معرفی بهترین اپلیکیشن های برنامه ریزی و مدیریت کارها

امروزه انجام به موقع و سر وقت کارهای روزمره درکنار تمام وظایفی که در روزهای به‌خصوص بر عهده داریم، بدون برنامه‌ریزی تقریباً غیرممکن است. حتی اگر در لحظه زندگی کنید و به گذشته و آینده هم چندان اهمیتی ندهید،‌ برای انجام برخی کارها مانند مراجعه به بانک یا ملاقات با پزشک ناچار هستید وقت خود را مطابق با شرایط کاری این مجموعه‌ها زمان‌بندی کنید؛ اما برای افرادی که کارهای روزمره‌شان فراتر از مراجعه به بانک است و برنامه‌ریزی دقیق، نیازی غیرقابل انکار به حساب می‌آید. یکی از راهکارهای مناسببرای یادآوری دقیق زمان‌بندی‌ها، استفاده از گوشی‌های هوشمند و اپلیکیشن‌های مخصوصی است که برای این کار توسعه داده شده‌اند؛ اما چه اپلیکیشن‌هایی می‌توانند این وظیفه‌ی حساس را به خوبی انجام دهند؟

در این مطلب علاوه بر بهترین اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی روزانه، چند اپلیکیشن مکمل هم برای کسانی که می‌خواهند برنامه‌ریزی‌های خود را هوشمندانه‌تر انجام دهند، معرفی می‌کنیم. به‌کار‌گیری این اپلیکیشن‌‌ها و برنامه‌ها به شما کمک می‌کند تا به‌راحتی کارهای خود را در طول روز زمان‌بندی کرده و هرکدام را به موقع و سر وقت خود انجام دهید.

ترلو یکی از اپلیکیشن‌هایی است که در برنامه‌ریزی و مدیریت سلسله مأموریت‌های کاری به کار می‌رود.. ترلو جزو اولین اپلیکیشن‌ها و بسترهای مدیریت وظایف و پروژه بوده که به مرور زمان به یکی از محبوب‌ترین اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی تبدیل شده است. البته با اینکه این اپلیکیشنِ رایگان برای برنامه‌‌ریزی‌های پیچیده‌ی پروژه‌های کاری مناسب‌تر است، اما می‌توان از آن برای انجام ساده‌ترین برنامه‌ریزی‌ها هم استفاده کرد.

ایجاد ستون‌های مختلف برای تعیین وضعیت انجام بخش‌های مختلف هر پروژه یا تنظیم زمان انجام کارها، ایجاد برچسب‌های مختلف براساس نوع برنامه، اضافه کردن افراد مختلف به برد‌ها برای مدیریت هر تیم، قابلیت ضمیمه‌کردن فایل‌های مختلف، نمایش نوتیفیکیشن‌ها برای اعلام رسیدن به زمان ارائه و ... همه از قابلیت‌های این اپلیکیشن هستند که باعث می‌شوند ترلو در میان بهترین اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی جای گیرد.

شکی نیست که گوگل زندگی همه‌ی ما را راحت‌تر کرده و ابزارهایش به قدری کامل و کاربردی هستند که کاربران تنها با استفاده از اپلیکیشن کلندر (تقویم) می‌توانند تمام نیاز‌های خود را برای برنامه‌ریزی کارهای روزمره‌ برطرف کند. رابط کاربری برنامه‌ی کلندر گوگل بسیار ساده بوده و تنها ایرادی که کاربران ایرانی می‌توانند به آن وارد کنند، استفاده ار تاریخ میلادی در این اپلیکیشن است؛ در واقع اگر بتوانید خود را با تاریخ میلادی همگام کنید، استفاده از کلندر گوگل چالش دیگری نخواهد داشت.

به کمک این اپلیکیشن می‌توانید برنامه‌های هر روز خود را تعریف کرده، در همان روز یادداشت بنویسید و ساعت مشخصی را برای نمایش نوتیفیکیشن تعیین کنید. می‌توانید از همین حالا برای سال آینده برنامه‌ریزی کنید و مطمئن باشید که گوگل در ساعت مقرر به شما یادآوری کند.

Todoist ازلحاظ کاربرد، شباهت‌های زیادی با ترلو دارد و به همین خاطر از همان ابتدا توانست طرفداران زیادی را به خود جلب کند؛ بااین‌حال این اپلیکیشن از لحاظ ظاهر و رابط کاربری، تفاوت‌های بسیاری با ترلو دارد؛ در واقع می‌توان گفت که تودوایست رابط کاربری دوستانه‌تری نسبت به ترلو داشته و در نگاه اول مخاطبان بیشتری را به خود جذب می‌کند.

