اتوماسیون اداری چیست و چه مزایایی دارد؟

زمانی‌که قصد دارید کسب‌وکار جدیدی راه‌اندازی کنید، شاید تصورتان این باشد که همه‌ی کارها از پشت یک میز انجام خواهد شد.

با گسترش تخصص‌های کاری، مقیاس وظایف و تعداد کارکنان مورد نیاز برای ادامه‌ی فعالیت کسب‌وکارها به‌سرعت درحال افزایش است. استخدام کارمندان خوب می‌تواند راهکاری ساده برای حل مشکل باشد اما برای اثرگذاری بیشتر، پیشنهاد می‌شود از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنید.

سیستم‌های اتوماسیون اداری از راهکارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری برای کاهش حجم کاری شما بهره می‌برند. این ابزارها آنقدر مؤثر و ساده هستند که امکان دارد گزینه‌هایی را به نرم‌افزاری که از قبل از‌ آن استفاده می‌کنید، اضافه و بدین‌ترتیب در هزینه‌های شما صرفه‌جویی کنند. حسابداری، مدیریت داده‌ها، آموزش، مدیریت تسهیلات و سایر کارها ازجمله مواردی هستند که با اتوماسیون اداری آسان‌تر و ساده‌تر انجام خواهند شد.

به‌عنوان مثال اکثر سرویس‌دهنده‌های ایمیل، فیلتری ارائه می‌دهند که به شما کمک می‌کند همه‌ی پیام‌های دریافتی را در پوشه‌های دسته‌بندی‌شده قرار دهید یا حتی برای کارمندانی که قرار است به آن‌ها پاسخ دهند ارسال کنید.

امکان دارد مجبور شوید ماشینی را اجاره یا حتی خریداری کنید که به‌طور خودکار کتابچه‌ی راهنمای چاپ‌شده را اسکن و صفحات را کپی می‌کند و به ترتیب روی هم قرار می‌دهد. این ماشین سپس همه‌ی سندها را با جلد سخت، صحافی می‌کند و آن‌ها را برای توزیع مناسب و آسان روی یکدیگر می‌گذارد. بدین‌ترتیب می‌توانید درک بهتری از سیستم اتوماسیون اداری داشته باشید.

در ادامه برخی از اساسی‌ترین و جذاب‌ترین ویژگی‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری را مرور می‌کنیم.

نصب سیستم اتوماسیون اداری حجم کار شما را کاهش می‌دهد. این ابزار به‌شما کمک می‌کند تا بار کاری را به‌راحتی تحمل کنید و از انجام کارهای خود بیشتر لذت ببرید.

کسانی که سیستم اتوماسیون اداری را نصب کرده‌اند، مزیت‌های آن را مورد تمجید قرار می‌دهند؛ زیرا بار کاری آن‌ها را کاهش می‌دهد و تضمین می‌کند در دفتر کار خود آرامش بیشتری داشته باشند.

هر شرکتی از چهارچوب کاری خود پیروی می‌کند. نکته‌ی مهم درمورد سیستم اتوماسیون اداری این است که می‌تواند استراتژی کاری شرکت را به‌روشی آسان پیش ببرد و بدین‌ترتیب چندوظیفگی را بسیار ساده‌تر و آسان‌تر کند.

از توانایی باز کردن در ورودی گرفته تا کنترل دما در داخل دفاتر، مراحل پردازش داده‌ها و ورودی‌ها، فقط بخشی از قابلیت‌هایی است که سیستم‌های اتوماسیون می‌توانند آن‌ها را انجام دهند.

امکان‌سنجی در شرکت‌ها به‌معنی توانایی تصمیم‌گیری‌های عملی است. هرکاری که امکان‌سنجی آن انجام نشده باشد در شک و تردید باقی خواهد ماند. سیستم‌های اتوماسیون اداری همیشه انطباق کار در دفترها را تجزیه‌وتحلیل می‌کنند.

اتخاذ تصمیم مناسب می‌تواند به مدیران کمک کند نسبت‌به رقبا عملکرد مناسبی داشته باشند. امکان‌سنجی برای ادامه‌ی کار ضروری است و باید در سیستم وجود داشته باشد.

سیستم باید طوری طراحی شود که نیروی‌کار را روی وظایفی که به آن‌ها محول می‌شود متمرکز کند. بدین‌ترتیب می‌توان پایداری عملکرد را تأیید کرد و خود را با محیط دفتر تطبیق داد.

درصورتی‌که سیستم آن‌قدرها محبوب و قابل مدیریت نباشد، شاید درنهایت به شکست شدید سبک کاری دفتر منجر شود. خرابی سیستم‌های اداری، هماهنگی و نظم این وظایف را ازبین می‌برد و مشکلاتی ایجاد می‌کند.

مزیت‌های رقابتی در هر شرکتی همیشه به‌عنوان امتیاز مثبت درنظر گرفته می‌شوند. یک شرکت زمانی می‌تواند مدیریت و سلطه بر دیگران را به‌دست آورد که مزیت‌های رقابتی را افزایش دهد.

مثبت‌بودن سیستم‌های اتوماسیون اداری همیشه مزیت رقابتی را نسبت‌به شرکت‌های دیگر افزایش می‌دهند. این امر همچنین به رونق شرکت‌ها و بقای آن‌ها در بازاری که رقابت شدیدی دارد کمک می‌کند.

