نحوه ورود به سایت درگاه خدمات الکترونیکی سازمان ثبت احوال

از لحظه تولد تا وقوع مرگ، یکی از مهم‌ترین سازمان‌های دولتی که هر فردی با آن سروکار دارد، ثبت احوال است. سازمان ثبت احوال کشور که اسناد هویت و تابعیت فردی و آمارهای حیاتی را در اختیار دارد، یکی از نهادهای زیرمجموعه وزارت کشور است. از آنجا که مواردی مثل ثبت ولادت و صدور شناسنامه، تعویض شناسنامه‌های موجود در دست مردم، ثبت ازدواج و طلاق، ثبت وفات و صدور گواهی، تغییر نام و نام خانوادگی و صدور کارت شناسنایی ملی از وظایف سازمان ثبت احوال کشور است، این سازمان در حال حاضر پرمراجعه‌ترین نهاد دولتی به حساب می‌آید و خدمات الکترونیکی آن بخش‌های مختلفی را در بر می‌گیرد. در این مطلب، جزئیات خدمات الکترونیکی در سازمان ثبت احوال را شرح می‌دهیم.

مطابق ماده ۱ قانون ثبت احوال وظایف سازمان ثبت احوال به شرح زیر است:

• ثبت ولادت و صدور شناسنامه

• ثبت واقعه وفات و صدور گواهی مرگ

• تعویض شناسنامه‌های موجود در دست مردم

• ثبت ازدواج و طلاق و نقل تحولات

• صدور گواهی ولادت برای اتباع خارجه

• تنظیم دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی

• جمع‌آوری و تهیه آمار انسانی سراسر کشور و انتشار آن

علاوه‌براین سازمان ثبت احوال وظیفه صدور کارت شناسایی ملی، ایجاد پایگاه اطلاعات جمعیتی کشور و انجام وظایفی از قبیل تهیه آمار و فهرست مشمولین و یا افراد واجب‌التعلیم برای برنامه‌ریزی وزارت آموزش و پرورش را هم بر عهده دارد. فهرست همه خدمات این سازمان در تصویر زیر آمده است.

برای ورود به درگاه خدمات الکترونیکی و استفاده از امکانات سازمان ثبت احوال ابتدا باید به پورتال سازمان ثبت احوال کشور به آدرس www.sabteahval.ir مراجعه کنید.

برای ثبت نام کارت هوشمند ملی و اعلام تغییر نشانی در پورتال سازمان ثبت احوال، با کلیک روی «خدمات الکترونیکی» پنجره دیگری باز می‌شود.

در بخش ثبت نام کارت هوشمند ملی خدمات برای موارد زیر امکان‌پذیر است:

• ثبت نام کارت هوشمند ملی برای همه اتباع ایرانی واجد شرایط که تاکنون برای ثبت نام اقدام نکرده‌اند.

• پیگیری وضعیت درخواست کارت هوشمند ملی پس از ثبت نام

• تغییر زمان مراجعه و مکان دفتر انتخاب‌شده برای تکمیل ثبت نام (پیش از تکمیل ثبت نام)

• تغییر محل تحویل کارت هوشمند ملی (در صورت لزوم و به‌دلایلی مثل تغییر شهر محل سکونت)

برای تغییر نشانی ثبت‌شده در سامانه ثبت احوال، در بخش خدمات الکترونیکی پورتال ثبت احوال روی سامانه اعلام تغییر نشانی کلیک کنید. شما ابتدا باید آخرین نشانی خود را در پایگاه اطلاعات جمعیت کشور (سازمان ثبت احوال کشور) مشاهده کنید و سپس محل اقامت جدید خود را ثبت کنید.

توجه به این نکته ضروری است که:

• تغییر نشانی شما وقتی ثبت می‌شود که پیغام «اطلاعات تغيير نشانی شما در پايگاه ثبت احوال ثبت شد» را از سامانه دریافت کرده باشید.

• اعلام تغییر نشانی از طریق این سایت رایگان است.
• اعلام تغییر نشانی از طریق این سایت منجر به صدور کارت جدید نخواهد شد.
• امکان اصلاح اطلاعات فقط از طریق ثبت درخواست جدید میسر است.
• این سامانه برای اعلام تغییر نشانی محل سکونت است و ارتباطی با مراکز ثبت نام کارت هوشمند ندارد.