کاربران در اپلیکیشن تودوایست می‌توانند ستون‌های مختلفی برای پروژه‌ها ایجاد کرده و طبق این ستون‌ها و عناوینی آن‌ها، وضعیت هر پروژه‌ی شخصی یا گروهی را کنترل کنند. در تودوایست می‌توانید زمان تحویل و انجام هر تسک یا پروژه را مشخص کنید و خیالتان از بابت نمایش نوتیفیکیشن، قبل از رسیدن زمان اجرایی شدن آن، راحت باشد.

Egenda قابلیت زمان‌بندی‌ پروژه‌ها را دراختیار شما می‌گذارد و می‌توانید از آن برای زمان‌بندی کارهای ساده‌‌ای مانند تعیین قرارهای ملاقات یا انجام تکالیف درسی استفاده کنید؛ البته این اپلیکیشن بستری مناسب برای اجرای پروژه‌های تیمی و بزرگ را هم فراهم می‌کند و به کمک رابط کاربری ساده‌ای که دارد، کاربران زیادی را به سمت خود جذب کرده است.

در اپلیکیشن Egenda می‌توانید تسک‌ها و پروژه‌های خود را در دسته‌بندی‌های مختلف جا دهید و به کمک ابزار برنامه‌ریزی این برنامه و ایجاد ستون و اضافه‌کردن پروژه‌های شخصی یا تیمی، آن‌ها را مدیریت کنید. این اپلیکیشن بیشتر برای دانش‌آموزان و دانشجویانی که می‌خواهند پروژه‌های درسی خود را با برنامه‌ریزی پیش ببرند، مناسب است.

Notion پلتفرمی واحد مجهز به ابزار‌های بهره‌وری مختلف است که به شما کمک می‌کند یاداشت‌های خود را نگه‌داری و کارهای خود را در مکانی واحد مدیریت و پی‌گیری کنید. شما می‌توانید با استفاده از این برنامه در انجام کارها با دیگران همکاری کنید، اسناد و یادداشت‌های موردنظرتان را به‌اشتراک بگذارید یا داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز تیم را به صورت یکپارچه ذخیره کنید. این ابزار می‌تواند همه‌ی نیازهای مدیریت پروژه‌ را برآورده سازد.

علاوه‌براین می‌توان از Notion به‌عنوان جایگزینی برای فهرست‌های کاری، مدیریت پروژه، یادداشت‌برداری و ... استفاده کرد. این قابلیت‌ها باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها می‌شود و هم‌زمان به مدیریت زمان و سازمان هم کمک می‌کند.

درمیان فهرست بهترین برنامه‌های مدیریت و برنامه‌ریزی، Forest ابزاری منحصر‌به‌فرد است. این برنامه به تمرکز کاربر کمک می‌کند و علاوه بر این به تکنیک پومودورو نیز مجهز است. تکنیک پومودورو پروژه‌های بزرگ را به تسک‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کند؛ برای آشنایی بیشتر با این روش می‌توانید مقاله‌ی آموزش تکنیک مدیریت زمان پومودورو را در زومیت مطالعه کنید.

مفهوم اپلیکیشن Forest بسیار ساده است؛ اگر هنگام انجام کارها، متمرکز بمانید، درخت مجازی شما رشد خواهد کرد و اگر تمرکز خود را ازدست بدهید، پیشرفت چندانی در امور خود مشاهده نخواهید کرد و درخت مجازی‌تان می‌میرد. همان‌طور که از نام این برنامه پیدا است، باید با انجام به موقع پروژه‌ها و ایجاد چندین درخت، جنگلی مجازی را پرورش دهید.

علاوه‌براین، ابزار مدیریت زمان اپلیکیشن Forest بسیار جالب و سرگرم‌کننده است و تمرکز شما را هنگام انجام وظایف مختلف، تقویت می‌کند. با ادامه‌ی روند کاری خود، یک جنگل مجازی شگفت‌انگیز و رنگارنگ خواهید ساخت که می‌توان از آن به‌عنوان مدرکی برای افزایش تمرکز استفاده کرد. نکته‌ی مهم این است که متمرکز ماندن همیشه آسان نیست، به‌خصوص در عصر حاضر که عوامل حواس‌پرتی فراوانی در اطراف ما وجود دارد.

یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که در حین انجام تسک‌ها پیش می‌‌آید، از دست‌دادن تمرکز است. برای مثال ممکن است بازدید از وب‌سایتی خاص، تمرکز خود را از دست داده و درنتیجه زمان بسیار زیادی هدر رود. اپلیکیشن Freedom با امکان مسدود‌سازی وب‌سایت‌ها و برنامه‌هایی که باعث هدررفتن وقت می‌شوند، کارایی شما را افزایش می‌دهد؛ شما می‌توانید این سایت‌ها و برنامه‌ها را تا زمان دلخواه مسدود نگه دارید.

برنامه‌ی Freedom آزادی‌ عمل در مدیریت بهتر زمان را برای شما به ارمغان می‌آورد و از ایجاد حواس‌پرتی جلوگیری می‌کند؛ در واقع شما به کمک این اپلیکیشن می‌توانید از زمان خود به‌بهترین حالت ممکن استفاده کنید.

به‌کار‌گیری تکنیک‌های عالی مدیریت زمان، نیاز به فهرست‌ کردن کارهای انجام‌شده و دسترسی به سیستمی دارد که بتوان از آن برای مدیریت وظایف استفاده کرد. بااین‌حال، استفاده از برخی برنامه‌ها و روش‌ها ممکن است برای کاربران طاقت‌فرسا باشد؛ اپلیکیشن MyLifeOrganized دقیقاً برای برطرف کردن همین مشکل توسعه داده شده است.

MyLifeOrganized به مدیریت کارها و دستیابی به اهداف کمک می‌کند و تمرکز را روی وظایف و تسک‌های پراهمیت افزایش می‌دهد. این ابزار قابلیت هدف‌گذاری را دراختیار کاربران قرار داده و درواقع یکی از بهترین برنامه‌های مدیریت زمان و کار است. اپلیکیشن MyLifeOrganized فهرستی از پروژه‌ها و تسک‌هایی که دارای اولویت هستند را به‌طور خودکار ایجاد کرده تا کاربر بتواند میزان پیشرفت خود را به‌شکلی سازمان‌یافته، دنبال کند.

Focus@Will برنامه‌ای شگفت‌انگیز برای افزایش بهره‌وری است که از ابزارهای مختلفی مانند موسیقی یا تمدد اعصاب برای افزایش تمرکز بهره‌ می‌گیرد؛ تاجایی که توسعه‌دهندگان آن می‌گویند با استفاده از Focus@Will می‌توانید سطح تمرکز خود را تا ۴۰۰ درصد افزایش دهید. اپلیکیشن Focus@Will برای افرادی که هنگام مطالعه، کار یا خواندن با مشکل تمرکز مواجه می‌شوند، گزینه‌ای ایدئال است؛ این برنامه همچنین به کنترل اختلالات تمرکز افراد نیز کمک می‌کند.

داشتن عادت‌های مناسب، می‌تواند به صرفه‌جویی در زمان شما کمک کند و علاوه‌براین بهره‌وری در انجام کارها را نیز بهبود بخشد. ازآنجاکه هیجان و انگیزه‌ی اولیه‌ی انجام کارها، اغلب به‌سرعت ازبین می‌روند و همین بی‌ثباتی می‌تواند مخرب باشد. اپلیکیشن Habitica ابزاری است که به شما کمک می‌کند تا با پی‌گیری کارها و تسک‌ها به اهداف خود دست یابید. علاوه‌براین با قابلیت‌هایی مثل پاداش و مجازات، می‌توانید انگیزه‌ی بیشتری برای دستیابی به هدف‌های موردنظرتان ایجاد کنید و درنهایت از انجام کارها و به پایان رساندن آن‌ها لذت ببرید.

Quire یکی از بهترین برنامه‌های مدیریت زمان است که با راهکارهای خلاقانه، به افزایش بهره‌وری تیم شما کمک می‌کند. نقطه‌ی قوت اصلی این ابزار، قابلیت همکاری آسان‌ و بی‌نیاز از اشتراک‌گذاری فایل‌ها است. این برنامه به کمک تکنیک‌های مختلف، گزینه‌های مختلفی برای زمان‌بندی انجام کارها ارائه می‌دهد و شما می‌توانید گردش کاری خود را براساس نیاز و ترجیحات تیمی، تنظیم کنید.

