سیستم سازی در کسب و کار به فرآیند ایجاد و پیاده سازی سیستم‌ها و فرآیندها برای ساده سازی عملیات، بهبود کارایی و رسیدن به رشد پایدار اشاره دارد. شاید به نظر برسد که استفاده از نرم افزار CRM و سیستم سازی فقط برای شرکت‌های میلیاردی و کلان مناسب است، اما اینطور نیست. چه شما یک استارتاپ باشید چه یک زنجیره رستوران در حال رشد یا یک شرکت املاک و مستغلات یا حقوقی داشته باشید، خرید CRM و سیستم سازی فروش می‌تواند تغییر بزرگی در روند کاری و درآمد مجموعه‌تان ایجاد کند.
در ادامه سعی داریم تمامی نکاتی که برای شروع این پروسه موفقیت آمیز نیاز دارید را در قالب آموزش سیستم سازی در اختیارتان بگذاریم.
سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی در کسب و کار به معنی استفاده از تکنولوژی‌های مختلف مثل نرم افزار CRM و فروش برای بهبود کارایی پرسنل، ارتباط بهتر با مشتریان و تسهیل امور کاری مجموعه می‌باشد.
بسیاری از صاحبان کسب و کار به طور ناخواسته اجازه می‌دهند که «سیستم‌هایی» در کار و روند امور داخلی آنها ایجاد شوند که کاملاً به خودشان یا کارمندانشان وابسته باشند بدون اینکه حتی متوجه شوند.
کلید مقیاس پذیری و رشد یک بیزینس، طراحی سیستم‌هایی است امکانات زیر را برای آن مجموعه فراهم کنند:
- به مدیران و صاحبان امکان تقسیم وظایف و نظارت بر آنها را بدهد،
- اعضای جدید تیم را سریع‌تر آموزش دهد،
- مزیت رقابتی ایجاد کنند.
- زمانی برای صاحبان کسب و کار ایجاد کنند تا روی کسب و کار خود کار کنند
اشتباه کردن در حین رشد آسان است، اما هرچه بیشتر کسب و کار خود را سیستم سازی کنید، کمتر به اشتباهات دچار خواهید شد و سریع‌تر میتوانید از اشتباهاتی که می‌کنید به عنوان فرصت‌های رشد استفاده کنید.
مزایای سیستم سازی
با سیستم سازی کسب و کار خود میتوانید از مزایای زیر بهره مند شوید:
افزایش کارایی
پیاده سازی فرآیندهای استاندارد شده ناکارآمدی‌ها را کاهش میدهد، خطاها را به حداقل می‌رساند و بهره وری را به حداکثر می‌رساند. این کار به تیم شما اجازه میدهد با ساده سازی جریان‌های کاری و حذف مراحل غیرضروری هوشمندانه‌تر کار کنند، نه سخت‌تر.
ثبات کاری
ثبات کاری، اعتماد و اطمینان پذیری ایجاد می‌کند. با استفاده از سیستم سازی فروش و پشتیبانی CRM، این اطمینان برای مدیران ایجاد میشود که وظایف به طور مداوم با استانداردهای بالا انجام می‌شوند، بدون توجه به اینکه چه کسی آنها را اجرا می‌کند.
مقیاس پذیری
سیستم سازی و استفاده از یک CRM ایرانی، امکان مقیاس پذیری بدون مشکل را فراهم می‌کند و یک چارچوب محکم به شرکت‌ها و بیزینس‌ها ارائه میدهد که می‌تواند مدیریت رشد را بدون اینکه کیفیت یا یکپارچگی از بین برود، فراهم کند.
انعطاف پذیری
برای مقابله با نرخ تغییرات در بازار امروز، کسب و کار شما نیاز به چابکی و انعطاف پذیری دارد.
