چطور برای خوابگاه دانشجویی ثبت نام کنیم؟

یکی از جدی‌ترین دغدغه‌های دانشجویانی که دور از خانه و شهر محل اقامتشان تحصیل می‌کنند این است که مسکن و محلی برای زندگی در نزدیکی دانشگاه محل تحصیلشان داشته باشند. با توجه به بالا رفتن قیمت مسکن در ایران، برای دانشجویان ساده نیست که بتوانند در شهری که تحصیل می‌کنند خانه شخصی داشته باشند.

علاوه بر مسئله هزینه بالای تهیه یا اجاره مسکن، دلایل دیگری مانند دشواری تنها زندگی کردن و نگرانی از امنیت نیز باعث شده بسیاری از دانشجویان اقامت در خوابگاه دانشجویی را انتخاب کنند. اگر شما هم مایل به انتخاب این گزینه هستید در این مطلب با زومیت همراه باشید.

ثبت نام برای خوابشگاه دانشجویی و دریافت آن شرایط خاصی دارد که فقط در صورت برخوردار بودن از این شرایط می‌توانید برای گرفتن خوابگاه دانشجویی ثبت نام کنید. این شرایط کلی و تقریبا در دانشگاه‌های مختلف مشترک است اما ممکن است بعضی دانشگاه‌ها شرایط خاصی برای دانشجویان خود در نظر گرفته باشند.

البته تمام انواع دانشگاه‌ها اعم از دانشگاه‌های دولتی، آزاد، غیر انتفاعی، فنی و حرفه‌ای، پیام نور و... به دانشجویان خود خوابگاه ارائه نمی‌دهند اما دانشگاه‌هایی که این خدمت را در اختیار دانشجویانشان قرار می‌دهند، برای ارائه خوابگاه شرایط خاصی را در نظر گرفته‌اند.

ما در این مطلب شرایط عمومی دریافت خوابگاه دانشجویی را، که در اکثر دانشگاه‌ها وجود دارد، ذکر خواهیم کرد. این شرایط عبارت‌اند از:

• در دانشگاه‌های دولتی دانشجویان به دو دسته دانشجویان دوره روزانه و شبانه تقسیم می‌شوند که در موضوع ارائه خوابگاه، دانشجویان روزانه در اولویت قرار می‌گیرند. بنابراین، ظرفیت استفاده از خوابگاه دانشجویی ابتدا در دسترس دانشجویان روزانه قرار می‌گیرد و پس از آن‌ها و در صورتی که خوابگاه همچنان ظرفیت داشته باشد، درخواست دانشجویان شبانه نیز پذیرفته خواهد شد.

• ارائه تعهد محضری به دانشگاه برای دریافت خوابگاه دانشجویی الزامی است. این تعهد شرط ضروری تمامی دانشگاه‌ها است و بدون ارائه آن به متقاضیان خوابگاهی تعلق نمی‌گیرد.

• دانشجویانی که وام مسکن و یا ودیعه مسکن دریافت کرده‌اند امکان گرفتن خوابگاه دانشجویی را ندارند.

• خوابگاه دانشجویی به دانشجویان بومی تعلق نخواهد گرفت. اگر دانشجوی بومی باشید ممکن است در شرایط خاص و فقط در صورتی که دانشجویان روزانه غیر بومی خوابگاه دریافت کرده باشند، به شما هم امکان استفاده از خوابگاه داده شود.

• خوابگاه دانشجویی، درخواست، دریافت و پرداخت هزینه شما برای آن فقط مختص یک نیم‌سال تحصیلی است و متقضیان دریافت خوابگاه در ابتدای هر نیم‌سال تحصیلی باید برای ثبت نام و دریافت خوابگاه دانشجویی ثبت نام کنند.

• در صورتی که فارغ‌التحصیل، اخراج یا تعلیق شوید، مرخصی تحصیلی بگیرید یا از دانشگاه انصراف دهید دیگر امکان و اجازه استفاده از خوابگاه را نخواهید داشت.

- امور خوابگاه‌ها تعیین می‌کند که چند نفر در هر اتاق خوابگاه اقامت داشته باشند، بنابراین دانشجویان ساکن یک اتاق نمی‌توانند با حضور یا اضافه شدن دانشجوی دیگر به اتاقشان مخالفت کنند.

