تلفن اینترنتی: راهکار نوین ارتباطی برای کسب‌وکارها
در دنیای کسب‌وکارهای مدرن، ارتباطات موثر و کارآمد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. یکی از تکنولوژی‌های نوینی که به بهبود این ارتباطات کمک می‌کند، تلفن اینترنتی است. با استفاده از خط تلفن اینترنتی، شرکت‌ها می‌توانند ارتباطات تلفنی خود را با کیفیت بالاتر و هزینه‌های کمتر مدیریت کنند. این فناوری که با نام‌هایی مانند تلفن ویپ (VoIP) و خط سیپ ترانک شناخته می‌شود، امکانات و مزایای متعددی را به‌همراه دارد. در این مقاله، قصد داریم تا به بررسی ویژگی‌های این تکنولوژی برای انتخاب بهترین تلفن اینترنتی برای کسب‌وکارها بپردازیم.
تلفن اینترنتی چیست؟
تلفن اینترنتی یک راهکار نوین برای برقراری تماس‌های تلفنی در سازمان‌ها و کسب‌وکارها ازطریق شبکه‌های IP است. این فناوری، محدودیت‌های تلفن‌های سنتی را برطرف کرده و با استفاده از پروتکل سیپ در مرکز تلفن اینترنتی، امکان برقراری هم‌زمان چندین تماس را فراهم می‌کند و از ایجاد اختلال در ارتباطات داخلی و خارجی جلوگیری می‌کند.
4 کاربرد سرویس تلفن اینترنتی
تلفن اینترنتی VoIP با توجه به اندازه و نوع فعالیت کسب‌وکارها، مزایای متعددی ارائه می‌دهد. در ادامه، به چهار مورد از مهم‌ترین کاربردهای راه‌اندازی تلفن اینترنتی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها اشاره می‌کنیم:
انتقال خط در کوتاه‌ترین زمان
تغییر محل فعالیت به دلایلی مانند توسعه کسب‌وکار یا بهبود دسترسی به منابع، ممکن است چالش‌هایی را به‌همراه داشته باشد. یکی از این چالش‌ها، جابه‌جایی خط تلفن است که با استفاده از تلفن اینترنتی به‌راحتی و در کمترین زمان ممکن انجام می‌شود.
امکان راه‌اندازی تلفن گویا
تلفن گویا یا IVR، سیستمی هوشمند برای مدیریت تماس‌های ورودی است که تجربه مشتری را بهبود بخشیده و تماس‌های نامرتبط را کاهش می‌دهد. راه‌اندازی IVR روی خط تلفن اینترنتی، به تماس‌گیرندگان کمک می‌کند تا سریع‌تر به کارشناسان مربوطه متصل شوند.
بدون محدودیت در افزایش تعداد کانال‌ها و خطوط
یکی از مزایای تلفن اینترنتی، امکان اضافه کردن سریع و آسان کانال‌ها و خطوط جدید است. به‌عنوان مثال، تلفن اینترنتی شاتل به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد که در کمتر از 24 ساعت تعداد کانال‌های دریافتی تلفن ثابتی اینترنتی خود را به میزان دلخواه افزایش دهند.
اتصال به نرم‌افزار CRM
نرم‌افزار CRM تمامی بخش‌های سازمان را از بازاریابی تا فروش و خدمات پس از فروش به یکدیگر متصل می‌کند. تلفن اینترنتی VoIP اطلاعات تماس‌ها را در لحظه با نرم‌افزار CRM همگام‌سازی کرده و به بهبود تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کمک می‌کند.
مقایسه تلفن اینترنتی و تلفن‌های ثابت سنتی
تلفن‌های ثابت که در گذشته در خانه‌ها و سازمان‌ها استفاده می‌شدند، محدودیت‌های زیادی داشتند که موجب جایگزینی آن‌ها با تلفن‌های اینترنتی شد. در جدول زیر به تفاوت تلفن اینترنتی VoIP و سانترال اشاره شده است:
| تلفن ثابت عادی (سانترال) | تلفن ثابت اینترنتی |
انتخاب شماره رُند و دلخواه | محدود | به‌آسانی |
جابه‌جایی خط | ندارد | به‌آسانی |
افزایش تعداد کانال | ندارد | به‌آسانی |
پنهان‌سازی شماره هنگام تماس | ندارد | به‌آسانی |
هزینه نگهداری و آبونمان | دارد | ندارد |
نصب و راه‌اندازی خط تلفن اینترنتی
برای راه‌اندازی تلفن اینترنتی، ابتدا باید تلفن VoIP مناسب با توجه به نیازها و ظرفیت‌های کسب‌وکار انتخاب شود. پس از آن، شماره درخواستی واگذار شده و عملیات نصب با تهیه تجهیزات ضروری انجام می‌گیرد. در اینجا به توضیح مختصری درباره هر یک از این تجهیزات می‌پردازیم:
گوشی تلفن VoIP
این دستگاه شبیه به تلفن‌های سنتی طراحی شده است اما امکانات کامل خط VoIP را ارائه می‌دهد. علاوه بر این، هدست VoIP با قابلیت اتصال بلوتوث نیز برای کارشناسان مرکز تماس فراهم است تا بتوانند با راحتی بیشتری به تماس‌ها پاسخ دهند.
