دورکاری چیست و برای اجرای بهتر، به چه ابزارهایی نیاز دارد؟

دورکاری کلیدواژه‌ی اصلی این روزهای اکوسیستم کسب‌وکار است. شیوع ویروس کرونا در کشورهای متعدد جهان، به‌ویژه ایران، باعث شد بسیاری از کسب‌وکارها لزوم و اهمیت دورکاری را برای حفاظت از سلامت کارمندان و مدیران خود درک کنند. درحال‌حاضر، در اکثر استان‌های کشور پیشنهاد می‌شود سفرهای درون‌شهری به حداقل برسند و نیروی انسانی حداکثر فعالیت خود را به‌صورت دورکاری انجام دهد. دراین‌میان، استفاده از ابزارهای کاربردی برای انجام بهتر فعالیت‌های دورکاری بسیار اهمیت دارد.

ابزارهای ارتباطی دورکاری

ارتباط میان کارمندان سازمان مهم‌ترین نیاز آن‌‌ها محسوب می‌شود که در دوران لزوم دورکاری، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. کارمندانی که به جلسه‌های حضوری و مذاکره‌ از نزدیک عادت داشتند، اکنون باید به ارتباط از راه دور عادت کنند. قطعا تماس‌های تلفنی برای هماهنگی کارهای ساده اولین راهکاری هستند که به ذهن هر فردی خطور می‌کند؛ اما نباید از ظرفیت اپلیکیشن‌های پیام‌رسان نیز غافل شد که امکانات مناسبی برای برقراری تماس‌های صوتی و تصویری نیز فراهم می‌کنند.

در دوران الزام به دورکاری، بهره‌گیری از ویدئوکنفرانس یا تماس‌های کنفرانسی صوتی از راهکارهای کاربردی‌ محسوب می‌شود. اپلیکیشن‌های متعددی امکانات ویدئوکنفرانس را دراختیار کاربران قرار می‌دهند که از میان آشناترین آن‌ها می‌توان اسکایپ و واتساپ را نام برد. باتوجه‌به دسترسی آسان کاربران ایرانی به دو اپلیکیشن مذکور، می‌توان آن‌ها را جزو گزینه‌های برتر برای اجرای ویدئوکنفرانس دانست.

اسکایپ از لحاظ امکانات تماس گروهی قابلیت‌های بیشتری دراختیار کاربران قرار می‌دهد و مجزابودن سرویس دسکتاپ و موبایل آن نیز مزیتی بهتر از واتساپ محسوب می‌شود. قابلیت برقراری تماس‌های کنفرانسی تا ۵۰ نفر، مزیت اصلی اسکایپ درمقایسه‌با واتساپ است که تماس ویدئویی را به چهار کاربر محدود می‌کند. به‌علاوه، اسکایپ امکاناتی همچون اشتراک دسکتاپ را نیز دراختیار کاربران قرار می‌دهد که در هماهنگی‌های کاری بسیار کاربردی محسوب می‌شود.

علاوه‌بر اسکایپ و واتساپ، سرویس‌های ویدئوکنفرانسی متعدد دیگری دردسترس کاربران قرار دارند که از میان آن‌ها می‌توان به Lifesize و Flock و Zoom اشاره کرد که امتیازهای چشمگیری در بررسی‌ها کسب کرده‌اند. البته در این مطلب تلاش می‌کنیم ابزارهای ساده را برای کسب‌وکارها معرفی کنیم تا انواع کوچک‌و‌بزرگ کسب‌وکارها، با سرعت بیشتری به دنیای دورکاری وارد شوند.

سازمان‌های بزرگ برای برقراری ویدئوکنفرانس با کیفیت بیشتر قطعا به سخت‌افزارهای حرفه‌ای هم نیاز دارند. پیشنهاد می‌شود شرکت‌هایی که تاکنون سخت‌افزارهای ویدئوکنفرانسی تهیه نکرده‌اند، از الزام پیش‌آمده برای تأمین تجهیزات استفاده کنند. البته پیش از تهیه‌ی هرگونه سخت‌افزار باید از منطقی‌بودن قیمت کنونی آن‌ها باتوجه‌به افزایش تقاضا مطمئن شد. از میان سخت‌افزارهای اختصاصی ویدئوکنفرانس می‌توان به لاجیتک گروپ اشاره کرد که زومیت قبلا آن را بررسی کرده است.

