته ی این مقاله است.

مشغله‌ی کاری روزانه به قدری ما را گرفتار خود کرده است که از یاد برده‌ایم تا از آنچه انجام می‌دهیم لذت ببریم. حتی وقتی که با نگاه و تفکر هوشمندانه به کارها می‌نگریم قصد داریم هر چه زودتر آن‌ها را به اتمام برسانیم و به فکر لذت بردن از انجام کارها نیستیم. نکته‌ی مهم این است که ابتدا فکر کنید چطور می‌توانم از کارهایی که انجام می‌دهم لذت ببرم. چنین تفکری باعث می‌شود که از طول مسیر زندگی خود لذت بیشتری ببرید.

در حقیقت هدف اصلی اتخاذ روش و نقشه‌ی راهی است که با پیگیری آن شما بتوانید تعهدات و وظایف روزانه‌ی خود را فارغ از پیچیدگی‌هایی که دارند با خوشحالی و لذت بیشتری انجام دهید.

چنین گفته‌ای شاید به نظر رویایی بیاید اما در دنیای امروزی بیش از هر زمان دیگری امکان پذیر و قابل پیاده سازی است. کنجکاو بودن و پذیرش فرصت‌ها و خودشناسی و توجه به احساسات شما را در این مسیر یاری می‌کند.

رعایت نکات فوق تاثیر شگفت انگیزی بر کیفیت زندگی شخصی و کاری شما خواهد داشت. آیا تا کنون تجربه‌ای از رعایت نکات فوق داشته‌اید؟ به نظر شما رعایت چه نکات دیگری می‌تواند باعث افزایش کارایی در زندگی شود؟ دیدگاه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.