۱۰ کلید طلایی برای مدیران و پرسنل دورکار از نگاه میزیتو

یک دفترکار مجهز، یک اتاق اختصاصی، میزکارشخصی و امکاناتی از این قبیل تصوراتی هستند که برخی افراد از مدیریت دارند؛ اما این تمام واقعیت نیست! یک مدیر شاید امکانات خاص و شرایط بهتری داشته باشد اما چالش‌ها و مسائل پیش روی او هم به همان نسبت خاص‌تر هستند. برای حل این مسائل و چالش‌ها یک مدیر نمونه باید ویژگی‌هایی داشته باشد که به او در این راه کمک کند.

اگر شما هم می‌خواهید یک روز مدیر موفقی شوید یا مدیری هستید که تصمیم دارد شرایط و موقعیت خود و کسب و کارش را بهتر از وضعیت فعلی کند، توصیه می‌کنیم با خواندن ادامه مقاله، ویژگی‌های مدیران موفق رابشناسید و با روش استفاده آن‌ها از میزیتو به‌عنوان یک نرم‌افزار دورکاری برای پیروزی بر چالش‌ها و مشکلات مدیریتی کسب‌وکار، آشنا شوید.

• مدیریت درآمدها و هزینه‌ها:

داشتن حساب درستی از دخل و خرج کسب‌و‌کار و شرکت، نکته مهمی است که از همان ابتدا برای هر مدیری واجب می‌شود. شما باید اطلاعات درستی در این زمینه داشته باشید و تلاش کنید هزینه های کسب‌و‌کار خود را کمتر کنید. این امر مخصوصا برای شرکت‌های نوپا ضروری تر به‌نظر می‌رسد، اما کسب و کارهای بزرگ هم برای ادامه فعالیت خود به آن نیاز دارند. البته این اتفاق، نباید به کیفیت کار شما صدمه ای بزند و آن را کاهش دهد.

یکی از راه‌هایی که بعضی کسب و کارها برای کاهش هزینه های خود از آن استفاده می‌کنند، دورکاری همه یا بخشی از کارمندان است. البته دورکاری علاوه بر مزایای زیادی که دارد، نیازهای خاص خود را هم دارد. اگر شما هم تمایل به استفاده از مزایای این روش را دارید، حتما از یک نرم‌افزار دورکاری خوب در این زمینه استفاده کنید.

• نظم دادن به امور:

اگر در کارهای گوناگون خود نظم ایجاد کنید، جلوی بسیاری از مسائل و مشکلات آینده را خواهید گرفت. وجود نظم در هربخشی از کار مانند جلسات، انجام پروژه ها و کارها، ارتباطات، ملاقات های کاری و ... باعث می‌شود تا مدیران موفق از انجام درست امور مطمئن شوند و بخش عمده‌ای از تمرکز خودرا به امور کلی معطوف کنند.

اگر در هر قسمتی از کار خود نظم ایجاد کنید، می‌توانید تا حدود زیادی از وجود نظم در بخش‌های کلی تر و اساسی تر مطمئن باشید. منظم کردن امور شاید در ابتدا سخت به‌نظر برسد اما سرعت پیشرفت کار را بالاترمی برد و مدیریت امور را آسانتر می‌کند. وجود یک سیستم مدیریت کسب‌و‌کار می‌تواند گزینه خوبی برای نظم بخشیدن به امور مختلف کاری باشد.

• مدیریت درست روابط با سایر مدیران:

اگر مدیریت یک بخش از سیستم را برعهده دارید یا تصمیم گرفته اید در چنین جایگاهی فعالیت کنید، لازم است که ارتباط درستی با مدیران بالا دستی خود برقرار کنید. البته ممکن است شما بالاترین جایگاه مدیریتی در یک کسب‌و‌کار یا سیستم را داشته باشید؛ اما در این شرایط هم باید با سایر مدیران ارتباط بگیرید.