ابزارهای مدیریت پروژه‌ی دورکاری

در وضعیت دورکاری، مدیریت وظایف و پروژه‌های در حال جریان در کسب‌وکار اهمیتی دوچندان پیدا می‌کند و مدیران باید با دقت بیشتری فرایندها را کنترل کنند. ابزارهای مدیریت پروژه امروزه نه‌تنها برای دورکاری، بلکه برای تمامی کاربردهای سازمانی استفاده می‌شوند. درواقع، مدیریت سیستماتیک پروژه‌ها درحال‌حاضر نیازی الزامی در همه‌ی کسب‌وکارها محسوب می‌شود.

آسانا (Asana) از دیگر ابزارهای مدیریت پروژه و وظایف محسوب می‌شود که در نسخه‌ی پایه و رایگان، امکانات بیشتری به کاربر ارائه می‌کند؛ ولی رابط کاربری آن به‌سادگی ترللو نیست و شاید امکانات بیشتر آن نیز موردنیاز همه‌ی کسب‌وکارها، به‌ویژه تیم‌های استارتاپی نباشد. ناگفته نماند ظاهرا دسترسی به آسانا نیز از داخل کشور مشکلاتی دارد و هزینه‌های نسخه‌ی پولی آن نیز بیشتر از ترللو خواهد بود. تفاوت طرح‌های پولی و رایگان آسانا را در این لینک مشاهده کنید.

تسکولو یکی دیگر از ابزارهای مدیریت پروژه محسوب می‌شود که تیم توسعه‌ای داخلی دارد. باتوجه‌به همین موضوع، رابط کاربری و محیط تسکولو ظاهری آشناتر و آسان‌تر برای کاربران ایرانی دارد. به‌علاوه در نسخه‌ی رایگان، امکانات بیشتری هم دراختیار کاربران قرار می‌گیرد و تنها برای اضافه‌کردن کاربران بیشتر، مجبور خواهید بود هزینه پرداخت کنید. تفاوت طرح‌های پولی و رایگان تسکولو را در این لینک مشاهده کنید.

ابزار کاربردی دیگری که بیشتر برای مدیریت وظایف شخصی کاربرد دارد، Todoist است. اگرچه می‌توان از نسخه‌های رایگان ابزارهای یادشده نیز برای مدیریت وظایف شخصی استفاده کرد، Todoist به‌‌دلیل تمرکز روی این قابلیت، کاربرد بیشتری خواهد داشت.

ابزارهای اشتراک فایل و اسناد دورکاری

انجام انواع وظایف سازمانی در همه‌ی کسب‌وکارها به تولید و ویرایش فایل و اسناد نیاز دارد. نامه‌های اداری بخش مهمی از ساختار سازمانی هستند و امروزه، ابزارهای گوناگونی برای تولید و ویرایش آن‌ها دراختیار نیروی انسانی قرار گرفته است. فایل‌های رسانه‌ای نیز در ساختار کسب‌وکارها اهمیت پیدا کرده‌اند و تیم‌های فنی و نرم‌افزاری به ابزارهایی برای اشتراک کدهای خود نیاز دارند. همه‌ی این نیازها در وضعیت دورکاری افزایش پیدا می‌کنند و اهمیت استفاده از ابزار بهینه برای آن‌ها چندبرابر می‌شود.

گوگل‌درایو و ابزارهای وابسته به آن موسوم به G Suite از اولین گزینه‌هایی هستند که برای مدیریت فایل و اسناد به ذهن همه‌ی کاربران و مدیران خطور می‌کنند. گوگل درایو علاوه‌بر امکان بارگذاری انواع فایل‌ها در فضای وب و اشتراک آن‌ها در پلتفرم‌های گوناگون، ابزارهای ویرایشی و برنامه‌ریزی الزامی را نیز دراختیار کاربران قرار می‌دهد. گوگل‌ داکس و گوگل‌شیت ازجمله ابزارهای کاربردی‌ هستند که بسیاری از نیازهای اشتراک و ویرایش گروهی سند را برای نیروی انسانی برطرف می‌کنند. قابلیت ردگیری تاریخچه‌ی ویرایش سند در این ابزارها کارایی‌ آن‌ها را بیشتر می‌کند.

فراموش نکنید ابزارهای همکاری بیشتری همچون برنامه‌ریزی تقویم و اسلاید در G Suite وجود دارند که ترکیب آن‌ها مجموعه‌ای کامل را به‌‌رایگان تا حجم محدود دراختیارتان قرار می‌دهد. امکان هماهنگ‌کردن گوگل‌درایو با ابزارهای دورکاری دیگر مانند ترللو، از مزیت‌های دیگر سرویس گوگل محسوب می‌شود.