بهترین ابزارهای سیستم سازی کسب و کار
با توسعه سریع و پیاده سازی ابزارهای هوش مصنوعی در چند سال گذشته، راه‌های بیشتری برای اتوماسیون و سیستم سازی روش‌های کاری وجود دارد. این ابزارها شامل دسته‌های مختلفی می‌شوند، از جمله:
- نرم افزار مدیریت پروژه
- ابزارهای اتوماسیون جریان کار
- پلتفرم‌های ارتباطی
- سیستم‌های مستندسازی و SOP
در ادامه همچنین چند ایده برای پیاده سازی سیستم سازی و تبدیل شدن به یک حرفه‌ای در اتوماسیون کسب و کار شما آمده است:
- استفاده از نرم افزار CRM و آموزش سیستم سازی
- سیستم‌های مستند سازی فرآیند و SOP
- مدیریت پروژه
- اتوماسیون ایمیل
سوالاتی که قبل از سیستم سازی کسب و کار باید بپرسید
قبل از اینکه به روش‌های پیچیده سیستم سازی کسب و کار خود بپردازید، باید این سوالات مهم را بپرسید:
- آیا این کار زمان بیشتری آزاد می‌کند؟
- آیا تأثیری بر معیارهای رشد شرکت شما دارد؟
- آیا به طور قابل توجهی خدمات و مشتری شما را بهبود می‌بخشد؟
- آیا اعضای تیم شما را هماهنگ می‌کند؟
- آیا مشکلی در کسب و کار شما را حل می‌کند؟
- آیا فشار کاری را در تیم شما کاهش میدهد؟
اگر پاسخ به این سوال‌ها منفی است، ممکن است نیازی به سیستم سازی در کسب و کارتان نباشد. به جای آن میتوانید روی سیستم سازی بخش‌هایی از کسب و کار خود تمرکز کنید که تفاوت مهم‌تری ایجاد می‌کنند.
اصول سیستم سازی کسب و کار
در اینجا سه عنصری که تحت تأثیر سیستم سازی قرار می‌گیرند و بر آن تأثیر می‌گذارند آمده است:
- افراد
- فرآیند
- فناوری
بسیار مهم است که قبل از ایجاد سیستم‌های جدید، بدانید کنید که چگونه افراد، فرآیندها و فناوری (چارچوب PPT) با هم کار می‌کنند. مؤثرترین سیستم‌ها آنهایی هستند که همه موارد فوق را در نظر می‌گیرند و مزایای هر سه را در روش جدید کاری ترکیب می‌کنند.
۵ مرحله برای سازماندهی و سیستم سازی کسب و کار شما
عالی است، شما تمرکز کسب و کار خود را دارید؛ اکنون می‌دانید که کدام مناطق نیاز به سیستم سازی دارند. حالا چه؟ چگونه کسب و کار خود را سازماندهی می‌کنید؟ در اینجا چند مرحله آسان برای ساده سازی و سیستم سازی کسب و کار شما آمده است:
- تیم خود را درگیر کنید و نیت خود را برای سیستم سازی بخش‌های کسب و کار اعلام کنید.
- فرآیندهای فعلی خود را در مناطق اولویت دار ارزیابی کنید.
- یک مکان و مرکز مناسب برای دانش و ابزارهای دیگر برای کمک کسب و کار خود و پیاده سازی کنید.
- فرآیندها وSOP های خود را مستند کنید.
- کارمندان را در سیستم‌های جدید آموزش دهید.
کلام آخر
زمانی که کسب و کار خود را آغاز کردید، بینش و اهدافی برای آن در نظر گرفتید. حالا زمان آن است که کارتان را به سطح جدیدی ببرید. هرچه شما و تیم‌تان کارآمدتر عمل کنید، تأثیر بیشتری بر کسب و کار شما خواهد داشت. خرید CRM و استفاده از سیستم سازی در کسب و کار با امکاناتی که در اختیارتان قرار میدهد، قدم بزرگی است که رسیدن به اهداف بزرگتری را برایتان فراهم می‌کند.