برای تغییر آدرس خود در ثبت احوال همچنین باید بدانید که؛

• برای هرگونه تغییر در نشانی محل تحویل کارت هوشمند، باید به قسمت کارت هوشمند در سایت ncr.ir مراجعه کنید.
• قبل از ورود به این سامانه، کد پستی صحیح محل سکونت خود را از طریق سایت gnaf.post.ir دریافت کنید.
• برای ورود اطلاعات، زبان صفحه کلید را در حالت انگلیسی قرار دهید.
• اگر کارت هوشمند ملی را دریافت کرده‌اید، سریال پشت کارت هوشمند ملی را وارد کنید. (پس از گذشت ۱۰ روز کاری از تحویل کارت، اقدام به تغییر ثبت نشانی کنید.)
• اگر درخواست کارت هوشمند ملی داده و کد رهگیری ثبت نام دارید، کد رهگیری را وارد کنید. (در این مورد هم پس از گذشت ۱۰ روز کاری از تحویل رسید ثبت نام، اقدام به ثبت تغییر نشانی کنید.)
• برای دریافت کد تأیید فقط وارد کردن شماره تلفن همراه کافی است.
• درصورتی‌که تاکنون برای اعلام نشانی در این سامانه اقدام نکرده باشید، مبنای آخرین نشانی نمایش داده‌شده، نشانی اعلامی در تاریخ صدور کارت هوشمند (همان نشانی اعلامی در زمان ثبت نام کارت هوشمند) است.
• برای به‌روزرسانی نشانی باید تاریخ سکونت خود را، تاریخی بعد از تاریخ گرفتن کارت هوشمند اعلام کنید. در غیر این صورت همان نشانی قبلی در پایگاه استعلام باقی می‌ماند.
• در‌صورتی‌که در زمان ورود به سامانه با خطای «اطلاعات واردشده نامعتبر است» مواجه شدید، ابتدا از صحت ورود اطلاعات سریال پشت کارت، تاریخ تولد، شماره موبایل و کد چپتا (سؤال ریاضی) اطمینان حاصل کنید و اگر همچنان مشکل باقی بود در ساعات اداری با شماره تلفن‌های 02160902731 و 02160902461 تماس بگیرید.
• در نهایت، بعد از مشاهده و کنترل این نکته‌ها، با کلیک روی ادامه (برای ثبت نام کارت هوشمند ملی و اعلام تغییر نشانی)، به پنجره دیگری وارد می‌شود و در آنجا باید شماره ملی، شماره سریال شناسنامه و چپتا (جواب سوال ریاضی) را وارد کنید.
• استفاده از دکمه Back صفحه‌کلید در این بخش، ممکن است فرایند ثبت نام را مختل کند.

برای صدور شناسنامه می‌توانید از طریق پنجره صدور شناسنامه در پورتال سازمان ثبت احوال درخواست کنید. سامانه ثبت احوال در این بخش صدور شناسنامه برای اقشار مختلف را فراهم می‌کند؛ از جمله اتباع ایرانی و برای تعویض و المثنی، زنان خارجی با همسران ایرانی، فرزندان حاصل از ازدواج زنان ایرانی با مردان خارجی، فرزندان اتباع خارجی بالای ۱۸ سال، مشمولان بند ۵ ماده ۹۷۶ قانون مدنی و همچنین افراد بالای ۱۸ سال مشمول رأی رفع تردید هویت و تابعیت.

صدور شناسنامه اتباع ایرانی

در پنجره صدور شناسنامه اتباع ایرانی، دو بخش مربوط به ایرانیان داخل و خارج کشور وجود دارد که شرایط و تمام مدارک لازم برای ثبت ولادت، تنظیم سند و صدور شناسنامه را به‌طور کامل شرح داده است.

صدور کارت ملی هوشمند یکی دیگر از خدمات الکترونیک ثبت احوال است.

مراحل دریافت کارت ملی هوشمند شامل پیش ‌ثبت ‌نام در آدرس ncr.ir/idcard، تکمیل ثبت نام، تولید کارت و تحویل کارت است.

۱. در سامانه ثبت نام کارت هوشمند ملی، مشخصات فردی خود شامل شماره موبایل، شماره ملی، سریال شناسنامه، تاریخ تولد شمسی، تاریخ تولد قمری، نام مادر، جنسیت را وارد کنید.

۲. زمان و مکان تکمیل ثبت نام را انتخاب کنید.

۳. تاریخ تکمیل ثبت نام مطلوب خود را وارد کرده و یک دفتر تکمیل ثبت نام را به‌دلخواه انتخاب کنید:

برای این کار ابتدا باید پیش‌شماره تلفن شهرستان برای تکمیل ثبت نام و تاریخ مطلوب خود را وارد کنید. با فشردن دکمه جست‌وجو، سیستم لیست دفاتر تکمیل ثبت نام شهر را به‌ترتیب ظرفیت آزاد دفتر نمایش می‌دهد. با ورود شماره تلفن محل اقامت خود لیست دفاتر را بر اساس نزدیکی به محل اقامت خود فیلتر کنید. سپس با توجه به نشانی دفاتر، یک دفتر را انتخاب کنید. توجه کنید که تا پیش از پرداخت وجه نوبت گرفته‌شده قطعی نیست و برای مدت‌زمان کوتاهی برای شما رزرو باقی می‌ماند.

۴. وجه ثبت نام را پرداخت و برگه پیش‌ثبت نام را چاپ کنید.

در مرحله پایانی مشخصات شخصی و جزییات نوبت گرفته‌شده را چاپ کنید و تا روز تکمیل ثبت نام نزد خود نگهدارید. کد رهگیری در این برگه هنگام تکمیل ثبت نام و مراحل پس از آن کاربرد دارد.

ثبت ازدواج و طلاق از دیگر امکانات سامانه سازمان ثبت احوال محسوب می‌شود. در این پنجره دو قسمت ثبت ازدواج به‌موجب اقرارنامه و صدور رونوشت سند ازدواج و طلاق اتباع ایرانی خارج از کشور قابل دسترسی است.