- در صورتی که از اتاقی که برای شما تعیین شده است راضی نباشید یا به هر دلیلی درخواست تغییر اتاقتان را داشته باشید، فقط با اخذ مجوز رسمی از امور خوابگاه‌ها و البته ارائه یک دلیل قانع‌کننده و ضروری امکان تعویض اتاق را خواهید داشت.

علاوه بر این شرط کلی که دانشجویان روزانه و غیر بومی در اولویت دریافت اتاق در خوابگاه‌ دانشگاه‌ها قرار دارند، چند دسته از دانشجویان هم هستند که فرایند ارائه خوابگاه‌ به آن‌ها ساده‌تر و احتمال موافقت با درخواستشان بیشتر است. لیستی از دانشجویان دارای اولویت در ادامه آمده است:

• دانشجویانی که با ارائه مدارک پزشکی ثابت کنند که خودشان یا یکی از اعضای خانواده‌شان بیماری صعب‌العلاج دارد
• دانشجویان خانواده شهدا و ایثارگران
• دانشجویانی که تحت پوشش بهزیستی یا کمیته امداد هستند
• دانشجویانی که در خانواده‌ای با حضور چند دانشجو زندگی می‌کنند
• دانشجویانی که همسرشان در حال گذراندن خدمت سربازی است
• نفرات اول تا سوم آسیا یا جهان و همچنین، نفرات اول کشوری مسابقات یا المپیادهای علمی، فرهنگی، هنری، ورزشی و قرآنی
• فرزندان کارکنان وزارت علوم یا دانشگاه‌ها که در دانشگاه‌های علوم پزشکی دولتی پذیرفته شده باشند

علاوه بر شرایط، یک لیست از مدارکی که مورد نیاز دانشگاه است تا آن‌ها را بررسی کند هم باید ارائه دهید. فقط با تلیید این مدارک از سوی دانشگاه می‌توانید برای یک نیم‌سال تحصیلی خوابگاه داشته باشید. این مدارک در تمام دانشگاه‌ها مورد نیاز است اما شاید بعضی دانشگاه‌ها مدارک دیگری را هم از شما درخواست کنند.

در ادامه مدارکی که برای ثبت نام خوابگاه دانشجویی باید تهیه کنید و به دانشگاه ارائه دهید، ذکر شده است:

• ارائه تعهد محضری
• تکمیل فرم درخواست خوابگاه
• ارائه شناسنامه و کپی از تمام صفحه‌های آن
• سه قطعه عکس پرسنلی ۳ در ۴
• ارائه نسخه کپی از انتخاب واحد ترم تحصیلی جاری
• ارائه کپی صفحه اول و دوم شناسنامه ولی دانشجو
• ارائه فیش واریزی هزینه خوابگاه

مراحل ثبت نام خوابگاه به‌صورت آنلاین قابل انجام است و شما می‌توانید درخواست را بدون نیاز به مراجعه حضوری و به‌صورت اینترنتی ثبت و مدارک را هم آنلاین بارگذاری کنید.

برای انجام این کار سامانه‌های مختلفی وجود دارد. در واقع، سامانه‌ای که از طریق آن باید برای خوابگاه ثبت نام کنید به این موضوع بستگی دارد که دانشجوی چه دانشگاهی هستید. بعضی دانشگاه‌ها خدمات مربوط به خوابگاه را روی سایت خود ارائه می‌دهند؛ بعضی دانشگاه‌ها به سامانه سماد پیوسته‌اند و دانشجویان از طریق این سامانه باید اقدام به ثبت نام کنند؛ سامانه گلستان نیز برای ثبت نام خوابگاه دانشگاه‌های سراسری در دسترس است و ثبت نام خوابگاه بعضی دانشگاه‌های آزاد هم از طریق سامانه دانشجویار انجام می‌شود.

البته این نکته را به طور کلی در نطر داشته باشید که دانشگاه‌های شهریه‌پرداز اعم از آزاد، غیر انتفاعی، پیام نور، پردیس‌های خودگردان و... ملزم به ارائه خوابگاه به دانشجویان نیستند و فقط بعضی از این نوع دانشگاه‌ها خوابگاه دانشجویی را هم در خدمات خود دارند.

در ادامه این مطلب تمام سامانه‌هایی که برای ثبت نام خوابگاه دانشجویی وجود دارد، معرفی شده است:

سامانه مدیریت امور دانشجویی، که به اختصار سامانه سماد گفته می‌شود، مربوط به اموری مانند خوابگاه و تغذیه دانشجویان است که بعضی از دانشگاه‌ها خدماتشان را از طریق این سامانه به دانشجویان ارائه می‌کنند.