اتوماسیون اداری فرایند جمع‌‌آوری، ترکیب و مدیریت کلیه‌ی جزئیات سازمانی مورد نیاز ازطریق ترکیب نرم‌افزار و سخت‌افزار است که عمدتاً برای دستیابی به وظایف و فرایندهای تجاری خاص انجام می‌شود.

اتوماسیون اداری آغاز مسیر ذخیره‌سازی اطلاعات مهم در دستگاه‌های دیجیتال مثل هارد و SSD به‌جای فضای ذخیره‌سازی فیزیکی بود. سیستم مذکور اواخر دهه‌ی ۱۹۶۰ به‌وجود آمد و در ادامه چند تجسم مدرن از اتوماسیون اداری آورده شده است.

• بهره‌وری اداری
• نرم‌افزارهای کسب‌وکار
• مدیریت دانش
• پردازش داده‌ها
• اینترانت
• مدیریت اطلاعات
• خودکارسازی فرآیند
• ادغام
• سیستم‌های مدیریتی
• ارتباطات
• آموزش
• کنترل‌های داخلی
• امکانات

با سیستم‌های زیر می‌توان داده‌ها یا اطلاعات جمع‌‌آوری‌شده یا تفکیک‌شده را با فرآیندهای خودکار ذخیره‌سازی کرد.

• همکاری الکترونیکی
• ارتباطات الکترونیکی
• دورکاری و سیستم‌های مشارکتی
• انتشارات الکترونیک
• دستگاه انتقال فکس
• پست صوتی
• پست الکترونیکی
• ویدئو کنفرانس
• پردازش تصویر
• برنامه‌ریزی الکترونیکی

در ادامه به مزیت‌های استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری اشاره می‌کنیم.

ذخیره‌سازی داده‌ها به‌معنای ذخیره‌سازی کلیه‌ی اسناد و سوابق محرمانه و مهم مربوط به دفتر است. سیستم اتوماسیون اداری همچینن امکان مدیریت داده‌ها را فراهم می‌کند که از آن برای مدیریت و ایجاد اسناد، تصاویر، صفحات گسترده و فایل‌ها استفاده می‌شود.

برخی اتوماسیون‌های اداری انواع مختلفی از ابزارهای پردازش متن و همچینن تولید اسلاید را ارائه می‌دهند که امکان ایجاد یا حتی ویرایش هرگونه داده‌ای را فراهم می‌کنند.

مدیریت داده‌ها یکی از بهترین و بزرگ‌ترین مزیت‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری است. این ابزارها چندین قابلیت مهم مثل مدیریت داده‌ها و مرتب‌سازی اطلاعات را ارائه می‌دهند.

سازمان‌های تجاری بزرگ می‌توانند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، با روشی آسان‌تر و بهینه‌تر بر پروژه‌ها و فعالیت‌های خود نظارت داشته باشند.

زمان‌بندی‌های برنامه، فهرست‌های کاری و همچنین سیستم‌های یادآوری برخی از ویژگی‌های اصلی هستند که کسب‌وکارتان را تقویت و به شما کمک می‌کنند کارتان را بدون دردسر به‌پایان برسانید.

مبادله‌ی داده‌هایی که ذخیره یا ویرایش می‌شوند یکی از اجزای ضروری سیستم اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری در ارسال فایل، تبادل اطلاعات یا داده به شما کمک می‌کند. همه‌ی اطلاعات و داده‌ها در شبکه‌ی داخلی شرکت با اتوماسیون اداری فقط درعرض چند ثانیه ارسال می‌شوند.

با نشان دادن ماهیت سیستم‌های اتوماسیون اداری، کارمندان می‌توانند فعالیت خود را به‌طور لحظه‌ای مدیریت کرده و بهره‌وری را افزایش دهند.

سیستم‌های اتوماسیون اداری کارایی بیشتری نسبت‌به هر دستگاه دیگری دارند. هنگامی‌که تمام اشکالات از برنامه حذف شود می‌توانید با دقت بیشتر بر کسب‌وکار روزانه‌ی خود نظارت داشته باشید.

سیستم اتوماسیون اداری ازنظر زمان و هزینه به همه‌ی کسب‌وکارها کمک می‌کند. این‌ سیستم‌ها می‌توانند وظایف پیچیده را ساده و به دریافت منابع اختصاصی‌تر و مناسب‌تر کمک کنند.

برای توضیح این موضوع می‌توان از این مثال ساده استفاده کرد که با به‌کارگیری سیستم‌های رایانه‌ای و شبکه، کسب‌وکارها دیگر محدودیت جغرافیایی ندارند و می‌توانند خدمات و محصولاتشان را به مردم سرتاسر جهان ارائه دهند.

اتوماسیون اداری می‌تواند به صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌هایی که کارکنان شرکت‌ها برای سفر خرج می‌کنند کمک کند. حافظه‌ی دیجیتال نیز ویژگی بسیار مهمی است که نیاز به حفظ نسخه‌های فیزیکی داده‌ها (مثلاً روی کاغذ) را کاهش می‌دهد.