در ارتباط با مدیران مافوق، باید انتظارات آن‌ها را بشناسید. معمولا یکی از چیزهایی که برای آن‌ها اهمیت زیادی دارد، کسب اطلاعات دقیق و مرتب شده از روند کارها و پروژه ها است. اگر روند فعالیت‌ها و وضعیت کاری را به‌صورت دقیق با ارائه مستندات و آمار و نمودار به آن‌ها نمایش دهید، احتمالا تا حدود زیادی می‌توانید رضایت آن‌ها را جلب کنید.

• ارتباط مؤثر و مدیریت درست کارکنان:

قرار است شما مدیر یک تیم و مجموعه باشید که از اعضای گوناگون تشکیل شده است؛ پس هیچ‌گاه نباید از این اعضا غافل شوید. ارتباط مؤثر و صمیمی با کارکنان یکی از مهم ترین اصل ها در این زمینه است.

اغلب مدیران فکر می‌کنند که کارمندانشان به خاطر مسائلی مانند نارضایتی از حقوق محیط کار را ترک می‌کنند؛ در حالیکه نظرسنجی مؤسسه گالوپ (Gullup) نشان داده است که بسیاری از کارمندان به دلیل برخورد نامناسب مدیر یا عدم وجود ارتباط مؤثر در کار استعفا کرده و کناره گیری می‌کنند. پس اگر به فکر موفقیت و پیشرفت خودتان و کسب و کارتان هستید، باید به آن‌ها اهمیت بدهید.

در بحث کارمندان، نکته مهم دیگری نیز وجود دارد و آن، مدیریت کارکنان است. باید حجم کاری پرسنل را محاسبه کنید و زمان کاری هرکدام را بدانید. البته این عمل در زمان حضورافراد آسان‌تر است اما در زمان دورکاریِ پرسنل، سخت‌تر به‌نظر می‌رسد.

مدیریت پروژه ها و کارمندان و وظایف آن‌ها در زمان دورکاری یکی از چالش‌هایی است که مدیران موفق هم با آن روبه‌رو می‌شوند؛ اما آن‌ها برای اینگونه دغدغه های خود به سرعت راه حلی پیدا می‌کنند. مثلا برای این کار، از سرویس مدیریت کسب‌و‌کار میزیتو استفاده می‌کنند که امکان مدیریت پروژه ها و افراد را به‌راحتی برای آن‌ها ممکن می‌کند. علاوه براین چنین ابزاری امکان مشارکت در تصمیم‌گیری ها و ارتباطات بهتر میان کارکنان را نیز فراهم می‌سازد.

• شناخت درست سیستم:

یک مدیر موفق، بر تمام ابعاد کسب وکار خود تسلط دارد و از آن آگاه است. باید توان این را داشته باشید که به هر سوالی که در هرزمانی از بخش‌های مختلف زیرمجموعه شما پرسیده می‌شود، پاسخ دهید. اگر شما تیم و پروژه های خودرا به خوبی بشناسید و از تمام جزئیان آن اطلاع داشته باشید، این کار اصلا سخت نخواهد بود.

مانیتورینگ فعالیت‌ها و کارهای شرکت یکی از روش‌های خوبی است که ارزیابی و بررسی امور را آسانتر می‌کند. بنابراین شما اگر قرار است یک مدیر توانمند باشید، حتما باید کسب‌و‌کار خودرا در دست بگیرید و آن را به خوبی مدیریت کنید؛ چه از نزدیک ویا چه از راه دور.

• داشتن قدرت تشخیص و انتخاب:

بررسی گزینه‌های موجود درهر شرایطی و انتخاب بهترین مورد، یکی دیگر از ویژگی‌های مدیران موفق است. آن‌ها می‌دانند درهرشرایطی چه چیزی را انتخاب کنند که به نفع همه‌ی سیستم باشد. قدرت انتخاب، مهارتی است که سایر افراد نیز می‌توانند به‌راحتی به آن دست پیدا کنند و نیاز آن، بررسی موارد است.