البته همان طور که گفته شد تمام دانشگاه‌ها عضو این سامانه نیستند. اسامی دانشگاه‌هایی که می‌توانید از طریق سامانه سماد از خدماتشان استفاده کنید در جدول زیر آمده است:

اگر دانشجوی دانشگاه‌های مذکور هستید می‌توانید با مراجعه به سامانه سماد دانشگاهتان اموری مانند تغذیه، خوابگاه، تنظیمات پرونده، عملیات دانشجو و گزارش سامانه‌ها را انجام دهید. برای این کار لازم است به سامانه سماد به نشانی www.samad.app مراجعه کنید و از منوی این سامانه خدمت مورد نظرتان را انتخاب کنید. سامانه خوابگاه‌ها هم در همین منو قرار دارد و برای ثبت نام خوابگاه لازم است به این بخش مراجعه کنید.

برای ثبت نام خوابگاه دانشجویی از طریق سامانه سماد، وارد حساب کاربری خود شوید و در ادامه به بخش «سامانه خوابگاه‌ها» مراجعه کنید. سپس وارد بخش «عملیات دانشجو» شده و در این بخش گزینه «پرداخت ودیعه اسکان» را انتخاب کنید. در ادامه، مشخصاتتان را وارد کنید، مدارک را هم بارگذاری کنید و در نهایت پیش‌پرداخت ثبت نام را هم پرداخت کنید تا مراحل ثبت نام تکمیل شود.

سامانه گلستان یکی از سامانه‌های نام‌آشنا در حوزه دانشگاهی است و بسیاری از دانشگاه‌ها خدمات و امور مختلف دانشجویی را از طریق این سامانه ارائه می‌کنند. در میان خدمات متعدد این سامانه، ارائه خوابگاه نیز وجود دارد که دانشجویان از طریق آن می‌توانند نسبت به ثبت نام و رزرو خوابگاه اقدام کنند.

برای امور مربوط به خوابگاه دانشجویی در سامانه گلستان بعد از ورود به پنل کاربری خود در این سامانه، در «منوی کاربر» وارد بخش «دانشجویی» شوید و در ادامه به بخش «خوابگاه» بروید. در میان گزینه‌های مختلف گزینه «اطلاعات و درخواست‌ها» را انتخاب کرده و سپس روی گزینه «درخواست خوابگاه» کلیک کنید.

در این بخش برای ثبت نام خوابگاه باید تمام اطلاعات مورد نیاز را وارد و همه مدارک خواسته‌شده را آپلود کنید. در ادامه نیز هزینه مشخص‌شده را می‌پردازید و ثبت نام را انجام می‌دهید.

آن دسته از دانشگاه‌های آزادی که امکان ارائه خوابگاه به دانشجویان خود را فراهم کرده‌اند این امکان را به دانشجو می‌دهند که از طریق سامانه دانشجویار (سامانه مدیریت یکپارچه دانشجویی امور آموزشی دانشگاه آزاد اسلامی) برای ثبت نام و دریافت خوابگاه و استفاده از سایر خدمات دانشگاه آزاد اقدام کنند.

اگر دانشجوی دانشگاه آزاد هستید و دانشگاه محل تحصیلتان خوابگاه ارائه می‌دهد، برای ثبت درخواست خوابگاه ابتدا وارد سامانه دانشجویار و پنل کاربری خود شوید. در منوی سمت راست گزینه «مدیریت امور خوابگاه‌ها» را انتخاب کنید. در ادامه گزینه «اتاق» را به عنوان نوع مکان خود انتخاب کنید و روی «جستجو» کلیک کنید تا اتاق‌هایی که می‌توانید انتخاب کنید، به شما نمایش داده شود.

در میان اتاق‌هایی که به شما نشان داده شده است، اتاق مورد نظرتان را انتخاب کنید و در ادامه، پس از بازگشت به صفحه اصلی سایت روی گزینه «ثبت» کلیک کنید تا درخواست خوابگاه برای شما ثبت شود.