مدیریت وظایف، پیوندی میان برنامه‌ریزی برای انجام کار و پیگیری روند انجام آن کار است. MeisterTask نمایی کلی از کارهای درحال انجام را به شما ارائه می‌دهد که امکان ردیابی آن را فراهم می‌کند. این برنامه به تیم‌ها کمک می‌کند با استفاده از ابزرای مانند Trello، گردش کاری خود را مشاهده کرده و دید کلی و واضحی از پیشرفت انجام وظایف مختلف به‌دست آورند.

MeisterTask ابزاری است که می‌توان از آن برای مدیریت پروژه‌های بزرگ یا انجام کارهای روزانه‌ی کسب‌وکارهای شخصی و شرکتی استفاده کرد. با این برنامه می‌توان مشخص کرد که چه کسی چه کاری را در چه‌ زمانی باید انجام دهد. رابط کاربری ساده و قابل‌فهم نیز یکی دیگر از مزیت‌های این برنامه است که باعث می‌شود در فهرست بهترین ابزارهای مدیریت انجام کار و وظایف قرار گیرد.

۳۰ میلیون کاربر از Any.do برای برنامه‌ریزی و سازماندهی کارهای خود استفاده می‌کنند و این موضوع نشان‌دهنده‌ی قابلیت‌های کاربردی پلتفرم مذکور است.

ازجمله ویژگی‌ها جذاب Any.do می‌توان به امکان سفارشی‌سازی گردش کاری، تعیین وظایف و همکاری برای انجام آن‌ها، مدیریت وظایف روزانه و چت زنده اشاره کرد. این پلتفرم همچنین امکان مدیریت تیم‌های کاری را دردسترس شما قرار می‌دهد و می‌توان آن را با ابزارهای مختلف مدیریتی ادغام کرد.

با Otter.ai، یادداشت‌های دستی را فراموش کنید. این برنامه‌ی جذاب و مدرن، دستیار مبتنی‌بر هوش مصنوعی جذابی دارد که که امکاناتی مثل ضبط خودکار صدا، نوشتن یادداشت‌ها، ثبت خودکار اسلاید‌ها و خلاصه‌سازی جلسات را ارائه می‌دهد.

شما می‌توانید از Otter.ai برای اضافه کردن نظرات، برجسته‌ کردن نکات کلیدی و اختصاصی در متن‌ها و غیره با اعضای تیم خود همکاری کنید. این پلتفرم همچنین امکان اتصال به تقویم گوگل یا مایکروسافت را دارد و امکان ارتباط آن با تیمز مایکروسافت، زوم و گوگل Meet وجود دارد.

در ادامه چند اپلیکیشن بسیار خوب و کاربردی به‌عنوان اپلیکیشن‌های مکمل فهرست بالا ذکر خواهیم کرد.

‌

اپلیکیشن‌های Slack و Teams: این دو اپلیکیشن برای هدایت و مدیریت یک تیم و هماهنگی برنامه‌ریزی‌ها بسیار مناسب است و در دوره‌ی کرونا و دورکاری، این دو اپلیکیشن، محبوبیت و آوازه بیشتری را در جهان کسب کرده‌اند. می‌توانید برای پروژه خود یک برد و چندین زیرشاخه گپ و گفت‌وگو برای دپارتمان و بخش‌های مختلف بسازید.

اپلیکیشن Outlook: اوتلوک هم یکی از بهترین اپلیکیشن‌های ممکن برای مدیریت برنامه‌ریزی‌های شخصی است که در بین نرم‌افزارهای مهم مایکروسافت قرار می‌گیرد. توسط این نرم‌افزار می‌توانید ایمیل‌ها، تقویم، یادداشت‌ها و ملاقات‌های خود را مدیریت کنید.

اپلیکیشن Pocket: تصور کنید که یک مقاله، سند، ویدئو و عکسی را دریافت کرده‌اید، اما در لحظه وقت کافی برای مطالعه یا تماشای آن را ندارید؛ این اپلیکیشن به شما کمک می‌کند تا آن مقاله یا هر فرم دیگر از محتوا را در گوشی خود ذخیره کنید و در زمان مناسبی، به فهرست کاملی از این محتوای موردنیاز و موردنظر دسترسی داشته باشید.

اپلیکیشن Dropbox: دراپ‌باکس یکی از معروف‌ترین سرویس‌های آپلود و اشتراک‌گذاری فایل است و می‌توانید برای اینکه به‌راحتی فایل‌های کاری خود را با همکاران خود به اشتراک بگذارید، این پلتفرم به خاطر سرعت بالای دسترسی و آپلود یکی از بهترین آپلودسنترهای دردسترس است.