اگر مزایا و معایب گزینه‌های مقابل خودرا بدانید، می‌توانید با سنجش و مقایسه آن‌ها، یک انتخاب درست داشته باشید. پس انتخاب درست نیازمند بررسی راه‌های موجود و مقایسه آن‌ها است. در ادامه مورد قبل، مثلا اگر شما بخواهید یک نرم‌افزار دورکاری خوب را انتخاب کنید، احتمالا به شما ابزارهای رایجی مانند ترلو، اسلک، واتساپ و تلگرام پیشنهاد شود.

اما شما باید به‌دنبال بهترین ابزار در این زمینه باشید و همان‌طور که گفته شد، گزینه‌های مختلف را با یکدیگر مقایسه کنید. احتمالا شما پس از سنجش گزینه‌های موجود در این زمینه و امکانات و شرایطشان، یک ابزاردورکاری تخصصی را ترجیح می دهید و برای مدیریت تیم و پروژه خود، چیزی مثل نرم‌افزار مدیریت از راه دور میزیتو را انتخاب می‌کنید. پس همیشه درنظر داشته باشید که با بررسی درست گزینه‌های موجود، امکان تشخیص و انتخاب برایتان بسیار آسانتر خواهد شد.

• اهمیت دادن به زمان:

زمان برای همه افراد یکسان می‌گذرد؛ اما استفاده درست از آن، و جه تمایز افرادی است که می‌خواهند در کار خود موفق باشند. باید طوری عمل کنید که زمان در دست شما باشد نه اینکه شما دنباله رو آن باشید و با پیروی از آن حرکت کنید. این اتفاق از یک وقت شناسی نسبتا ساده در یک ملاقات شروع می‌شود و تا مدیریت درست زمان های کاری و غیر کاری ادامه پیدا می‌کند.

زمان در هر جایی جاری است و شرط مدیر موفق شدن، استفاده درست از آن است. باید به زمان های کاری کارکنان و مجموعه خود توجه داشته باشید، زمان دقیق اتمام و تحویل پروژه ها را مشخص کنید و روند اجرای کار و تاخیرهای احتمالی را مدیریت کنید. ابزارهای مدیریت آنلاین پروژه می‌توانند در این زمینه کمک زیادی به شما بکنند تا بخش مهمی از نکات مربوط به مدیریت زمان را به‌راحتی کنترل کنید.

• خودآگاهی و شناخت درست فردی:

هیچ کس نمی تواند ادعا کند دیگران را به خوبی رهبری می‌کند در حالیکه هنوز توانایی مدیریت خودرا ندارد. هر مدیر موفقی برای پیشرفت در ابعاد گوناگون، نیاز به خودشناسی دارد. شناخت خصوصیات و ویژگی‌هایی که دارید، اولین گام برای پیمودن مسیر موفقیت است. باید خود را به خوبی بشناسید و عواملی که موجب پیشرفت شما می‌شود یا سرعت آن را کم می‌کند شناسایی کنید.

راه‌های زیادی برای کسب این شناخت درونی وجود دارد؛ پرسیدن از دیگران، مراجعه به مشاور، انجام تست های خودشناسی و... از این قبیل راه‌ها هستند. شما حتی می‌توانید خودتان رفتار و خصوصیات خودرا تجزیه و تحلیل کنید اما کمک گرفتن از دیگران هم بسیار مفید و ارزشمند است.

پس از اینکه خصوصیات و اخلاقیات خود را شناختید، آن هارا بررسی کنید. ویژگی‌های خوب را بشناسید و سعی کنید آن هارا روزبه‌روز بیشتر تقویت کنید. البته از رفتارها و نکات منفی خودهم غافل نشوید و تلاش کنید آن هارا از خود دور کنید. گاهی اوقات شناخت این ویژگی‌های منفی کمک بسیار زیادی به رفع آن‌ها می‌کند. در این زمینه نگران نباشید؛ مسلما همه ی مدیران موفق دنیا تنها کوهی از عادات و رفتارهای خوب و مثبت نیستند و حتی افرادی مثل بیل گیتس یا جک ما،