مایکروسافت با سرویس ۳۶۵ خود به‌طورجدی به بازار خدمات اشتراک سند وارد شد. ابزارهای این مجموعه همراه‌با مایکروسافت تیمز که بعدا به آن اشاره می‌کنیم، تنها برای مدت محدودی رایگان هستند و مشکلات خرید آن‌ها شاید کسب‌وکارهای داخلی را از استفاده از ابزار ردموندی‌ها منصرف کند.

گیت از ابزارهای اشتراک کد محسوب می‌شود و گیت‌هاب یکی از پلتفرم‌های مشهور موجود است که از امکانات آن بهره می‌برد. قطعا تیم‌های فنی در اکوسیستم کسب‌وکار ایران با گیت و گیت‌هاب آشنا هستند و شاید موقعیت فعلی، زمان مناسبی باشد تا کارایی‌های آن را برای همکاران خود نیز شرح دهند و بیش‌ازپیش برای اشتراک‌گذاری پروژه‌ها با بخش‌های دیگر از آن بهره ببرند.

ابزارهای متفرقه و چندکاره دورکاری

قطعا مطلبی که مخصوص معرفی ابزارهای دورکاری باشد و از ابزارهای جامع صحبتی به‌میان نیاورد، کامل نخواهد بود. برخی ابزارهای نرم‌افزاری کاربردهای چندگانه‌ای به کاربران ارائه می‌کنند که ازجمله ابزارهای پرطرفدار می‌توان به اسلک اشاره کرد که پایگاه کاربری درخورتوحهی هم در میان ایرانی‌ها دارد. اسلک قابلیت‌های متعددی به مدیریت تیم‌ها و پروژه‌ها ارائه می‌کند که خرید اشتراک‌‌های پولی آن را نیز برای کسب‌وکارهای ایرانی منطقی کرده است.

کسب‌وکارهای مجهز به اسلک می‌توانند تیم‌های خود را به‌راحتی در محیط این نرم‌افزار مدیریت کنند که محیط کاربری آن در همه‌ی پلتفرم‌های رایج دردسترس قرار دارد. اضافه و حذف کردن اعضای گروه‌ها به‌راحتی در اسلک انجام می‌شود و محیط پیا‌م‌رسانی آن نیز نیاز به نرم‌افزار جانبی را از بین می‌برد. به‌علاوه، سرویس اسلک به‌راحتی با ابزارهای متعدد همچون گوگل درایو و ترللو هماهنگ می‌شود و جابه‌جایی سند و پروژه بین آن‌ها را آسان می‌کند.

از میان ابزارهای چندکاره‌ای که ادغام و هماهنگی بین ابزارهای ذکرشده را آسان می‌کنند، می‌توان به Zapier اشاره کرد که تقریبا با تمامی ابزارهای ذکرشده در این مقاله هماهنگی دارد و جریان کاری آسانی برای نیروی دورکار فراهم می‌کند. ابزار متفرقه‌ی دیگر Toggle نام دارد که در محیط کاربری ساده، مدیریت زمان پروژه‌ها و وظایف گوناگون را برای کارمندان آسان می‌کند.

امروزه، ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری گوناگونی دردسترس مدیران و نیروی انسانی قرار دارند که دورکاری را آسان‌تر از همیشه کرده‌اند. ابزارهایی که در این مطلب اشاره کردیم، نمونه‌های ساده‌ و دردسترس‌ بودند که برای کسب‌وکارهای ایرانی پیشنهاد می‌شوند. قطعا سازمان‌های بزرگ می‌توانند از نسخه‌های پیچیده‌تر و حتی سیستم‌‌های اختصاصی برای مدیریت نیروی دورکار خود استفاده کنند. دراین‌میان، آن‌چه بیش از همه اهمیت دارد، مدیریت صحیح ارتباط با نیروی دورکار و تنظیم سیستم کاری آن‌ها برای بهره‌برداری بهینه است. شاید بحران پیش‌آمده در ایران به‌علت ویروس کرونا، بهانه‌ای باشد تا مدیران کسب‌وکار در کشور بیش‌ازپیش قابلیت‌های دورکاری را در سازمان‌های خود توسعه دهند و از مزایای آن در طولانی‌مدت بهره‌مند شوند.