سازماندهی اسناد با این قابلیت جدید گوگل داکس بسیار ساده‌تر می‌شود
گوگل در ماه آوریل (فروردین و اردیبهشت ۱۴۰۳) از قابلیت Document Tabs رونمایی کرد و اکنون این ویژگی برای بهبود سازماندهی اسناد در سرویس گوگل داکس فعال شده است.
Document Tabs به‌نوعی تکمیل‌کننده‌ی قابلیت Show document outline است که در گوشه‌ی بالا سمت‌چپ گوگل داکس با عنوان Show tabs & outlines نمایش داده می‌شود. با این قابلیت می‌توانید ساختار سند را مشاهده و از تب‌ها به‌عنوان بخش‌های مختلف سند برای پیمایش آسان‌تر استفاده کنید.
سند جدید در Google Docs به‌طور پیش‌فرض با عنوان Tab 1 شناخته می‌شود و برای افزودن تب جدید می‌توانید گزینه‌ی Add tab را از پنل سمت چپ انتخاب کنید. گوگل این قابلیت را به داشتن چندین برگه در یک فایل اکسل تشبیه می‌کند و به‌بیان دیگر می‌توانید چندین تب را در یک سند ایجاد و مدیریت کنید.
طبق اعلام گوگل، کاربران داکس می‌توانند با درگ‌ودراپ، ترتیب تب‌ها را تغییر دهند و همچنین تا سه سطح زیرتب ایجاد کنند. همچنین امکان تکثیر تب‌ها و تغییر نام آن‌ها با ایموجی وجود دارد.
به‌عنوان مثال، یک تب با نام Budget می‌تواند دارای زیرتب‌های travel expenses و agency fees باشد، یا تب Team می‌تواند شامل زیرتب‌هایی برای توضیح نقش‌ها و مسئولیت‌های هر تیم باشد.
یکی از قابلیت‌های جالب سیستم سازماندهی جدید در گوگل داکس، امکان دادن لینک مستقیم به تب‌ها است. این پلتفرم به‌طور پیش‌فرض پنل سمت‌چپ را برای اسنادی حاوی ۲ تب یا بیشتر و همچنین اسناد جدید، باز می‌کند. برخی از موارد استفاده‌ی این قابلیت عبارتند از:
- مدیر بازاریابی می‌تواند با استفاده از تب‌های مختلف و متمرکز بر بودجه، گزارش مفید و مختصری از کمپین‌های تبلیغاتی ایجاد کند.
- مدیر فروش که الگوهای اولیه برای پاورپوینت را ایجاد می‌کند، اکنون می‌تواند برای هر بخش یا منطقه، تب‌های اختصاصی داشته باشد.
- نماینده‌ی خدمات مشتری می‌تواند برای رسیدگی به مسائل رایج خدمات مشتری، تب‌های مختلفی ایجاد کند.
- مدیر پروژه می‌تواند تب‌هایی برای بودجه، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، اهداف و تاریخ‌های کلیدی ایجاد کند تا تیم کاری او بتواند در مسیر درست حرکت کند.
- مدیر تیم می‌تواند سوابقی از اسناد روتین مانند یادداشت‌های جلسات تکراری، دستور کار جلسات، بررسی عملکرد و به‌روزرسانی‌های برنامه‌ریزی سه‌ماهه را نگهداری کند.
گوگل ویژگی Document Tabs را طی هفته‌های آینده برای همه‌ی مشترکان سرویس Google Workspace، مشترکان Google Workspace Individual و کاربران دارای حساب شخصی گوگل فعال خواهد کرد.
نظرات