 هم عادت ها یا اخلاقیات بدی هم دارند. اما چیزی که به موفقیت آن‌ها کمک کرده، توانایی حل این ویژگی‌های منفی و مدیریت آن‌ها بوده است. مثلا اگر شما متوجه شدید بعضی کارها را فراموش می‌کنید یا مشغله زیاد، شمارا از بعضی نکات غافل می‌کند، می‌توانید از یک نرم‌افزار خوب در این زمینه استفاده کنید که امکان یادداشت برداری و یادآوری نکات مهم را داشته باشد. البته قطعا همه چیز به این راحتی نیست و حل بعضی از این موارد، به زمان و تلاش بیشتری نیاز دارد.

•  رعایت اصول مشتری‌مداری:

احترام به مشتری و توجه به خواسته های او همیشه مهم ترین اصل در موفقیت تیم های کسب و کاری و مدیران آن‌ها بوده است. ارتباط درست و هدفمند با مخاطبان و مشتریان باعث پیشرفت مجموعه شما خواهد شد. بهتر است چیزی مثل یک تاریخچه مشتریان برای خود داشته باشید و خصوصیت های هر مشتری و نکات مربوط به اورا در جایی ثبت کنید.

همچنین بهتر است فضایی همیشگی برای ارتباط با مشتریان خود فراهم کنید تا دیگر نگرانی از این بابت نداشته باشند و به آن‌ها حس خوب القا شود. البته شاید این کار زمانبر و سخت به‌نظر بیاید اما بسیار مهم است و به همین دلیل ابزارهایی با چنین ویژگی‌هایی تولید شده‌اند که شمارا در پیگیری امور مشتریان کمک می‌کند.

• شجاعت و نوآوری:

یکی از چیزهایی که مدیران معمولی و موفق را از یکدیگر جدا می‌کند، شجاعت و نوآوری است. قدرت ریسک پذیری و مواجهه با چالش‌های گوناگون باعث می‌شود تا یک مدیر رشد بیشتری داشه باشد. البته ریسک کردن، شرایط خاصی دارد و باید به‌صورت هوشمندانه ریسک کنید تا به موفقیت برسید. افراد برجسته ای مانند هنری فورد، ریچارد برانسون، وارن بافت و ... بخش مهمی از موفقیت های زندگیشان را مدیون ریسک های هوشمندانه خود هستند.

معمولا در زمینه های مختلف استفاده از نوآوری ها یا انجام کاری به شیوه ای جدید و خلاقانه با مخافت هایی روبه‌رو می‌شود. همین امر باعث می‌شود که درصد کمی از افراد به‌دنبال نوآوری یا استفاده از فرصت ها وامکانات جدید باشند؛ بنابراین طبیعی است که میان مدیران گوناگون، تنها درصد کمی از آن‌ها موفق و شاخص شوند.

ارائه پیشنهاد برای تغییر شیوه کار شرکت، استفاده از برنامه های کاربردی جدید، انتخاب روش‌های نوین مدیریت کسب‌و‌کار، شروع فعالیت‌های جدید در زمینه کاری و... همگی از عواملی هستند که نشانگر شجاعت و نوآوری، البته در تعداد محدودی از افراد است.

مواردی که بیان شد، همگی خصوصیاتی هستند که هر مدیر موفقی آن هارا دارد. حتما  ویژگی‌های دیگری نیز وجود دارد اما این ۱۰ ویژگی، تقریبا میان تمامی مدیران و انسان های موفق مشترک است. شما هم می‌توانید با داشتن آن‌ها به جمع این انسان های موفق بپیوندید؛ این کار اصلا سخت نیست؛ مخصوصا وجود ابزاری مثل مدیریت کسب‌و‌کار میزیتو بسیاری از این ویژگی هارا برای شما میسر می‌کند.

می‌توانید رایگان در آن ثبت نام کنید و از مزایای فروانی که دارد استفاده کنید.