مودم و روتر
این تجهیزات برای برقراری ارتباط اینترنتی در بیشتر کسب‌وکارها وجود دارند. بنابراین، احتمالاً نیازی به خرید مجدد آن‌ها برای پیاده‌سازی مرکز تلفن اینترنتی نخواهید داشت. مودم و روتر برای اتصال هم‌زمان چندین دستگاه به شبکه اینترنت استفاده می‌شوند.
گیت‌وی (gateway)
این دستگاه برای استفاده از تلفن‌های سنتی بر روی خط سیپ به کار می‌رود. گیت‌وی VoIP سیگنال‌های سیستم تلفن آنالوگ را به سیگنال‌های دیجیتال VoIP تبدیل می‌کند که برای تلفن‌های VoIP قابل دریافت و پردازش باشند.
انواع سرویس تلفن اینترنتی
بسته به پروتکل‌های استفاده شده در پیاده‌سازی تلفن اینترنتی، امکانات متفاوتی به کاربران ارائه می‌شود. در این بخش به معرفی انواع سرویس‌های تلفن اینترنتی می‌پردازیم:
مرکز تلفن ابری
این سرویس که به نام تلفن ابری نیز شناخته می‌شود، به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به نگهداری زیرساخت‌های تلفن سازمانی مانند سرورهای فیزیکی، تماس‌های ورودی و خروجی باکیفیتی را ازطریق شبکه IP خود تجربه کنند. عدم نیاز به مرکز تماس و سرورهای فیزیکی، هزینه‌های مرکز تلفن ابری را نسبت به سایر بسترهای تلفن اینترنتی کاهش می‌دهد.
سیپ ترانک
پروتکل SIP امکان برقراری تماس‌ها را بر بستر شبکه و پهنای باند فراهم می‌کند. مهم‌ترین ویژگی سرویس سیپ ترانک، قابلیت ارائه آن بسترهای متنوعی مانند ADSL، امواج رادیویی، فیبر نوری و حتی مودم‌های سیم‌کارتی است.
Integrated Access
این فناوری امکان یکپارچه‌سازی تلفن‌های سنتی با مرکز تلفن اینترنتی را فراهم می‌کند، به طوری که کاربران می‌توانند هم‌زمان از خط تلفن ثابت سنتی و تلفن اینترنتی ویپ استفاده کنند. ویژگی‌های این تکنولوژی بیشتر شبیه به تلفن‌های سنتی است، اما مزایای تلفن اینترنتی را نیز به کاربران ارائه می‌دهد.
تلفن اینترنتی مناسب برای کسب‌وکارهای بزرگ
برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ که ظرفیت استخدام نیروی متخصص IT را دارند و نسبت به امنیت تماس‌ها حساسیت زیادی نشان می‌دهند، خط سیپ ترانک (SIP Trunk) بهترین گزینه است. با این وجود، مرکز تلفن ابری (Hosted PBX) نیز می‌تواند موثر باشد، اما نمی‌تواند به طور کامل نیازهای امنیتی این سازمان‌ها را برآورده کند.
تلفن اینترنتی مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SME)
برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط که منابع مالی و دسترسی به نیروی متخصص محدودتری دارند، خط تلفن ابری (Hosted PBX) توصیه می‌شود. این راهکار هزینه‌های نگهداری سرورها را کاهش داده و با پشتیبانی و مانیتورینگ 24 ساعته، اطمینان از کیفیت تماس‌ها و اتصال دائمی را فراهم می‌کند. تلفن اینترنتی شاتل یکی از گزینه‌های برتر برای این نوع کسب‌وکارها است که مزیت‌هایی مانند مانیتورینگ 24 ساعته را به بهترین شکل ارائه می‌کند.
سخن پایانی
در پایان، بهره‌گیری از تلفن اینترنتی می‌تواند تحولی چشمگیر در بهبود ارتباطات و کارایی سازمان‌ها ایجاد کند. با خرید تلفن اینترنتی و راه‌اندازی تلفن اینترنتی مناسب، کسب‌وکارها می‌توانند از مزایای فراوانی نظیر کاهش هزینه‌ها و افزایش انعطاف‌پذیری بهره‌مند شوند. انتخاب خط تلفن اینترنتی متناسب با نیازهای شرکت، به بهبود کیفیت تماس‌ها و رضایت بیشتر مشتریان منجر خواهد شد و نقش مهمی در پیشرفت و موفقیت کسب‌وکارها ایفا می‌کند.