علاوه بر تمام سامانه‌های پیشین که برایتان توضیح دادیم، ممکن است دانشگاه‌هایی امکان ثبت نام و درخواست خوابگاه دانشجویی را صرفاً از طریق سامانه خود فراهم کرده باشند. برای این کار لازم است وارد سامانه مختص دانشگاه محل تحصیلتان شوید و مطابق با راهنمای موجود در سامانه نسبت به دریافت خوابگاه اقدام کنید.

همان طور که در بخش پیشین این مقاله مشاهده کردید، سامانه‌های مختلفی برای ثبت نام و درخواست خوابگاه دانشجویی وجود دارد. با توجه به این که طراحی این سامانه‌ها یکسان نیست و تفاوت‌هایی در ساختارشان وجود دارد، نمی‌توانیم انتظار داشته باشیم مراحل ثبت نام و درخواست خوابگاه در تمام این سامانه‌ها یکسان باشد.

با وجود این، کلیت مراحلی که باید پشت سر بگذارید تقریباً میان این سامانه‌ها مشترک است و فقط در برخی جزئیات باهم تفاوت‌هایی دارند. اگر شرایط دریافت خوابگاه را دارید باید مراحل زیر را پشت سر بگذارید:

• اگر دانشجوی جدیدالورود هستید، ابتدا در دانشگاه ثبت نام و لیست واحدهایتان را دریافت کنید.
• اگر دانشجوی جدیدالورود نیستید، ابتدا انتخاب واحد کنید
• وارد حساب کاربری خود در سامانه دانشگاهی‌تان شوید
• به بخش مربوط به خوابگاه یا درخواست خوابگاه مراجعه کنید
• مدارک خواسته‌شده را ارائه دهید (بارگذاری فرم تعهد محضوری و تکمیل فرم درخواست خوابگاه ضروری است)
• اتاق مورد نظرتان را انتخاب کنید
• هزینه‌ای را که برایتان تعیین شده به‌صورت آنلاین پرداخت کنید

بعد از طی کردن این مراحل باید در موعدی که به شما اعلام می‌شود به صورت حضوری برای تحویل گرفتن خوابگاه خود مراجعه کنید.

دانشجویان غیر بومی که امکان تردد روزانه بین منزل و دانشگاه را ندارند، متناسب با مدت زمان مقطع تحصیلی خود می‌توانند خوابگاه داشته باشند. همان طور که تعداد ترم‌ها (نیم‌سال‌ها) در مقاطع مختلف کاردانی، کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکتری متفاوت است، مدت زمان مجاز اقامت در خوابگاه هم در هر مقطع متفاوت است.

بنا بر قوانین موجود برای ارائه خوابگاه‌های دانشجویی، دانشجویان مقطع کاردانی برای چهار نیم‌سال، مقطع کارشناسی ناپیوسته چهار نیم‌سال، مقطع کارشناسی پیوسته هشت نیم‌سال، مقطع کارشناسی ارشد ناپیوسته پنج نیم‌سال، مقطع دکتری تخصصی هشت نیم‌سال و مقطع دکتری حرفه‌ای ۱۴ نیم‌سال مجاز به استفاده از خوابگاه دانشجویی هستند.

البته این مدت زمان به این معنی نیست که اگر دانشجویی نتواند در این مدت درسش را به پایان برساند دیگر امکان دریافت خوابگاه دانشجویی را نخواهد داشت. در صورتی که مدت زمان تحصیل دانشجو بیشتر از حد مجاز تعیین‌شده برای هر مقطع طول بکشد، دانشجو برای دریافت خوابگاه ملزم به پرداخت هزینه بیشتر است.

مشابه این وضعیت در مورد سنوات تحصیل بیشتر از زمان در نظر گرفته‌شده نیز وجود دارد. یعنی همان طور که اگر دانشجویی نتواند در مدت زمان تعیین‌شده درسش را تمام کند باید به ازای هر ترم مبلغی را به‌عنوان سنوات به دانشگاه بپردازد، برای دریافت خوابگاه بیش از مدت زمان مجاز نیز دانشجو باید مبلغ بیشتری را بپردازد.

بنابراین، در صورتی که بعد از گذشت ترم‌های مجاز خوابگاه دریافت کنید باید طبق تعرفه صندوق رفاه در ترم اول سنوات ۲ برابر هزینه ترم عادی، برای نیم‌سال دوم ۲٫۵ برابر ترم عادی و برای نیم‌سال سوم ۳ برابر ترم عادی برای دریافت خوابگاه هزینه کنید.