با کلیک روی درج واقعه ازدواج و طلاق به صفحه‌ای هدایت می‌شوید که شرایط این خدمات را توضیح می‌دهد.

زوجین یا یکی از آن‌ها با ارائه این مدارک می‌تواند به نزدیک‌ترین اداره ثبت احوال محل سکونت مراجعه و ثبت واقعه را در شناسنامه‌ها درخواست کند: اصل اقرارنامه رسمی زوجیت و اصل شناسنامه زوجین.

در صفحه اصلی سایت سازمان ثبت احوال در قسمت «صدور گواهی‌ها» می‌توان به بخش‌های صدور گواهی فوت ایرانیان و اتباع خارجی، صدور گواهی ولادت فرزندان اتباع خارجی متولدشده در ایران و همچنین صدور گواهی تجرد دسترسی پیدا کرد.

چطور می‌توان گواهی تجرد گرفت و این مدرک به چه کسانی ارائه می‌شود؟

گواهی تجرد تأییدیه‌ای است که بر مبنای اطلاعات مندرج در سند سجلی شخص صرفاً برای صاحب سند و براساس درخواست او صادر می‌شود. این گواهی فقط برای ایرانیان عازم یا مقیم خارج از کشور صادر می‌شود.

از دیگر امکانات سامانه ثبت احوال، بخش مربوط به تغییر مشخصات هویتی است. اگر می‌خواهید نام و نام خانوادگی خود را تغییر دهید و تاریخ تولد خود را اصلاح کنید، این امکان در بخش تغییر مشخصات هویتی فراهم شده و شرایط و مدارک مورد نیاز هم شرح داده شده است.

برای تغییر اسم، به این مدارک نیاز است:

• ارائه اصل شناسنامه و دو برگ تصویر آن

• تکمیل فرم درخواست تغییر نام

• پرداخت هزینه ارائه خدمات.

مراحل خدمات نیز شامل مراجعه به اداره ثبت احوال، دادن مدارک مورد نیاز، بررسی صحت و اصالت مدارک، بررسی درخواست طبق مستندات قانونی و درصورت موافقت با درخواست، صدور شناسنامه جدید نیاز است.

در پنجره استعلام هویتی و تغییر نشانی نیز خدماتی همچون ثبت تغییر نشانی، استعلام الکترونیکی هویت و پاسخ به استعلام نشانی وجود دارد.

تعرفه خدمات در سامانه پورتال ثبت احوال قابل دسترسی است و هزینه هر یک از خدمات در فایلی پی‌دی‌اف ارائه می‌شود. این فایل را می‌توانید با کلیک روی تعرفه خدمات که در تصویر زیر آمده، دریافت کنید.

در پورتال سازمان ثبت احوال همچنین پنجره واحد خدمات هوشمند قابل دسترسی است:

در پنجره سامانه هویت یکتای ملی ایرانیان (سهیم) در بخش خدمات من دسترسی به پایگاه اطلاعات خانواده، ثبت نام کارت هوشمند ملی، درخواست تغییر نشانی، مدارک پیدا شده، درخواست صدور گواهی تجرد، صدور شناسنامه مجدد (تعویض و المثنی) تغییر نام، تغییر نام خانوادگی و همچنین رونوشت‌های ازدواج و طلاق ایرانیان خارج از کشور، رونوشت وفات و وفات اتباع، صدور پروانه ارائه خدمات ثبت احوال برای اشخاص حقیقی و حقوقی، صدور گواهی‌نامه مدیر فنی دفاتر پیشخوان و پیگیری این درخواست‌ها ممکن است.

برای استفاده از هر یک از این خدمات ابتدا باید به سایت وارد شوید.

برای ورود به سایت در نوار بالای پنجره سهیم بخش روی بخش ورود کلیک کنید و شماره ملی خود و کد امنیتی را وارد کنید.

ورود به این بخش همچنین با «ورود از طریق دولت من» نیز امکان‌پذیر است. این بخش شما را به پنجره ملی خدمات دولت هوشمند وصل می‌کند و در آنجا از طریق شماره تلفن همراه و با ورود رمز یک‌بارمصرف یا کد QR می‌توانید به پروفایل خود وارد شوید و دوباره به سامانه هویت یکتای ملی ایرانیان برسید.

اگر تاکنون در سامانه هُدا سازمان ثبت احوال کشور ثبت نام نکرده‌ايد، ابتدا باید روی لينک آبی‌رنگ «ثبت نام کاربر جديد» در پايين همين صفحه کليک کنید. برای ثبت‌نام در سامانه هدا باید شماره ملی، نام، نام خانوادگی، تاریخ تولد، شماره تلفن همراه و کد امنیتی را در سایت وارد کنید.

در پورتال سازمان ثبت احوال علاوه‌بر نشانی ثبت احوال استان‌ها روی نقشه کشور، آمار رویدادهای حیاتی نیز نمایش داده می‌شود. این آمار به تفکیک استان هم قابل دسترسی است.