۷ عادت که افراد منظم و با برنامه از آن بهره‌ مند هستند

افراد بابرنامه، وقت شناس هستند. پروژه‌هایی که به آن‌ها سپرده می‌شود قبل از زمان تعیین شده انجام می‌دهند و همیشه دقیقا چیزی را که نیاز دارند، درست در زمان مشخص به دست می‌آورند.

حالا به جای تنفر ورزیدن به چنین افراد قابل احترام و ستایشی، بهتر است بدانیم که آنها چگونه به اینجا رسیده‌اند.

جان تروسکو، بنیان‌گذار شرکت OrganizingLA که یک شرکت برنامه ریز در لس‌آنجلس است، در این رابطه می‌گوید:‌

افراد با برنامه اینگونه به دنیا نیامده‌اند، بلکه آن‌ها اینگونه خود را پرورش داده‌اند. افرادی که از آن‌ها با نام افراد با برنامه یاد می‌کنیم، از متدها و ابزارهای مختلف بسیاری برای دستیابی به اهداف و اولویت‌های زندگی‌شان بهره‌ می‌برند.

در واقع، سیستم و تاکتیک‌های زندگی در آن‌ها به عادت تبدیل می‌شود. حال تروسکو، ما را با هفت عادت افراد با برنامه و منظم آشنا می‌کند.

افراد با برنامه، از تایمرهای آشپزخانه گرفته تا ابزارهایی که در تلفن‌های هوشمند دیده می‌شود، در جهت بیشترین بهره‌برداری از روز، هفته و سالشان استفاده می‌کنند. برای مثال چنین افرادی، از اپلیکیشن‌های یادآور استفاده می‌کنند که با زنگ زدن در مواقع از پیش تعیین شده، برخی کارها را به آنها یادآوری می‌کند. آن‌ها همچنین از تایمر برای اطلاع از گذشت زمان نیز بهره‌ می‌برند و امور و وظایف خود را به بخش‌های کوچکتری تقسیم می‌کنند و در بین این بخش‌های کوچک، استراحتی کوتاه بدون ارتباط با کار انجام می‌دهند تا به‌ این ترتیب، کارآیی آن‌ها افزایش یابد.

لیزا زاسلو، بنیانگذار شرکت Gotham Organizers، شرکت برنامه ریز در نیویورک، می‌گوید که افراد با برنامه به جای ده‌ها برنامه با مدت زمان کوتاه و وقت اندک که ندانند باید از کجا شروع کنند، دید شفاف و قابل اطمینانی نسبت به آنچه  از اهمیت بیشتری برخوردار است، دارند.

آن‌ها می‌دانند که اهدافشان چیست، چه کاری باید انجام شود و چه چیزی باید کنار گذاشته شود. آن‌ها روزشان را با دید و برنامه ریزی کامل و دقیق نسبت به مهمترین کارهایی که باید امروز انجام دهند آغاز می‌کنند و در طول روز نیز برنامه خود را مرتب بررسی کرده و آن را در زمانی که لازم باشد مجدد تنظیم می‌کنند. 

زمانی که سیستم‌ها و برنامه ریزی‌های شما پیچیده می‌شود، بدون استفاده می‌شوند. در واقع افراد با برنامه، از ابزارهای ساده برای آسان کردن کارها و خلاصی از آن‌ها استفاده می‌کنند.  برای مثال، یک سبد، فرمهایی که باید پر شود تا قبض‌هایی که باید پرداخت شوند و کتاب‌هایی که خوانده شوند را در خود نگاه می‌دارد. یک آویز در کنار در نیز مناسب آن است که لباس‌های‌تان را آویزان نگاه دارد و به طور خلاصه از هر وسیله‌ای به بهترین نحو ممکن استفاده می‌شود.

برنامه‌ریزی نیازمند پیگیری و نگهداری مداوم از آن است. زاسلو در این باره می‌گوید:

شما به باشگاه نمی‌روید تا بدنتان روی فرم بیاید و بعد از آن ورزش را رها کنید و دیگر به باشگاه نروید! تبدیل شدن به یک فرد با برنامه نیز به همین شکل است.

افراد با برنامه،‌ دقایقی از روزشان را به مرتب کردن وسایل و بازگرداندن هر چیز در جای صحیح خود می‌گذرانند. مثلا ممکن است ایمیل‌هایشان را آرشیو کنند یا کاغذهایشان را جابجا کنند. 

آن‌ها هیچ‌گاه چیزی را «فقط برای همین لحظه» کنار نمی‌گذارند، بلکه برای آن‌ها همه چیز «در همین لحظه» تمام می‌شود. اگرچه این کار، زمان اندکی از آن‌ها می‌گیرد، ولی این مدت کم، بسیار کمتر از زمانی است که بعدا صرف کاری می‌شود که به خوبی و به طور کامل کنار گذاشته نشده است. 

موقعیت‌ها تغییر می‌کنند و معمولا ابزار مفیدمان، بعد از مدتی بی‌فایده می‌شوند. افراد با برنامه، به جای اینکه اجازه دهند، یک متر گرد و غبار چنین ابزاری را در زیر خود مدفون کند، هر چند وقت یکبار دست به خانه تکانی و پاکسازی ابزار خود می‌زنند. برای مثال، آن‌ها کاغذهای اضافی یا یادداشت‌های پروژه‌های کنسل شده را از کشوهایشان در می‌آورند و جابجا می‌کنند.

زاسلو در این باره می‌گوید، زمانی یکی از مشتریانش، هر بار که دفاتر و کشوهایش پر می‌شد، یک کشوی جدید و خالی اضافه می‌کرده تا اسناد جدید را در آن نگهداری کند. زمانی که وی از زاسلو درخواست مشاوره می‌کند، تمامی محل زندگی وی از اداره تا خانه و زیر زمین از چنین فایل‌هایی پر شده بود. طبیعتا نیازی به گفتن نیست که بسیاری از این اطلاعات، از رده خارج شده بودند یا ربطی به فعالیت‌های فعلی وی نداشتند.

استفاده از دو شخصیت ذهنی، یعنی شخصیت خودمان در زمان حال و شخصیتمان در آینده، به ما کمک می‌کند تا فردی با برنامه باشیم. این موضوع را لوری ماررو می‌گوید. وی دوست دارد خودش را زمانی که در حال انجام مسئولیت‌هایش در زمان فعلی است، در آینده نیز ببینید. او  می‌گوید زمانی که به خانه‌ای وارد می‌شود که پر شده از ظروف کثیف و شسته نشده با خودش می‌گوید:

مطمئنم زمانی که ظرف‌ها تمیز شوند، خود من نیز خیلی خوشحال‌تر خواهم شد.

وی می‌گوید، همین تفکر به او کمک می‌کند تا انگیزه لازم برای اجرای کاری که در آینده او را خوشحال می‌کند، پیدا کند. ماررو همچنین می‌گوید، افراد با برنامه در حالی که امور و فعالیت‌هایشان را در تقویم وارد می‌کنند، به آینده نیز فکر می‌کنند. آن‌ها از خودشان می‌پرسند:«قبل انجام کار، در حین انجام آن و  بعد از آن چه کاری باید انجام دهم تا آن را بهبود ببخشم؟» به این ترتیب اگر قرار باشد افراد خود را آماده کنند، چیزی برای انجام کاری بدست بیاورند یا دنبال چیزی باشند، آن را از همین حالا برنامه ریزی می‌کنند و در لیست وظایف خود می‌گنجانند.